Реферат

Курсовая работа 44с., 22 источника, 3 приложения.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, ДОКУМЕНТ, УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ, РЕКВИЗИТ, КЛАССИФИКАЦИЯ, УНИФИКАЦИЯ, СТАНДАРТИЗАЦИЯ.

Объект исследования: виды документов

Цель работы: изучить возникновение и этапы развития управленческой документации.

Рассмотрены основы организации работы с документами и классификация документов, изучено нормативное регулирование документационного обеспечения управления, рассмотрены образцы организационно - распорядительных документов.

Методы исследования: изучения документов, классификация, системный метод, формулярный анализ, унификация документов.

Научная новизна курсовой работы заключается в том, что изучено нормативное регулирование документационного обеспечения управления.

Практическая значимость работы связана с возможностью применения материалов курсовой работы в процессе преподавания в учебных заведениях лекционных и практических занятий курсов «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления».

ФГБОУ ВПО «Кубанский государственный технологический университет»

Кафедра социологии, правоведения и работы с персоналом

Социально-гуманитарный факультет

УТВЕРЖДАЮ

зав. кафедрой социологии,

факультета: социально-гуманитарного

направления: 034700.62 - «Документоведение и архивоведение»

Тема работы: «Возникновение и развитие управленческого документа»

Актуальность темы: данная тема актуальна в применении на сегодняшний день, так как деятельность любого предприятия не может осуществляться без документации. Правильное составление, использование, передача и хранение информации в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами способствует эффективной работе предприятия и достижению поставленных задач и целей. Управленческие (организационно-распорядительные) документы координируют деятельность любой организации и обеспечивают реализацию поставленных задач. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку-ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж-дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст-вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля-ются основанием для принятия управленческих решений, слу-жат доказательством их исполнения и источником для обобще-ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Степень научной разработанности: вопросу возникновения и развития управленческой документации посвящены работы следующих представителей Российской науки: К.Г. Митяева, Т.В. Кузнецовой, Я.З.

Лившица, М.П. Илюшенко, А.С. Малитикова, В.Д. Банаскжевича, К.И. Рудельсона. Можно отметить, что труды названных ученых внесли существенный вклад в исследование основных категорий документоведения, они освещают отдельные аспекты управления документацией.

Объект исследования: виды документов

Предмет исследования: эволюция управленческого документа

Цель исследования: изучить возникновение и этапы развития управленческой документации.

Задачи исследования:

Определить понятие «документ», «управленческий документ».

Рассмотреть классификацию документов.

Проследить изменение управленческих документов в разные периоды истории России.

Изучить образцы современных организационно-распорядительных документов.

Гипотеза исследования: возникновение управленческого документа напрямую связано с возникновением первых органов власти, с изменением которых со временем менялся формуляр и виды управленческих документов.

Теоретическую основу исследования составили работы таких авторов как: Т.В.Кузнецовой «Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления)» учебник для вузов; Н.Н.Кушнаренко «Документоведение» учебник; Н.С.Ларьков «Документоведение» учебное пособие; Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления».

Методологическая основа исследования: в работе были использованы принципы объективности и научности, системный подход, формулярный анализ, классификация.

Методы исследования: изучения документов, классификация, системный метод, формулярный анализ, унификация документов.

Научная новизна курсовой работы заключается в том, что изучено нормативное регулирование документационного обеспечения управления.

Практическая значимость работы связана с возможностью применения материалов курсовой работы в процессе преподавания в учебных заведениях лекционных и практических занятий курсов «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления».

Структура работы: работа состоит из введения, двух разделов, заключения и приложений.

1 Основы возникновения и развития управленческого документа

1.1 Понятие документа

В данном разделе речь пойдет о возникновении понятия «документ», «управленческий документ», о значениях этого термина определенных разными источниками.

С возникновением государства, аппарата управления и органов власти установилась необходимость документально оформлять и закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Так сформировалась официально-деловая письменная речь во всех языковых культурах. Деловое письмо призвано решать ряд универсальных задач: служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документиро-вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого-воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа.

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документирования. Оно отражает признаки реально

существующих предметов, служащих объектом практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску,распространению и использованию документной информации в обществе.Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов.

В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" закреплено следующее определение поня-тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Так же существует множество понятий из других источников, например Большая советская энциклопедия определяет понятие документ как материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Документ (от лат. documentum - доказательство).

1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-нибудь, подтверждающая право на что-нибудь.Проездной документ. Оправдательный документ. Денежный документ.

2. Письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя.Удостоверение личности, паспорт. Выправить себе документ.

3. Акт, письменное свидетельство о чем-нибудь. Исторические документы.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен-тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).

ГОСТ закрепляет следую-щее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до-кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста-новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю-бом случае, как следует из определения, информация, зафикси-рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь-ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове-ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са-мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги-вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино-писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич-ные и официальные и др.

Официальные документы — это документы, созданные юриди-ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Среди них особую категорию составля-ют служебные (управленческие) документы, которые определяют-ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Управленческий (организационно-распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж-дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст-вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля-ются основанием для принятия управленческих решений, слу-жат доказательством их исполнения и источником для обобще-ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку-ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку-менты можно классифицировать в соответствии с их назначени-ем как средства:

Регламентации деятельности (уставы, положения, регла-менты, правила,

инструкции и др.);

Распорядительной деятельности (приказы, указания, по-становления, решения, распоряжения и др.);накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

Передачи информации (письма, телеграммы, телефоно-граммы и др.).

1.2 Классификация документов

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно - поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация (лат.classic - разряд, группа) документа - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Классификация является одним из методов познания. Без нее

невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает ориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности де-лятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руковод-ства предприятием (организацией) и его производственной деятель-ностью. Эти документы могут составлять работники всех подраз-делений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.

Классификация по информационной составляющей документа:

По уровню обобщения информации: первичные - содержащие информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследований, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру; вторичные - являющиеся результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных

документов.

По характеру знаковых средств фиксации информации: текстовые и нетекстовые

По мерности записи информации - место, занимаемое документом(его материальной основой) в пространстве. Различают одно-,двух- и трехмерные (объемные) документы

По предназначенности для восприятия информации: человекочитаемые и машиночитаемые.

По каналу восприятия информации: визуальный, тактильный, аудиальный, аудиовизульный документы.

По способу документирования (или закрепления информации на носителе): рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Классификация по физической(материальной) составляющей документа:

По материалу носителя информации: искусственная и естественная материальная основа.

По материальной конструкции или форме носителя информации: документ листовой, кодексовый, карточный, лентовый, дисковый, комбинированный.

Классификация документом по обстоятельствам их бытования во

внешней среде:

По регулярности выхода в свет: периодические и непериодические.

По времени появления во внешней среде: оригинал и копия.

По месту происхождения: местный, региональный, национальный(общегосударственный), зарубежный(иностранный)

Типологическая классификация документов

Типология документа - это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков.

Наиболее существенные типообразующие признаки для классификации документов - это целевое назначение документа, читательский адрес, характер информации или стиль изложения (жанр) произведения и др.

Целевое назначение документа - это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной деятельности: науки, производства, образования, управления и т.д.

Целевое назначение тесно связано со специфическими функциями, выполняемыми отдельным документом или совокупностью документов.

В основу классификации можно положить типологию документов по следующим функционально-целевым установкам:

Обеспечение управления обществом (официальный документ)

Обеспечение научной информацией общества (научный документ)

Обеспечение популярности достижений науки, техники, производства, 15

их истории (научно-популярный документ)

Обеспечение процесса обучения и воспитания (учебный документ)

Обеспечение производства (производственный документ)

Обеспечение общества справочными данными(справочный документ)

Обеспечение вторичной информацией общества о содержании источников первичной информации(информационный документ)

Обеспечение ознакомления общества с содержанием художественных произведений(литературно-художественный документ)

Целевое назначение - важнейшая характеристика документа, в значительной степени определяющая его форму, композицию, стиль изложения и т.п.

Таким образом, на основе комплекса признаков образуются типы документов по которым строится общая, отвлеченная от отраслевой специфики, основная классификация документов. Между типами и видами документов существует тесная взаимосвязь, поэтому существуют трудности в их четком разграничении.

2 Особенности возникновения и развития управленческого документа.

2.1 Управленческий документ в различные исторические периоды России .

Во втором разделе мы изучим управленческие документы в различные исторические периоды России, их виды, особенности оформления и информацию, закрепленную за каждым видом документа, а также состояние современных организационно-распорядительных документов.

История возникновения и развития управленческой документации непосредственно связана с развитием делопроизводства в России, эволюция которого в свою очередь связана с историей России. Самый ранний этап - управленческие документы в Древнерусском государстве.

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существовало. Но уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Документы в то время носили правовой характер отношений. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

В X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов, стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и

завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - «формулярники». Самой древней формой управленческого документа на Руси была грамота -деловой документ (главным образом, так называли акты) и письма (официальные и частные). Термин заимствован из Византии , где grammata обозначала послания, указы а также любые другие письменные документы .. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период управленческие документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями. Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность

устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Можно сказать, что в формуляре документов приказного периода существует наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.
В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документов и приемы их составления. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота).

Следующий этап развития управленческой документации связан с учреждениеv коллегий Петром I .Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля

1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Можно сказать, что с изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. В нем подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Так, нотариус вел протоколы ("повседневные записки") по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал все дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию - решение, принятое должностным лицом или совещательным органом. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел. Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге. Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и

принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.
Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и не распечатывая передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги - старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение. Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, и в книге отмечалось время возвращения дела. Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данному делу (для этого в другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (или экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело. Ход обсуждения вопроса и принятое решение записывалось нотариусом в протокол ("повседневную записку" или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать записать его в протокол, и его требование исполнялось. Протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.

В этот период значительно усложняется система делопроизводства.В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. В 18 веке частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, затем закреплялось новое название - прошение. Для переписки между военными характерны такие документы, как рескрипты,реляции, рапорты, донесения, ордера, предписания. Учет личного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях. Ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях.Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах. Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат суда отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Для бухгалтерского учета вели баланс, таблицы, показывающие состояние хозяйственной деятельности. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и

наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники.

Система министерства и управленческий документ

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений. Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг".Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с

установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, "не терпящие времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась "иерархия властей и мест", определившая систему "сношений" учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как "вписаться" в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений. Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве истерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или

писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на?..." или: "От такого-то" и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит "Адресат", появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись. Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем

рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки -телеграммы,которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня.

Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. "О форме бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так как на протяжении длительного времени происходило усложнение документооборота в стране, в ХХ веке предпринимают действия к упрощению делопроизводства для более удобной передачи, хранении, использования информации, так как с изменением государственных учреждений увеличивался объем документации и делопроизводство нуждалось в рационализации.

Был предложен новый проект делопроизводства.В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов: 1)организация

делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; 2)регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации; 3)количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; 4)справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени; 5)контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер; 6)наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект "Общих правил документации и документооборота" (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести "Общие правила" в качестве типовых и единых для всех учреждений. В "Правилах" последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения "Правил", их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, "Правила" не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.
При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой

связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне - Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).
В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.
В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. В 1928

году Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).
В 1931 году был издан проект «Общим правил документации и документооборота». В нем обобщался передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.
В 1966 г. был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Он разработал Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД).
В 1988 г. начальник Главного архивного управления утвердил «Государственную систему документационного обеспечения управления» (ГСДОУ). Этот документ до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. ГСДОУ несколько раз переиздавалась, редактировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

2.Современное состояние управленческого документа.

Современная классификация управленческой документации закреплена в ОК 011-93 - Общероссийском классификаторе управленческой документации. ОК 011-93 определяет 9 унифицированных систем документации:

1.Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)

2.Унифицированная система первичного учета документации

3.Унифицированная система банковской документации

4.Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

5.Унифицированная система отчетно - статистической документации.

6.Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

7.Унифицированная система документации по труду.

8.Унифицированная система документации пенсионного фонда РФ.

9.Унифицированная система внешне - торговой документации.

УСОРД включает в себя:

1.Документацию по созданию организации предприятия.

2.Документацию по реорганизации предприятия.

3.Документацию по ликвидации организации предприятия

4.Документы по приватизации государственной и муниципальной организации предприятия.

5.Документацию по распорядительной деятельности организации предприятия.

6.Документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации предприятия.

7.Документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации предприятия.

8.Документацию по приему на работу.

9.Документацию по переводу на другую работу.

10.Документацию по увольнению с работы.

11.По оформлению отпусков.

12.По оформлению поощрений.

13.По оформлению дисциплинарных взысканий.

УСОРД представлена тремя основными группами документов:

организационно-правовыми, распорядительными, информационно-справочными.

Организационная документация.

К организационно-правовым документам относятся: устав, положение, регламент, должностные инструкции, инструкции по отдельным видам деятельности, штатное расписание, правила, памятки и другие. Они содержат положения строго обязательные для исполнения и реализации нормы административного права. Данные документов обязательно утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, об-щественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность орга-низаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в оп-ределенной сфере государственной или хозяйственной деятельно-сти. Существуют, например, Устав добровольного спортивного об-щества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с огра-ниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятель-ности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.). В оформлении уставов должны присутствовать следующие рек-визиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа,

индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрирова-но). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разде-лы, как общие положения, основные функции, права и обязаннос-ти, руководство, взаимоотношения и связи, -производственно-хо-зяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрыто-го либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добав-ляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный ка-питал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формиро-вание фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Положение — это нормативный акт, устанавливающий поря-док образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Поло-жение об общем отделе администрации области и т.д.) либо струк-турного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность орга-низационных, трудовых и других отношений по конкретному воп-росу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государствен-ных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее много-численны разновидности положений о проведении конкурсов, смот-ров и т.д.). Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые раз-рабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (пре-амбула), основные функции, права, порядок образования и орга-низации работы и др. в зависимости от характера

положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства,наименование организа-ции, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наи-менование вида документа, место издания, гриф утверждения, за-головок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждения-ми-разработчиками.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государ-ственного управления (или утверждаемый его руководителем) в це-лях установления правил, регулирующих организационные, науч-но-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инст-рукции издаются также в целях разъяснения и определения поряд-ка применения законодательных актов и распорядительных доку-ментов (например, приказов). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (на-пример, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате Ад-министрации Новосибирской области», «Должностная инструкция ин-спектору по контролю...»).

Текст инструкции разбивается по определенной логической схе-ме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начи-нается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является докумен-том постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются 33

четкие формулировки со словами, имеющими рас-порядительное значение, типа «должен», «следует», «необходи-мо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (на-пример, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и органи-заций должны систематически анализировать, обобщать предложе-ния, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторным пред-ложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении при-сваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регист-рационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно ру-ководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок вве-дения инструкции, перечисляются необходимые организацион-ные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать решение поставленных задач, получать максимальный эффект от деятельности организации. К таким документам относятся: приказ, распоряжение, указание, указ, постановление, решение.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, на-учным советом и т.д.

Распоряжение — акт управления государственного органа, име-ющий властный характер, изданный в рамках присвоенной долж-ностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это рас-поряжение адресовано.Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длитель-ного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министер-ства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предо-ставленных им законами Российской Федерации.

Указание — распорядительный документ, издаваемый мини-стерствами, ведомствами, организациями преимущественно по воп-росам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководите-лем своим заместителям или руководителям подразделений в пре-делах их компетенции. Подготовка и оформление указаний прово-дятся в соответствии с установленным порядком подготовки и офор-мления приказов.

Приказ—правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организа-ций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нор-мативным актом управления, содержащим нормы права, реализую-щие определенные сферы общественных

отношений, и актом приме-нения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распоряди-тельного документа, применяемого в практике управления. Он из-дается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреж-дений или их структурных подразделений, утверждения положе-ний, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. По-средством приказа руководитель ставит перед работниками основ-ные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчи-ненности.

Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот ли иной способ действия. К таким документам относятся: деловое письмо, протокол, докладная записка, предложение, представление, объяснительная записка, заявление, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень и другие.

Справка — это документ, содержащий описание и подтвержде-ние тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и вы-даваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удос-товерения того или иного юридического факта. Более многочис-ленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и рабо-ты, о занимаемой должности, заработной плате, месте прожива-ния, наличии

иждивенцев и т.п.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы-полненной работе, а также содержащий выводы и предложения со-ставителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной док-ладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место фак-ты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Объяснительная записка—это документ, поясняющий содержа-ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про-екта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровож-дающие основной документ и поясняющие содержание его отдель-ных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедитель-ным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с вос-произведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Акт—документ, составленный несколькими лицами и подтвер-ждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и

назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдель-ных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Так как современное состояние документальной среды связано с развитием информаци-онных технологий. Большое значение в современном управлении приобре-тают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе дейст-вующего законодательства и других правовых норм оперативность фикса-ции, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хра-нения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом всех требований. Управление документами в современных условиях - сложная организационно-техническая задача. Без решения данной задачи в области управления документооборотом организации может воцариться настоящий хаос. Потеря документов, затягивание согласования - эти и многие другие отрицательные последствия неграмотного управления документами можно избежать, внедрив корпоративную систему электронного управления документами (СЭД). Поэтому новое значение в управленческое деятельности приобретает электронный документ - это совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе и/или передаваемых по электронным каналам связи с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора. Электронный документ может создаваться на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождаться в процессе информационного взаимодействия сторон без каких-либо прообразов.

Заключение

Деятельность любого предприятия не может осуществляться без документации. Правильное составление, использование, передача и хранение информации в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами способствует эффективной работе предприятия и достижению поставленных задач и целей. Управленческие (организационно-распорядительные) документы координируют деятельность любой организации и обеспечивают реализацию поставленных задач. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку-ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж-дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст-вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля-ются основанием для принятия управленческих решений, слу-жат доказательством их исполнения и источником для обобще-ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. В ходе курсовой работы было определено понятие «документ», «управленческий документ»,электронный документ. Рассмотрена классификация и управленческих документов и их эволюция на разных исторических этапах истории России.

Список использованных источников

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
Кушнаренко Н.Н Документоведение: учебник К.;Знания,2008
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов»
Белов В.К. История делопроизводства и секретарского дела - М., 2005.
Басков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник. - Ростов н/Д: Феникс, 2007.
Варламов Н.Б. История развития нормативно-методической базы ДОУ - СПб., 2004.
Сокова А.Н. // Делопроизводство №2/2004 - С.4-7

11. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов /Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие /Под ред. Ю.Д. Бахтеева. - Пенза: ПГУ, 2003.
1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение

управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999..

Ларьков Н.С.Документоведение: учебное пособие ч.1 АСТ,2006
Космотаров М. Н // Секретарское дело №4/2001- С.28-32
Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2.
Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

18. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.

19. Кузнецова Т.В. Специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" (введение в специальность) // Делопроизводство.№1/2002 .с 16-19 .

Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М., 2009.

21. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (делопроизводство). — СПб.: Питер, 2007.

Быкова Т.А, Вялова Л.М, Санкина Л.В Делопроизводств

-- [ Страница 1 ] --

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

М.В. ЛАРИН

УПРАВЛЕНИЕ

ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Москва 2002

Ларин М.В. Управление документацией в органша-

циях. - М.: Научная книга. 2002. - 288 с.

В книге рассматриваются вопросы теории и практики управ-

ления документацией в организациях с использованием методо логии информационного менеджмента. Исследуются вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимо связи управления документацией и информационного менедж мента, рассмотрены новые информационные технологии приме нительно к управлению документацией, вопросы его автоматиза ции и проектирования.

Книга предназначена для ученых и специалистов в области управления документацией и может быть использована в качест ве учебного пособия для студентов документоведчееких специ альностей.

Б Б К 65.050. О М.В. Ларин. ISBN 5-7671-0026- ОГЛАВЛЕНИЕ Введение Глава 1. Документированная информация как ресурс управления 1.1. Роль информации в управлении 1.2. Информационная инфраструктура организации 1.3. Информационные ресурсы организаций Глава 2. Некоторые проблемы эволюции управленческого документа 2.1. Развитие понятия «документ» 2.2. Управленческая документация 2.3. Электронная документация Глава 3. От делопроизводства к управлению документацией 3.1. Периодизация истории отечественного делопроизводства и дореволюционный этап его развития 3.2. Советское делопроизводство 3.3. Современная законодательная и нормативная база документационного обеспечения управления 3.4. Управление документацией Глава 4. Проблемы автоматизации управления документацией 4.1. Автоматизация документационного обеспечения управления в 70-80-е годы 4.2. Современные условия и предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией 4.3. Проблемы систематизации, выбора и оценки автоматизированных систем управления документацией Глава 5. Методология информационного менеджмента в управлении документацией 5.1. Предпосылки возникновения информационного менеджмента 5.2. Понятие информационного менеджмента... 5.3. Задачи, функции и структура информационного менеджмента в организации Заключение Список источников и литературы Приложение Введение Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования связано не только с принятием юридических основ их деятельности, но и с формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование ее небумажных носи телей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управления документированной информацией.

Документированная информация составляет основу управле ния, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В условиях современ ного общества информация стала полноценным ресурсом произ водства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная си стема, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энерге тическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация, как известно, концентрируется в документах, ко торые придают информации организационную форму, перемеща ют ее во времени и пространстве, именно документы и документ ная информация лежат в основе управленческих решений и явля ются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению.

Проблемы документирования управления и организации его документационного обеспечения являются столь же древними, как сами документы и управление. Однако под воздействием раз личных факторов, в особенности под влиянием научно-техничес кого прогресса, мы вынуждены возвращаться к этой теме вновь и вновь. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Эти процессы ставят пе ред учеными - документоведами ряд вопросов, требующих неза медлительного ответа. Первый из них - как должно измениться документоведение в качестве научной дисциплины, изучающей до кумент, в условиях глобализации мировых информационных про цессов. Второй - как влияют новые информационные технологии на ситуацию в практической сфере работы с документами. Третий - насколько верны были наши прежние представления об изу чаемом предмете и каковы тенденции его развития в ближайшем будущем, какие стратегические цели следует выдвинуть в сфере управления документацией и какие тактические схемы реализо вать для решения актуальных практических задач в этой области.

Разумеется, поставленные вопросы требуют объединения уси лий отечественных документоведов и не могут быть полностью решены в отдельной работе. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбра ли актуальное на современном этапе направление научного ис следования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Необходимо признать, что в «дореформенных» условиях доку ментоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно исполь зовало возможности существовавших информационных систем.

В данный момент в России сложилась противоречивая ситуация в сфере управления документацией. С одной стороны, устарели ранее принятые организационно-методические документы: госу дарственная система документационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и спе циалистами в 70-80-е годы. Наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области документове дения и архивоведения по различным причинам, в том числе, из-за отсутствия соответствующего финансирования. Снизилось внима ние к подготовке и повышению квалификации работников служб до кументационного обеспечения, недостает современной учебной и методической литературы по этим вопросам. Наметился опреде ленный застой в научных исследованиях по вопросам документо ведения, видна разобщенность в работе учебных заведений, вы пускающих квалифицированных специалистов, и научных органи заций. В немалой степени на ситуацию повлияли обновление со става служащих, отход от устоявшихся документоведческих тради ций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами.

С другой стороны, вследствие проникновения новой техники и но вых технологий в управление, происходит изменение структуры до кументооборота. Смена экономических основ жизни общества ведет к трансформации ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления. Однако, эти перемены слабо учитываются сис темами документационного обеспечения управления в организациях, где продолжают действовать устаревшие правила и стандарты.

Для укрепления российской государственности, а, следователь но, государственной службы, требуется расширение границ зон ста бильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация управления документацией мо жет послужить одной из важных опорных точек укрепления государ ственного аппарата и существенным элементом его стабильности.

Поэтому можно считать назревшей проблему управления до кументацией, вызванную необходимостью активного целенаправ ленного формирования информационных ресурсов, удовлетво ряющих потребности организаций. Чрезвычайно важны для со временного документоведения исследования возможностей со временных информационных технологий с точки зрения их ис пользования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документо ведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и полу чение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен нескольки ми факторами:

во-первых, наличием социального заказа общества, связанным с необходимостью упорядочения документальной среды в сфере управления, прежде всего, государственного;

во-вторых, потребностью государственной архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем архивоведения и документоведения для трансформации их в прикладные научные разработки;

в-третьих - возрастающим интересом к информатизации Рос сии и путям вхождения ее в мировое информационное простран ство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно форми ровать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потре бителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Оценивая степень разработанности и изученности темы, сле дует отметить, что вопросы управления документацией в отечест венной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Поэтому историография проблемы очень бедна.

Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета иг.ппедо вания в постановочном плане: как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного докумен товедения и организации делопроизводства 1.

Между тем в развитых странах, давно прошедших этап «пер воначального накопления» средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постинду стриальное» или «информационное», разработке проблем управ ления документацией уделяется все больше внимания. Особенно эта тенденция проявилась в конце 70-х годов, когда стало оче видным, что компьютеры (в том числе персональные) не приводят к созданию «безбумажных контор», а наоборот, увеличивают объ емы бумажного документооборота.

В этих условиях западные ученые сосредоточили свое внима ние на научных аспектах управления документацией и активизиро вали исследования в этой области знаний и административной де ятельности. По линии ЮНЕСКО и других международных организа ций были даже предприняты усилия по координации работы уче ных разных стран в этом направлении, которые дали теоретичес кие и практические результаты. В итоговом докладе по программе RAMP (автор Дж. Роудз) управление документацией характеризу ется как общая функция управления, охватывающая работу с до кументами в организациях на всех стадиях их жизненного цикла 2.

Изучение работ западных, прежде всего американских и не мецких специалистов показывает, что даже среди них нет полного единства в понимании управления документацией как научной ка тегории. Однако большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций, информационным ресурсом (Ф. Хортон, К. Леннон, А. Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Сте фенс и др.) 3. Важно подчеркнуть, что многие ученые и специали Сокова А.Н. Управление документацией за рубежом (научно-аналитический об зор) - Всесоюзная научно-практическая конференция по теме «Организацион но-правовые вопросы создания документов средствами вычислительной техни ки и использования их в народном хозяйстве»: Тез. докл. - М.: 1984. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № Бр. 2081, С. 120-158;

Она же. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985 и др.

Роудз Дж. Роль архивов и управление документацией в национальных инфор мационных системах. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, - № 1064 «п». 1989.

Мордел А. Новая программа по управле нию правительственной документацией Великобритании. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 894 «п»;

Хар К., Маклеод Дж. Управление документацией в ин формационный век. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - сты понимают важность взаимодействия управления документа цией и управления информацией в организациях, оценивая доку ментацию как важнейшую составную часть информационных ре сурсов организации. Исходя из такой оценки, выдвигается требо вание более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включение структур управления документацией в общую инфраструктуру организа ций 1. Отличительной чертой исследований западных специали стов является их ориентация на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомст венным хранением документов.

Очевидно, что в России существуют свои традиции в сфере рабо ты с документами и прямое заимствование западного опыта и за падных подходов невозможно. Именно поэтому мы обратились к из учению проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства в России, имея целью оценку достигнутого уров ня организации работы с документами и степени своеобразия наци ональных традиций в этом для решения вопроса о возможности при менения основных принципов и методов управления документацией.

Отечественным документоведением к настоящему времени на коплен значительный объем знаний, отраженный в опубликован ных монографиях, сборниках научных трудов МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций и других научных мероприятий. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликован ные работы имеют преимущественно характер учебников и учеб ных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Ливши ца Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документа ционного обеспечения управления Государственного университе та управления)3. Следует отметить, что в ряде случаев учебные № 1241 «п». 1998. С. 6;

Саммервил Дж. Р. Управление документацией: «Что но венького». - Пер. с англ. Золотухиной И.Г. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1159 «п». 1994. С. 4.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994.

Макдональд Д. Управление документами в современном учреждении.

СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1220 «п»;

Роберж М. В эпоху информации - глобальное системное и систематизированное управление административной информацией. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1144 «п» и др.

Хайвз Кр. Управление документацией, информацией и архивами на фирмах. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 889 «п»;

Хортон Ф., Леннон К. Указ. соч.;

Рикс А. Дело производство как архивная функция. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 946 «п» и др.

Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. - М.: Знание, 1975.

Кузнецова ТВ., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и тех пособия, особенно изданные в 70-80-е годы, могут служить в ка честве исследовательской литературы, поскольку отражают ре зультаты научной работы их авторов. Не секрет, что трудности с изданием монографических трудов заставляли ученых прибегать к такой форме публикации научных исследований, как учебные по собия по специальным курсам. Тем не менее, создание моногра фических работ по документоведению по-прежнему остается ак туальной задачей.

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практиче ский вклад в становление документоведения как научной дисцип лины. В учебных пособиях, статьях, выступлениях на конферен циях им были изложены основные положения о задачах докумен товедения, системах документации, функциях документов, кото рые затем развивались и дополнялись. Учебное пособие К.Г. Ми тяева до настоящего времени является концептуальным исследо ванием, актуальным в ряде позиций и сегодня 1.

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю дело производства в дореволюционной России и СССР, выделив ос новные периоды его развития, специфику различных типов дело производства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответ ствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела 2. Последующие учебные пособия историко-архивного инсти тута в основном лишь увеличили объем излагаемого материала ническая документация: Учеб. пособие. - М.: Высш. шк., 1991. - 159 с;

Соко ваА.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985. - 64 с;

Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб.

пособие / МГИАИ. - М., 1983. - 83 с;

Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / МГИАИ.

М., 1982. - 99 с;

Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к докумен тообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1996. - 222 с;

Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. М.: ЮК МГУ, 1994;

Организация работы с документами: Учебник/ Гос. Академия управления.

М.: Инфра-М, 1998;

Делопроизводство (организация и технология документа ционного обеспечения управления): Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.:

ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 359 с и др.

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959. - 359 с.

Митяев К.Г. Теория и практика архивного дела: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1946. - 248 с;

Он же. История и организация делопроизводства в СССР. Указ.

Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. - 1964. - № 2 и др.

по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода 1.

Вместе с тем, в 70-80-е годы появились учебные пособия, в которых изложены результаты научных исследований Т.В. Кузне цовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функ ции документа и их развитие, роль документации в процессах управления 2. В отдельных работах ставятся основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассмат риваются проблемы влияния электронно-вычислительной техники на делопроизводство 3.

Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с мо мента создания института в 1966 г. последовательно решали про блемы документоведения, организации делопроизводства и доку ментационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами.

Существенный вклад в исследование основных категорий доку ментоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Ру дельсон и другие ученые 4.

В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и методическими разра ботками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников дело История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. ЯЗ. Лившица, В.А. Цикулина / МГИАИ. - М., 1974. 170 с;

Илюшенко МП. История делопроиз водства в дореволюционной России / РГГУ. - М., 1993.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ., Цикулин В.А. Системы документи рования: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1977. - 87 с;

Илюшенко МП., Кузнецо ва Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение / МГИАИ. - М., 1977. - 83 с.;

Илюшен ко МП., Кузнецова Т.В. Формуляр документа / МГИАИ. - М., 1986. - 86 с;

Кузне цова ТВ., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985 и др.

Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в со циально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. по собие / МГИАИ. - М., 1983;

Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления / МГИАИ. - М., 1982 и др.

Малитиков А.С. Задачи и организационные пути разработки Единой государст венной системы делопроизводства для учреждений, организаций и предприятий // Вопросы архивоведения. - 1965. - № 1;

Его же. Некоторые вопросы органи зации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД / ВНИИДАД. - М., 1971. - Т. 2;

Банасюкевич В.Д., Сокова А Н. Вопросы форми рования теории документоведения // Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.) / ВНИИДАД. - М., 1983;

Банасюкевич В.Д., Зонов В.М. Типовая система документационного обеспечения центрального аппарата министерств и ведомств // Советские архивы. - М., 1986. - № 4;

Рудельсон К.И. Современ ные документные классификации. - М.: Наука, 1973 и др.

производства, которые, в основном, интерпретируют в доступном для практиков виде накопленный научно-методический потенциал документоведения. Однако в некоторых из них содержатся цен ные наблюдения и мысли, особенно в части создания общеучре жденческих систем документационного обеспечения управления и комплексного применения компьютерных технологий. В ряду этих изданий следует выделить работу Т.В. Кузнецовой 3.

Значительным вкладом в развитие документоведения являют ся защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного иссле дования. Следует выделить докторскую диссертацию А.Н. Соко вой 4, в которой впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать некоторые области теории документо ведения в условиях, когда начинают внедряться в практику новые информационные технологии.

Кандидатские диссертации, как правило, рассматривают от дельные аспекты теории и практики документоведения. К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документо ведения и делопроизводства советского периода отечественной истории (работы Андреевой В.И., Багинского И.М., Банасюкеви ча В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кре мера Б.И., Кузьмичева А.Д., Ларина М.В., Подольской И.А., Райх цаума А.Л., Сольского Д.И., Тамм И.Е. и др.) 5.

См., например: Справочник по деловой переписке. - М.: Межрегионсервис, 1996;

Стенюков MB., Делопроизводство на малом предприятии. М.: Приор, - 224 с;

Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение дея тельности организации: Учеб. пособие / Ассоциация авторов и издателей «Тан дем». - М.: Изд-во Экмов, 1998. - 208 с;

Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - 2-е изд., испр. и доп. / ЗАО «Бизнес-школа». - М.: Интел-Синтез, 1998. - 288 с.

Кузнецов С.Л., Делопроизводство на компьютере. - М.: Интел-Синтез, 1999. - 208 с;

Кирсанова MB., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. - М.;

Новосибирск: ИНФРА-М, 2000. - 287 с;

Стенюков MB. Документы. Делопро изводство: Практическое пособие по ДОУ деятельности предприятия. - М.:

Приор, 1998. - 144 с;

Андреева В.И., Кузнецова ТВ., Серова Г А Делопроиз водство в бухгалтерии. Практическое пособие. - М.: Бухгалтерский бюллетень, 1996.- 218 с. и др.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - 2-е изд. - 2000. - 328 с.

Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-техниче ской революции (1960-1980 гг.): Автореферат дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987.

Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и делопроизводства государственного аппарата СССР (по материалам журнальной периодики 1920-х годов): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 24 с;

Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (На материалах Министерства угольной промышлен ности СССР за 1971-1975 гг.): Автореф. дис.... канд. ист наук. 05.25.02 / Значительно слабее исследован дореволюционный период (Вялова Л.М., Лукашевич А.А.) 1.

Часть диссертационных работ посвящена исследованиям сис тем документации и документированию отдельных функций управления (работы Быковой Т.А., Герасимовой И.В., Емельяно ва Н.Ю., Ефановой И.Б., Красавина А.С., Потаповой Л.В., Чуковен кова А.Ю.), другие диссертации охватывают вопросы документа ционного обеспечения отдельных объектов, однотипных учрежде МГИАИ. - М., 1977. - 25 с;

Багинский И.М. Деятельность В.В. Куйбышева по совершенствованию аппарата и делопроизводства Наркомата Рабоче-кресть янской инспекции СССР. Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с;

Додонова М.И. Проблема делопроизводства в советской ли тературе 20-х годов: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975.

Костомаров М.Н. Деятельность Московской рабоче-крестьянской ин спекции по совершенствованию аппарата управления и делопроизводства (1920-1929 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1976.

Ларин М.В. Ведомственные органы рационализации и их деятельность по совершенствованию государственного аппарата и делопроизводства (1923 1932 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с;

Подольская И.А. История развития методических основ рационализации дело производства в СССР: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с;

Райхцаум А.Л. Совершенствование аппарата управления и дело производства в СССР органами вневедомственной рационализации (1924 1931): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с;

Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства. 1917- 1923 гг.: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975. -28 с;

Вялова Л.М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в.: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987. - 23 с;

Лукашевич А.А.

Развитие губернской делопроизводственной документации 70-90-х гг.: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1995. - 24 с.

Герасимова И.В. Документационное обеспечение управления нау чно-исследовательской деятельностью высшей школы (1917 - конец 1980-х гг.):

Емельянов Н.Ю. Документирование организации научно-исследовательской де ятельности в отраслевых НИИ (1970-1980 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук.

05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1985. - 24 с;

Ефанова И.Б. Развитие документа ционного обеспечения разработки государственных стандартов (1940-1980 гг.):

Краса вин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов госу дарственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис....

канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с;

Потапова Л.В. Организа ция работы с обращениями граждан в исполкоме Моссовета и их влияние на его деятельность (1960 - начало 1980-х гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук.

05.25.02 / МГИАИ. - М., 1989. - 28 с;

Чуковенков А.С. Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 24 с. и др.

ний (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., ПшенкоА.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.)1. Достаточно глубоко проработаны вопросы унификации и стандартизации документов (Василь ев М.А., Кокорев В.И., Санкина Л.В., Сокова А.Н., Янковая В.Ф.)2.

В некоторых диссертациях (Малитиков А.С., Предейн Е.В., Щенс нович Г.Г.)3 рассмотрены общие и специальные проблемы функ ционирования служб документационного обеспечения управления.

Изучение диссертационных исследований показывает, что про блемы управления документацией не нашли в них глубокого от ражения, они требуют современного комплексного подхода и рас смотрения. Об этом свидетельствует и анализ литературы по смежным с документоведением научным направлениям.

Архипова Н.И. Документационное обеспечение управления вычислительными центрами (история, современное состояние и перспективы развития). Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 25 с;

Можаева Н.Г. Дея тельность исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноар мейских документов по совершенствованию управленческого аппарата и доку ментационного обеспечения в местных Советах Московской губернии (области) (1921-1930 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985.

Морозов Е.А. Совершенствование организации и документирования коллегиальной деятельности Госплана РСФСР в 1925-1980 годах: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1982. - 23 с;

Пшенко А.В. До кументирование деятельности архивной службы на современном этапе: Авто реф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1983. - 24 с;

Сирот кин А.Н. Документационное обеспечение государственного фонда алгоритмов и программ (исследование и разработка в 1966-1987 гг.). Автореф. дис.... канд.

ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 25 с;

Степанов Е.А. Совершенство вание документационных процессов в системе управления высшим и средним специальным образованием СССР (история и современное состояние): Авто реф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с. и др.

Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, при меняемых в делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 42 с;

Кокорев В.И. Разработка и исследование системы моделей для унифика ции и стандартизации управленческих документов: Автореф. дис.... д-ра техн.

наук. 05.25.02, 08.00.20 / МГИАИ. - М., 1980. - 34 с;

Санкина А.В. Совершен ствование форм управленческих документов на основе стандартизации и уни фикации (1917-1980): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1983. - 24 с;

Сокова А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР (1917-1970): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1971. - 16 с;

Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 23 с. и др.

Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 годы): Автореф. дис.... канд. ист. наук 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1971. - 22 с;

Предейн Е.В. Контроль исполнения доку ментов в аппарате управления. История и современное состояние: Автореф. дис... канд. ист. наук. 05.25.02/ ВНИИДАД. - М., 1981. - 22 с;

Щенснович ГГ. Раз работка основных принципов организации системы документирования в услови ях АСУ: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 29 с.

В последние годы наблюдается тенденция к постепенному вос становлению нарушенного баланса и усилению теоретических ис следований в области документационного обеспечения управле ния. Многие публикации журналов «Отечественные архивы», «Вест ник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», сбор ников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологическим проблемам, истории делопроизводства, правовому обеспечению документи рования деятельности управленческого аппарата, влиянию новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблемам электронных документов 1.

Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты проблемы управления документацией и могут рассматриваться как добротный исследовательский материал для последующей аналитико-синтетической переработки.

Проблему управления документацией невозможно рассматри вать без анализа архивоведческой литературы. Учеными - архи воведами проделана серьезная исследовательская работа, важ ная для понимания гносеологии документа, формирования и раз вития систем документации, терминосистемы документоведения (А.В. Елпатьевский, В.П. Козлов, А.Д. Степанский). Специалисты См., например: Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1. - С. 9-18;

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современ ные концепции электронных архивов // Там же. - С. 18-27;

Они же. Электрон ные архивы и электронный документооборот // Там же. - 1999. - № 2. - С. 17-26;

Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управле ния (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде ления) // Делопроизводство. - 1999. - № 1. - С. 41-46.;

Костомаров М.Н.

«Многоликий Янус» - документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 22-31.;

Матвеенко В.А. Правовые и организационные проблемы документационного обеспечения управления // До кументация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщения на шестой Междунар. науч.-практ. конф.

От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы пе рехода // Там же. - С. 69-72;

Кулешов С.Г. О понятии «электронный документ» / Там же. - С. 54-57;

Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 5-8;

Санкина Л.В. Организация служ бы ДОУ. Проблемы нормативной документации / Документ в административных структурах: Тезисы докл. и выступл. на междунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 62-65 и др.

Козлов В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Отеч. архивы. - 2001. - № 1. - С. 10-29;

Степанский АД. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // в области архивоведения много сделали для понимания инфор мационных свойств документа, указав на связь документных мас сивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по ар хивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказа но сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов1.

Представляют интерес архивоведческие работы, в которых пока заны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов2, работы, освещающие зарубежный опыт (Е.В. Старостин, Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М., 1965;

Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области ор ганизации документной информации с точки зрения документных систем // Тези сы сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к ис следованиям в области документной информации». - М., 1972;

Сокова А Н. До кументоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М., 1985. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 039-86;

Автократов В.Н. Неко торые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1;

Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М., 1984 и др.;

Ме душевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы.

1979. - № 2. - С. 5;

Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия «документная информация» в свете ленинской теории отражения // Тезисы со общений к теоретическому семинару «Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения» (январь 1974) / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 27;

Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине «документ» // Совет ские архивы. - 1987. - № 1. - С. 54 и др.

Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М., 1973. - С. 24-29;

Автократов В.Н. К проблеме вовлечения информационных категорий в архивоведение // Труды ВНИИДАД - М., 1973. - Т. 3. - С. 251-263;

Некоторые аспекты объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - Т. VI. - Ч. 1. - М., 1976;

Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноо сферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12;

Его же. Пространственная одиссея документов как глобальное явление // Отеч. архивы. - 1992. - № 6. - С.24-29 и др.

Елпатьевский А.В. К истории документирования актов гражданского состояния в России и СССР (с XVIII в. по настоящее время) // Актовое источниковедение. - М., 1979. - С. 67;

Белова ЕВ., Елпатьевский А.В., Колосова Э.В. «Перечень до кументов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» // Советские архивы. - 1973. - № 2. - С. 20;

Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. - 1964. - № 2. - С. 68;

Соро кин В.В. Архивы учреждений СССР (1917-1937) / МГИАИ. - М., 1982;

Кня зев ГА. Теория и практика архивного дела (Опыт систематического руково дства). - Л., 1935;

Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержа ния научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. - Т. 2 / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 6;

Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы;

основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1, - С. 10;

Елпатьевский А.В. Из истории форми рования основных нормативно-методических документов отечественного архив И.В. Карапетянц)1. Архивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе истори ческого развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации 2.

В первую очередь это исследования, в которых отражены пробле мы, связанные с пониманием сущностных характеристик информа ции как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афа насьева и других, написанные в разные годы, позволили сформи ровать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея работы о неразрывной связи информации и документации и возможности применения методологии управления информацией к управлению документацией 3. В работах К.Б. Гельмана-Виноградо ва, Г.Г. Артамонова, Г. Вольфрама, А.Д. Урсула и других ученых глубоко разработаны принципиально важные проблемы формиро вания и эксплуатации информационных ресурсов как в глобаль ном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Оконча тельного решения проблема информационных ресурсов еще не по лучила, тем не менее, в указанных работах сформулированы поня тийные категории, основные методологические и концептуальные положения, которые важны для данного исследования 4.

ного дела // Отеч. архивы. - 1998. - № 4, - С. 16-24;

Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 9-18 и др.

Старостин Е.В. Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и мето дологии: Автореф. дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / РГГУ. - М., 1995;

Карапе тянц И.В. Экономические архивы в Западной Европе и США (1905-1995 гг.): Ав тореф. дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / РГГУ. - М., 1998.

См.: Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной ли тературе // Архивоведение и источниковедение современной истории. Пробле мы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Все российской конф. 12-13 марта 1996 г. / ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 16-22.

См. Гиляревский Р.С, Залаев Г.З., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информатика: наука, технология, деятельность / ВИНИТИ. - М., 1998. - С. 15 16;

Философский энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1983.- С. 217-218;

Урсул А.Д. Путь в ноосферу. - М.: Луч, 1993. - С. 81;

Чер няк Ю.И. Информация и управление. - М., 1974. - С. 58;

Жуков Н.И. Философ ские основы кибернетики. - М., 1976. - С. 124-137;

Афанасьев В.Г. Социаль ная информация и управление обществом. - М., 1975. - С. 37 и др.

Урсул А.Д. Проблема информации в современной науке. Философские очерки.

М., 1975. - С. 194;

Михайлов А И. Проблемы информационного обеспечения В работах специалистов-информатиков документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные 1, они име ют существенный недостаток - отсутствие проработки вопросов документации и документационного обеспечения в условиях раз вития новейших информационных технологий. Эта проблема ни как не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информа ции», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» и есть документы на различных, преимущест венно бумажных, носителях.

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных до кументов. Наблюдаются серьезные терминологические расхожде ния, непонимание природы электронных документов, их взаимо связи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными до кументами. Тем не менее, анализ данной группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание во проса и использовать эти работы для решения научной проблемы управления документацией 2.

процессов управления // Вторая Всесоюзная научно-техническая конференция «Проблемы научной организации управления социалистической промышленно стью». - Сб. № 1. - Ч. II. - М., 1972. - С. 102-103;

Гельман-Виноградов К.Б.

Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международ ный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12;

Артамонов Г.Г. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1998. - № 6. - С. 31.

Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1. Орг. и методика информ. работы. - 1998. - № 4. - С. 31.

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements.

Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - С 35;

Артамонов Г.Т. Информатика:

теория и практика (заготовка к книге) // НТИ. - Сер. 1. - 1998. - № 1. - С. 32;

Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995 и др.

См.: Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные докумен ты в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга. М.: Анкей - ЭК Трендз, 1999;

Информационные технологии для гуманитариев / МГУ. - М.;

Са ранск, 1998. - С. 67-102 и др.

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых дан ных в 1960-1980 годы //Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 41;

Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4;

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отеч. архи вы. - 1999. - № 2. - С. 19-20;

См.: Курило А.П. О правовом режиме электрон ного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 76;

Семилетов СИ. Информация как особый объект права // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 58;

Емельянов Г.В., Павлов О.В. О проблеме правового регулирования использова ния электронной цифровой подписи в информационных системах // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всероссийской конф. - М.: ГУП «ВИМИ», 1999. - С. 6 и др.

Принципиально важное значение имело изучение работ по информационному менеджменту - новой научной дисциплине, сформировавшейся в развитых странах вместе с информацион ным обществом. В отечественной литературе информационный менеджмент отражен весьма слабо. Лишь в работе А.В. Кострова, подготовленной в виде учебного пособия, сделана попытка сис темно изложить суть информационного менеджмента, к сожале нию, без привязки к российским условиям 1. В нашей работе было впервые начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны выводы, позволяющие оце нить информационный менеджмент как перспективное направле ние развития управления документацией с использованием новых информационных технологий 2. В ряде других работ проблемы ин формационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной работе «Информационное обеспечение государственного управления»

под редакцией академика РАН Ю.В. Гуляева впервые за послед нее десятилетие комплексно рассмотрены проблемы, концепту альные положения и практический опыт создания и функциониро вания системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации 3.

Учитывая недостаточный уровень освещения проблемы ин формационного менеджмента в отечественной литературе, автор попытался восполнить этот пробел зарубежными исследованиями по информационному менеджменту. Работы Р. Кулена, Й. Херге та, Г. Верзига, В. Вольфрама, Т. Зеегера, Э. Фогель и других уче ных раскрывают суть информационного менеджмента как научной дисциплины и области практического управления 4. Вместе с тем, Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Влади мирск. гос. техн. ун-т. - Владимир, 1996. - 132 с;

см. также: Перель И.С, Сла вин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и проблемы информацион ного менеджмента / НПО «Поиск». - М., 1992. - 65 с;

Костомаров М.Н. Управ ление информационными системами за рубежом / РГГУ. - М., 1996. - 88 с.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии.

М.: Научная книга, 1998. - 137с.

Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обес печение государственного управления. М.: Славянский диалог, 2000. -425 с.

Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Management Quarterly. - 1993, July. Vol. 27, № 3, - P. 12-16, 30-31;

Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studi enangeboten. - Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990;

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt am Main. - S. 183-187;

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 c;

Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker"s Verlag, G.Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.;

Seeger T. Aspekte der Pro fessionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, необходимо подчеркнуть, что практически ни в одной из этих ра бот не сделано даже попытки применить положения информаци онного менеджмента к управлению документацией.

Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без исследования его правового обеспечения. Оче видно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием дальнейшего укрепления государства и эффективности государственного управления. Область информа ции и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась да же новая отрасль - информационное право. В работе В.А. Копы лова систематизированы все действующие правовые акты, каса ющиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов1. Автор привлекает внимание к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недо статочно отражена в действующем законодательстве и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов, их юридической силы.

Глубокие исследования правовых аспектов документированной информации в условиях внедрения новых информационных тех нологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим ресурсом управления пред принимает И.Л. Бачило. Ее работы служат наглядным примером адекватной реакции ученого на вызовы времени и представляют большую ценность для настоящего исследования 2.

Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981;

Vogel E. Informationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927;

Wersig G. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden Baden, 1989, 390 c.;

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmana gements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

Копылов В.А. Информационное право. - М.: Юрист. 1997;

Он же. Информация как объект правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. - М., 1996. - № 8. - С. 2;

Он же. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы // ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4.;

Он же. О собственности на документированную информацию // Документация в ин формационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив.

Указ. соч. - С. 18-23.

Комментарий к Федеральному закону об информации, информатизации и защи те информации» / Под ред. И.Л. Бачило, А.В. Волокитина и др. / ИГП РАН. - М., 1996;

Бачило И.Л. О праве собственности на информационные ресурсы // Ин формационные ресурсы России. - М., 1997. - № 4;

Она же. Информационные ресурсы как объект права и объект отношений, регулируемых ГК РФ // Там же.

1999. - № 1;

Она же. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное дело производство и электронный архив. Указ. соч. - С. 8-17;

Она же. Правовые во просы документирования в условиях информатизации // Проблемы законода Управление документацией как функция менеджмента осуще ствляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление до кументацией тесно связано с проблемами менеджмента, органи зационными структурами, вопросами их проектирования, внедре ния и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процессов.

Современные исследования по менеджменту организаций пока зывают огромное значение рациональной обработки информации для достижения стратегических и оперативных целей. Глобализа ция мировых экономических, социальных и информационных про цессов прямо влияет на качество управления. Методы решения за дач управления в организациях на фоне современных геополитиче ских реалий и с учетом развития информационного общества отра жены в ряде крупных монографических исследований и статьях, со временных учебниках отечественных и западных специалистов 1.

Эволюция документа, систем делопроизводства и документа ционного обеспечения управления происходит в конкретных исто рических условиях и обусловливается ими. Работы исследовате лей отечественной истории, в особенности историков государст венных учреждений, высвечивают тесную связь реформ управле ния с реформами делопроизводства и их адекватность социаль но-экономическим и политическим условиям того или иного пери ода российской истории. Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а также Т.Г. Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, С.П. Стре копытова и других ученых и специалистов 2 по истории государст тельства в среде информатизации: Тезисы докладов седьмой Всероссийской конф. / ГУП «ВИМИ». - М., 1999 и др.

Управление организацией: Учебник/ Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой.

Н.А. Саломатина. - М.: Инфра, 1998. - 669 с;

Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шу бин А.Н., Вус М.А. Введение в информационное управление. - Спб., 1999;

Мар ка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования / Пер. с англ. - М.: МетаТехнология, 1993. - 240 с;

Кауфман Х.Р. Тактика успеха в бизнесе и науке. - М.: Интеллект, 1993. - 157 с;

Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. Зарубежный опыт. - Спб.: Два.Три, 1993. - 443 с;

Герчикова И.А.

Менеджмент: Учебник / ЮНИТИ. - М.: Банки и биржи, 1994. - 685 с;

Вихан ский О.С. Стратегическое управление: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 1995;

Мир управления проектами / Под ред. X. Решке, X. Шелле. - М.: Алане, 1994. - 304 с;

Мескон М.З., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992;

Хойер В. Как делать бизнес в Европе. - М.: Прогресс, 1992;

Мерсер Д.

ИБМ: управление в самой преуспевающей корпорации мира / Пер. с англ. - М.:

Прогресс, 1991. - 455 с;

Котлер Ф. Основы маркетинга / Пер. с англ. - М.: Про гресс, 1990. - 736 с. и др.

См.: Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной Рос сии. - М.: Третий Рим, 1997. - 357 с;

Коржихина Т.П. История государствен ных учреждений СССР: Учеб. пособие. - М.: Высшая школа, 1986. - 399 с;

Шмидт СО. У истоков российского абсолютизма. - М.: Прогресс, 1996;

Архипо ва ТТ., Румянцева М.Ф., Сенин А.С. История государственной службы в России венных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управления в конкретную историческую эпоху и, тем самым, дают возможность исследовать организацию делопроизводства в аппа рате управления.

Источниковедение, как научная дисциплина, достаточно близко стоит к документоведению в части решения задач системного изу чения документального массива в историческом развитии. В этой связи, работы Бородкина Л.И., Воронковой СВ., Голикова А.Г., Ка штанова СМ., Козлова В.П., Медушевской О.М., Муравьева В.А., Соколова А.К., Славко Т.И., Шмидта СО. и других позволили ис пользовать накопленный источниковедением опыт для анализа эволюции документов и систем документации 1, в том числе с ис пользованием современных компьютерных методов.

Итак, несмотря на значительный объем исследований, выпол ненный по смежным направлениям поставленной проблемы, при ходится констатировать весьма слабую разработанность собст венно проблемы управления документацией.

Так, не разработаны вопросы о взаимосвязи реформ государ ственного управления и делопроизводства, о роли государствен ного регулирования документальной среды, требуют углубленного системного исследования терминологические проблемы докумен та, его эволюции. Несомненный интерес в историческом плане представляет постсоветский период развития делопроизводства и документационного обеспечения управления, связанный с реше нием задач вхождения России в мировое информационное про странство.

Стрекопытов СП. Государственное ру ководство наукой в СССР (1936-1958 гг.) Учеб. пособие. - М., РГГУ, 1991 - 92 с.

См.: Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и разли чия как проблема междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и ис точниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на совре менном этапе: Докл. и тез. выступлений на второй Всероссийской конференции 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 11-15;

Воронкова СВ. Уровень источниковедческой разработки до кументов новейшего времени и их публикации на современном этапе // Там же.

Соколов А.К. Социальная история, проблемы источниковедения и архивоведения // Там же. - С. 57-63;

Шмидт СО. Археография. Архивоведе ние. Источниковедение / РГГУ. ГАС России. ВНИИДАД. - М., 1997. - 363 с;

Каштанов СМ. Очерки русской дипломатики. - М.: Наука, 1970. - 503 с;

Каш танов СМ. Русская дипломатика: Учеб. пособие для вузов по спец. «История».

М.: Высш. шк., 1988. - 231 с;

Козлов В.П. Российское архивное дело / РОССПЭН. - М., 1999.

следование должно привести к построению концепции управления документацией и информацией, на базе соединения возможно стей техники с преимуществами бумажного делопроизводства. Та кую концепцию можно назвать информационным менеджментом.

Объектом исследования в данной работе является документи рованная информация в системах управления. Документирован ная информация в процессе управления выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов орга низаций. В связи с усложнением структуры и содержания инфор мационных ресурсов, взрывным ростом их объема, возникает важнейшая задача рационального управления ими, которая по своей значимости сопоставима с задачей модернизации произ водства промышленной продукции 1.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение при обретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства оперативность фикса ции, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надеж ность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информа ции в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Открыв шийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации ин формации и доступа к ней, ставят перед документоведением, ар хивоведением, документалистикой, библиотековедением и други ми научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта ис следования документ, принципиально новые научные и приклад ные проблемы. Их решение требует осмысления богатого истори ческого опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

Предметом исследования является управление документацией в организациях. Управление документацией, как предмет иссле дования, является новой научной категорией. Однако оно базиру ется на предшествующем опыте и теоретико-методологическом фундаменте отечественного документоведения, традиционно изу чающего документ, системы документации, процессы документи ИЛ. Бачило отмечает в этой связи, что «информационный ресурс как произво дительная сила подлежит осмыслению, оценке, структуризации и регулирова нию как объект правоотношений». - НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информ. ра боты. - 1998. - № 3. - С. 13.

рования управленческой деятельности и организацию работы с документами в управлении. Управление документацией рассмат ривается нами как более высокая стадия развития таких понятий как делопроизводство и документационное обеспечение управле ния.

Управление документацией, как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает об ласть административного управления созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использо ванием новых информационных технологий, обеспечивающих ка чественный менеджмент по отношению к документации как пол ноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводи лась роль технической функции управления, а документационно му обеспечению управления - вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента.

Управление документацией рассматривается нами не абст рактно, а в конкретных условиях функционирования организаций.

При этом под организацией понимается любая управленческая структура, соответствующая понятию организации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности.

Целью работы является исследование научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование кон цепции управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии и в методологическом аспекте.

Для достижения поставленной цели необходимо решить сле дующие основные задачи:

1) анализ роли информации в управлении и структуры совре менных информационных ресурсов в организациях;

2) изучение истории отечественного делопроизводства и эво люции документа как базы современного управления документа цией;

3) исследование специфики электронных документов;

4) разработка принципов создания общегосударственной сис темы управления документацией и вопросов ее законодательного обеспечения;

5) документоведческий анализ современных информационных технологий и автоматизированных систем документационного обеспечения управления;

6) исследование информационного менеджмента как методо логической основы для построения системы управления докумен тацией в организации.

Хронологические рамки исследования обусловлены специфи кой избранной темы. По некоторым направлениям они охватыва ют исторический период с момента возникновения Русского цен трализованного государства до настоящего времени, однако ос новная часть работы освещает проблемы управления документа цией последнего десятилетия.

Углубляясь в историю делопроизводства, мы преследовали цель проследить взаимозависимость реформ государственного управления и реформ делопроизводства, выявить преемствен ность и особенности систем делопроизводства в разные истори ческие эпохи, показать процесс трансформации делопроизводст ва в документационное обеспечение управления и создание предпосылок перехода к управлению документацией в современ ных условиях информатизации общества. Исследование докумен та как основного объекта управления документацией обусловлено процессом становления документоведения как научной дисципли ны, поэтому большее внимание мы уделили периоду, начиная с 1960-х годов, когда зарождается документоведение как научная дисциплина, и появляется значительный объем исследований по вопросам, связанным с. функционированием документа во всех сферах общественной жизни. Вопросы автоматизации делопро изводства рассмотрены нами в неразрывной связи с информати зацией общества, начало которой положено распространением электронно-вычислительной техники и разработкой автоматизи рованных систем управления на рубеже 60-70-х годов нашего столетия. Проблема информационного менеджмента как научной дисциплины появилась в западной практике в начале 1970-х го дов, именно эти годы мы взяли в качестве точки отсчета для рас смотрения этой проблемы.

Таким образом, междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зави симости от того, насколько это было необходимо для целей дан ной работы.

Работа включает в себя прежде всего проблемы современного российского государства. Однако по мере необходимости границы исследования расширялись привлечением необходимых мате риалов из истории бывшего СССР, Российской империи и мирово го опыта. Это дало возможность создать достаточную исследова тельскую базу и применить компаративный метод для поиска оп тимальных научных решений.

В качестве рабочей гипотезы мы выдвигаем положение о том, что в Российской Федерации созрели необходимые предпосылки для широкого внедрения управления документацией в организа циях на основе методологии информационного менеджмента, как соответствующего достигнутому уровню информатизации страны и научно-технического прогресса, социально-экономическим усло виям, как способа организации работы с документами в качестве полноценного информационного ресурса в целях достижения эффективности управления и экономической деятельности орга низаций.

Основой методологии исследования является реалистический и всесторонний подход к анализу развития управления докумен тацией, рассмотрение его комплексно и в динамике, с учетом всей совокупности фактов и отказом от идеологизированного догмати ческого взгляда на историю проблемы. Методология работы пред ставляет собой творческое соединение различных методов: обще научных, методов других наук и собственно документоведческих методов. Для решения поставленных задач использовались тради ционные исследовательские методы: исторический, системный, ме тод сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, ши роко используемые в документоведении методы классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Следует признать, что сегодня методологические проблемы документоведения относятся к числу центральных и пока еще не решенных. Аналогичное положение наблюдается и в архивоведе нии, где учеными сделано гораздо больше в создании нового ме тодологического фундамента. При этом возникает вопрос о фило софии архивоведения как о средстве выработки нового общего подхода к пониманию роли документов и архивов в современном обществе. Не случайно В.П. Козлов в работе о соотношении про фессий историка и архивиста выдвигает задачу осмысления фи лософии архивного дела 1, а Т.И. Хорхордина призывает к разра ботке новой научной дисциплины «архивософии» 2, находящейся на стыке методологии и теории науковедения, философии (культу рологии) и информатики. Е.В. Старостин еще в 1991 г., ощущая по требность в изменении методологии архивного дела, предложил термин «архивология», который означает научную дисциплину, Козлов В.П. Историк и архивист: общее и особенное профессий // Международ ная научная конференция «Историки и архивисты: сотрудничество в сохранении и познании прошлого в интересах настоящего и будущего». 27-28 ноября 1997 г Москва: Материалы конференции - М., 1998. - С. 15-28.

См.: Хорхордина Т.И. От архивоведения к архивософии? // Труды Историко-ар хивного института. - Т. 33/РГГУ. - М., 1996.- С. 185.

изучающую весь комплекс проблем, связанных с процессом доку ментирования многообразной жизни человеческого общества \ Так же, как и в архивоведении, в документоведении философия выступает как всеобщая методология науки. Потребность в фило софском осмыслении проблем документоведения особенно ярко проявилась в середине 1980-х годов, с приходом в сферу управле ния новых информационных технологий, появлением «безбумаж ной» альтернативы информационного обеспечения управления, массовым применением компьютеров как орудий труда, что повлек ло за собой серьезные социальные последствия для управленче ского персонала. Впервые эту задачу поставила А.Н Сокова 2. Ее решение приобретает особенно важное значение в наши дни, ко гда общество находится в разных срезах переходных состояний (от плановой экономики к рыночной, от социалистической идеологии к идеологии демократии, от индустриального к информационному обществу). В этих условиях роль методологии трудно переоценить.

Междисциплинарные методы, как правило, не имеют фило софского происхождения. Они зарождались в недрах других наук (математике, теории информации, кибернетике, социологии и др.) и на их стыке. Эти методы носят общенаучный характер 3. К ним относятся методы исторического и логического исследования, си стемный метод, информационный, вероятностно-статистический, структурно-функциональный методы, метод классификации. При менение общенаучных методов в документоведении позволяет более широко использовать достижения других областей знания, расширяет исследовательские возможности и познавательный аппарат. Однако при их применении чрезвычайно важно, на наш взгляд, учитывать высказывание О.М. Медушевской о том, «что для результативного междисциплинарного диалога подчас не хва тает главного, а именно - четкого представления об общем объ екте, который разные подходы позволяют увидеть более объем ным, разносторонним и системным» 4.

Старостин Е.В. Архивология. Реализация исторического мышления // Проблемы отечественной истории периода феодализма: Тез. докл. / МГИАИ. - М., 1991. - С. 240. См. также: Отеч. архивы. - 1999. - № 3. - С. 123.

Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, ос новные задачи // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч.

трудов / ВНИИДАД. - М., 1986. - С. 24-25.

Урсул А.Д. Философия и интегративно-общенаучные процессы. М.: Наука, 1981. - С. 163-177.

Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источнико ведение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта 1996 г.

/ Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 12.

Источниковедение выступает как метод изучения прошлой реаль ности через посредство человеческого восприятия, зафиксиро ванного в источниках, в том числе в документах 1. Применение новых информационных технологий в работе историков привело к возникновению компьютерного источниковедения или историче ской информатики 2.

Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рас смотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объ екта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину.

Метод функционального анализа позволяет изучить роль и зна чение управленческих документов, образующихся в деятельности организаций и объединенных в соответствующих документных системах 3. Структурно-функциональный анализ делает возмож ным исследовать явления и процессы как системы, в которых ка ждый элемент структуры имеет определенное назначение (функ цию) в управленческой деятельности. Его применение можно про иллюстрировать одним из классических примеров В.Н. Автократо ва, который указывал на причинно-следственное отношение меж ду деятельностью фондообразователя и образованием органиче ски целостного фонда документов, представляющего «информа ционный слепок» деятельности фондообразователя 4.

Данилевский И.Н., Кабанов ВВ., Медушевская О.М., Румянцева М.Ф. Источни коведение: Теория. История. Метод. Источники российской истории: Учеб. посо бие / РГГУ. - М., 1998. - С. 23-24.

Соколов А.К. О современном состоянии и перспективах работы с архивом машино читаемых документов. - Круг идей: Новое в исторической информатике // Труды I Конференции Ассоциации «История и компьютер» / Мосгорархив. - М., 1994. - С. 71.

Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государ ственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД. - М., 1974. - Т. IV. - Ч. 1;

Авто кратов В.Н., Елпатьевский А.В. Проблемы комплектования государственных ар хивов современными документами (источниковедческий аспект) // Источникове дение отечественной истории: Сб. статей. - М.: Наука, 1976;

Рудельсон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов // Вопросы истории. - 1983. - № 2. - С. 56-69.

Автократов В.Н. Понятие происхождения в архивоведении // Археографический ежегодник за 1978 год. - М.: Наука, 1979. - С. 142.

Логическим развитием структурно-функционального метода в документоведении является метод моделирования, широко при меняемый в различных областях науки. Моделирование - это метод изучения объекта (оригинала) путем создания и исследова ния его копии (модели), замещающей оригинал, с определенных сторон, интересующих исследователя 1. Модель - это система со своей структурой и функцией, отражающая структуру и функции системы оригинала, она является промежуточным звеном между теорией и действительностью 2. Поэтому модель способна отра жать не только характеристики оригинала, но и его искомые пара метры. Метод моделирования нашел широкое распространение в документоведении и управлении документацией.

Этот метод тесно связан с информационным методом в доку ментоведении, т.е. с применением положений теории информа ции к документам и документопотокам. Академик Н.П. Ершов справедливо отмечал, что «информационная модель - это то со пряжение, через которое информатика вступает в отношения с частными науками, не сливаясь с ними и в то же время, не вбирая их» 3. Информационный подход к документам служит целям оцен ки качества содержащейся в них информации, изучения процес сов ее преобразования в документированную информацию в управ лении. Изучение документных систем как информационных позво ляет выявить особенности распределения информации по каналам связи в управлении, а также закономерности этого процесса 4.

Информационный метод подразумевает применение методики измерений параметров документальной информации. Основная проблема измерения документной информации связана с перево дом качественных характеристик в количественные 5. Положения Философский энциклопедический словарь. - 2-е изд. - М.: Советская энцикло педия, 1989.- С. 373.

Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Археографический ежегодник за 1969 г. - М.: Наука, 1971. - С. 27.

Ершов Н.П. Информатика: предмет и понятие // Кибернетика. Становление ин форматики. - М., 1986. - С. 30.

Автократов В.Н. Источниковедческий и информационный подходы в теории экспе ртизы документов (Вопросы анализа архивоведческих критериев ценности) // Ма териалы науч. конф. по проблемам комплектования документальными источника ми государственных архивов СССР. - М., 1976. - Ч. 1;

Рудельсон К.И., Шепуко ва Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государст венных архивов // Вопросы истории. - 1983. - № 2;

Елпатьевский А.В. Об испо льзовании понятий теории информации в современном архивоведении // Труды ВНИИДАД. - Т. 3. - М., 1973. - С. 264-271;

Шапиро В.Д. и др. Управление про ектами. Зарубежный опыт. - СПб.: Два..Три, 1993;

Марка Д., Макгоун К. Методо логия структурного анализа и проектирования / Метатехнология. - М., 1993 и др.

Илизаров Б.С. К вопросу о единстве источниковедческого и информационного подходов при определении ценности документов // Труды ВНИИДАД. - М., источникометрии в дальнейшем не нашли развития, хотя их при менение в рамках информационного метода могло бы позволить проводить качественный анализ письменного источникового фон да страны, а также разрабатывать методики прогнозирования до кументообразования и комплектования архивного фонда.

С учетом недостаточной разработанности темы, в работе был использован широкий круг источников, который можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительст венные акты по вопросам информатизации, архивного дела, упра вления документацией, делопроизводства и стандартизации;

нор мативные и методические материалы, государственные стандар ты;

словари, методическая литература, на учные отчеты, материалы исследований, хранящиеся в справочно информационном фонде ОЦНТИ ВНИИДАД, и архивные документы.

Кроме того, в процессе подготовки работы автором использо ван собственный опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, документацион ного обеспечения управления (делопроизводства), результаты за рубежных стажировок.

Документоведение как научная дисциплина в целом опирается на все предшествующие исследования и практику работы в об ласти российского и советского делопроизводства, на зарубежный опыт. Важно обратить внимание на исторические корни пробле мы, без выявления которых невозможно правильное понимание современного состояния и актуальных задач документоведения.

В этой связи представляет интерес группа законодательных и нор мативно-правовых актов, исследование которых позволяет просле дить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.

В дореволюционной России последовательно действовал ряд правовых актов, которые закрепляли правила приказного и кол лежского делопроизводства 1. Среди них необходимо выделить Генеральный регламент 1720 г., который впервые в истории Рос сии поставил делопроизводство на твердую почву закона и опре делил его основополагающие принципы почти на два столетия.

1976. - Т. 6. - Ч. 1. - С. 257;

Он же. Проблемы измерения в источниковедении и архивоведении (Основная источникометрии и документометрии) // Методо логические вопросы документоведения, архивоведения, археографии: Сб. докл.

методологического семинара ВНИИДАД. - М., 1978. - Вып. 2. - С. 62-110;

Он же. Источникометрические проблемы архивоведения (Методы измерения объе мов письменной информации): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1981.

Судебники XV-XVII вв. - М.;

Учреждения для управления губерний Всероссийской империи // ПСЗ В советское время также уделялось внимание вопросам доку ментирования и их законодательному оформлению. Первые дек реты советской власти по вопросам делопроизводства носили ха рактер разрозненных правовых актов по актуальным вопросам документирования управленческих действий. Их отражение можно найти в опубликованных сборниках нормативных актов 1.

Следующая группа правовых актов, которая использовалась в работе, связана с деятельностью НК РКИ СССР и его подведом ственных органов по совершенствованию делопроизводства в 1920-е и начале 30-х годов 2.

Особого внимания потребовали нормативные акты советского правительства, которые последовательно раскрывают переход де лопроизводства в ведение архивных органов, изменение их задач и функций в советский период истории, а также документы, связанные с разработкой Единой государственной системы делопроизводства3.

Основным правовым актом, определяющим современную го сударственную политику и права граждан России в сфере инфор мационно-документационного обмена, является Конституция Рос сийской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право сво бодно искать, получать, передавать, производить и распростра нять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования связано не только с принятием юридических основ их деятельности, но и с формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование ее небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управления документированной информацией.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В условиях современного общества информация стала полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация, как известно, концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению.

5 Проблемы документирования управления и организации его докумен-тационного обеспечения являются столь же древними, как сами документы и управление. Однако под воздействием различных факторов, в особенности под влиянием научно-технического прогресса, мы вынуждены возвращаться к этой теме вновь и вновь. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Эти процессы ставят перед учеными - документоведами ряд вопросов, требующих незамедлительного ответа. Первый из них - как должно измениться документоведение в качестве научной дисциплины, изучающей документ, в условиях глобализации мировых информационных процессов. Второй - как влияют новые информационные технологии на ситуацию в практической сфере работы с документами. Третий - насколько верны были наши прежние представления об изучаемом предмете и каковы тенденции его развития в ближайшем будущем, какие стратегические цели следует выдвинуть в сфере управления документацией и какие тактические схемы реализовать для решения актуальных практических задач в этой области.

Разумеется, поставленные вопросы требуют объединения усилий отечественных документоведов и не могут быть полностью решены в отдельной работе. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Необходимо признать, что в «дореформенных» условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало возможности существовавших информационных систем.

В данный момент в России сложилась противоречивая ситуация в сфе-

6 ре управления документацией. С одной стороны, устарели ранее принятые организационно-методические документы: государственная система доку-ментационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы. Наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области до-кументоведения и архивоведения по различным причинам, в том числе, из-за отсутствия соответствующего финансирования. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документацион-ного обеспечения, недостает современной учебной и методической литературы по этим вопросам. Наметился определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений, выпускающих квалифицированных специалистов, и научных организаций. В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава служащих, отход от устоявшихся документоведческих традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами.

С другой стороны, вследствие проникновения новой техники и новых технологий в управление, происходит изменение структуры документооборота. Смена экономических основ жизни общества ведет к трансформации ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления. Однако, эти перемены слабо учитываются системами документационного обеспечения управления в организациях, где продолжают действовать устаревшие правила и стандарты.

Для укрепления российской государственности, а, следовательно, государственной службы, требуется расширение границ зон стабильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация управления документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления государственного аппарата и существенным элементом его стабильности.

Поэтому можно считать назревшей проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций. Чрезвычайно важны для современного документоведения исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен несколькими факторами:

в-третьих - возрастающим интересом к информатизации России и путям вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Оценивая степень разработанности и изученности темы, следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Поэтому исто-

8 риография проблемы очень бедна. Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане: как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства 1 .

Между тем в развитых странах, давно прошедших этап «первоначального накопления» средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постиндустриальное» или «информационное», разработке проблем управления документацией уделяется все больше внимания. Особенно эта тенденция проявилась в конце 70-х годов, когда стало очевидным, что компьютеры (в том числе персональные) не приводят к созданию «безбумажных контор», а наоборот, увеличивают объемы бумажного документооборота.

В этих условиях западные ученые сосредоточили свое внимание на научных аспектах управления документацией и активизировали исследования в этой области знаний и административной деятельности. По линии ЮНЕСКО и других международных организаций были даже предприняты усилия по координации работы ученых разных стран в этом направлении, которые дали теоретические и практические результаты. В итоговом докладе по программе RAMP (автор Дж. Роудз) управление документацией характеризуется как общая функция управления, охватывающая работу с документами в организациях на всех стадиях их жизненного цикла 2 .

Сокова А.Н. Управление документацией за рубежом (научно-аналитический обзор) - Всесоюзная научно-практическая конференция по теме «Организационно-правовые вопросы создания документов средствами вычислительной техники и использования их в народном хозяйстве: Тез. докл. - М.: 1984. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № Бр. 2081, с. 120-158; Она же. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985 и др. 2 Роудз Дж. Роль архивов и управление документацией в национальных информационных системах. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1064 «п». 1989.

9 Изучение работ западных, прежде всего американских и немецких специалистов показывает, что даже среди них нет полного единства в понимании управления документацией как научной категории. Однако большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций, информационным ресурсом (Ф. Хо-ртон, К. Леннон, А.Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Стефенс и др.) 1 . Важно подчеркнуть, что многие ученые и специалисты понимают важность взаимодействия управления документацией и управления информацией в организациях, оценивая документацию как важнейшую составную часть информационных ресурсов организации. Исходя из такой оценки, выдвигается требование более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включение структур управления документацией в общую инфраструктуру организаций 2 . Отличительной чертой исследований западных специалистов является их ориента-

Хортон Ф.А., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1196 «п», с. 5, 6; Мордел А. Новая программа по управлению правительственной документацией Великобритании. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 894 «n», Hare С, McLeod J. Records Management in the Information Age II Mananing Information. - London -April. - 1997. - Vol 4. - № 4. - P. 23-25; Хар К., Маклеод Дж. Управление документацией в информационный век. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1241 «п», 1998, с. 6; Саммервил Дж. Р. Управление документацией: «Что новенького». - Пер. с англ. Золотухиной И.Г. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, 1994, № 1159 «п», с. 4. Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung; Wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994, с 11-38; Макдо-нальдД. Управление документами в современном учреждении. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 1220 «п»; Роберж М. В эпоху информации - глобальное: системное и систематизированное управление административной информацией. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1144 «п» и др.

10 ция на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомственным хранением документов 1 .

Очевидно, что в России существуют свои традиции в сфере работы с документами и прямое заимствование западного опыта и западных подходов невозможно. Именно поэтому мы обратились к изучению проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства в России, имея целью оценку достигнутого уровня организации работы с документами и степени своеобразия национальных традиций в этом для решения вопроса о возможности применения основных принципов и методов управления документацией.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в опубликованных монографиях, сборниках научных трудов МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций и других научных мероприятий. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица ЯЗ., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления) 2 . Сле-

Хайвз Кр. Управление документацией, информацией и архивами на фирмах. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 889 «п»; Хортон Ф., Леннон К. Указ. соч.; Рикс А. Делопроизводство как архивная функция. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 946 «п» и др. 2 Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. - М.: Знание, 1975. - 64 с; Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учеб. пособие. - М.: Высш. шк., 1991. - 159 с; Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985. - 64 с; Сокова А.Н., Банасюкевич В.Д., Семенова Г.Ю., Трофименкова Е.В. Концепция развития документационного обеспечения

11 дует отметить, что в ряде случаев учебные пособия, особенно изданные в 70-80-е годы, могут служить в качестве исследовательской литературы, поскольку отражают результаты научной работы их авторов. Не секрет, что трудности с изданием монографических трудов заставляли ученых прибегать к такой форме публикации научных исследований, как учебные пособия по специальным курсам. Тем не менее, создание монографических работ по документоведению по-прежнему остается актуальной задачей.

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведе-ние» и внес большой теоретический и практический вклад в становление до-кументоведения как научной дисциплины. В учебных пособиях, статьях, выступлениях на конференциях им были изложены основные положения о задачах документоведения, системах документации, функциях документов, которые затем развивались и дополнялись. Учебное пособие К.Г. Митяева до настоящего времени является концептуальным исследованием, актуальным в ряде позиций и сегодня 1 .

управления в Российской Федерации / ВНИИДАД. - М., 1992. - 33 с. - Рукопись депонирована в ОЦНТИ по документоведению и архивному делу 11 мая 1993 г., № 107-93.; Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1983. - 83 с; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1982. - 99 с; Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1996. - 222 с; Пшен-ко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. Учеб. пособие. М.: ЮК МГУ, 1994; Организация работы с документами: Учебник / Гос. Академия управления. - М.: Инфра-М, 1998 и др. 1 Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959. -359 с.

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела 1 . Последующие учебные пособия историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода 2 .

Вместе с тем, в 70-80-е годы появились учебные пособия, в которых изложены результаты научных исследований Т.В. Кузнецовой, ЯЗ. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления 3 . В отдельных работах ставятся основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматриваются проблемы влияния электронно-вычислительной техники на делопроизводство 4 .

1 Митяев К.Г. Теория и практика архивного дела: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1946. - 248 с; Он же. История и организация делопроизводства в СССР. Указ. соч.; Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. - 1964. - № 2 и др.

История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. ЯЗ. Лившица, В. А. Цикулина / МГИАИ. - М., 1974. 170 с; Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / РГГУ. - М., 1993.

3 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ., Цикулин В.А. Системы документирования:
Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1977. - 87 с; Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лив
шиц ЯЗ. Документоведение / МГИАИ. - М., 1977. - 83 с; Илюшенко М.П., Кузнецо
ва Т.В. Формуляр документа / МГИАИ. - М., 1986. - 86 с; Кузнецова Т.В., Лосев В.И.
Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985 и др.

4 Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-
экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. пособие / МГИАИ. -

Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами.

Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Рудельсон и другие ученые".

В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников практического делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют в доступном для практиков виде накопленный научно-методический потенциал документоведения 2 . Однако в

М., 1983; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления / МГИАИ. - М, 1982 и др.

1 Малитиков А.С. Задачи и организационные пути разработки Единой государственной сис
темы делопроизводства для учреждений, организаций и предприятий // Вопросы архивове
дения. - 1965. - № 1; Его же. Некоторые вопросы организации и содержания научной ра
боты в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД / ВНИИДАД. - М., - 1971. - Т. 2; Банасюке
вич В.Д., Сокова А.Н. Вопросы формирования теории документоведения // Развитие совет
ского документоведения (1917-1981 гг.) / ВНИИДАД. - М., 1983; Банасюкевич В.Д., Зо-
нов В.М. Типовая система документационного обеспечения центрального аппарата мини
стерств и ведомств // Советские архивы. М., - 1986. - № 4; Рудельсон К.И. Современные
документные классификации. - М.: Наука, 1973 и др.

2 См., например: Справочник по деловой переписке. - М: Межрегионсервис, 1996; Стеню-
ков М.В., Делопроизводство на малом предприятии. Приор. 1999, - 224 с; Печнико-
ваТ.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учеб.
пособие / Ассоциация авторов и издателей «Тандем». - М.: Изд-во Экмов, 1998. - 208 с;
Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд 2-е, испр. и доп. / ЗАО «Бизнес-школа». - М.: Ин
тел-Синтез, 1998. - 288 с.

некоторых из них содержатся ценные наблюдения и мысли, особенно в части создания общеучрежденческих систем документационного обеспечения управления и комплексного применения компьютерных технологий 1 . В ряду этих изданий следует выделить работу Т.В. Кузнецовой 2 .

Значительным вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного исследования. Следует выде-лить докторскую диссертацию А.Н. Соковой, в которой впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать некоторые области теории документоведения в условиях, когда начинают внедряться в практику новые информационные технологии.

Кандидатские диссертации, как правило, рассматривают отдельные аспекты теории и практики документоведения. К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода отечественной истории (работы Андреевой В.И., Багин-ского И.М., Банасюкевича В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кремера Б.И., Кузьмичева А.Д., Ларина М.В., Подольской И.А., Райхцаума А.Л., Сольского Д.И., Тамм И.Е. и др.) 4 .

1 Кузнецов С.Л., Делопроизводство на компьютере. Интел-синтез, 1999. - 208 с; Кирсано
ва М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. - М.-Новосибирск:
ИНФРА-М, 2000. - 287 с; Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое
пособие по ДОУ деятельности предприятия. - М.: Приор, 1998. - 144 с; Андреева В.И.,
Кузнецова Т.В., Серова Г.А. Делопроизводство в бухгалтерии: Практическое пособие. -
М.: Бухгалтерский бюллетень, 1996. - 218 с. и др.

2 Кузнецова Т.В., Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 1999. - 320 с;

3 Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической рево
люции (1960-1980 гг.): Автореферат дис.... д-ра ист.наук. 05.25.02/ МГИАИ. - М., 1987.

4 Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и дело
производства государственного аппарата СССР (по материалам журнальной периодики

Значительно слабее исследован дореволюционный период (Вяло-ва Л.М., Лукашевич А.А.) 1 .

1920-х годов): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 24 с; Ба-насюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (На материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971-1975 гг.): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 25 с; Багинский И.М. Деятельность В.В. Куйбышева по совершенствованию аппарата и делопроизводства Наркомата Рабоче-крестьянской инспекции СССР. Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с; Додонова М.И. Проблема делопроизводства в советской литературе 20-х годов: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 33 с; Костомаров М.Н. Деятельность Московской рабоче-крестьянской инспекции по совершенствованию аппарата управления и делопроизводства (1920-1929 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1976. - 33с; Ларин М.В. Ведомственные органы рационализации и их деятельность по совершенствованию государственного аппарата и делопроизводства (1923- 1932 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с; Подольская И.А. История развития методических основ рационализации делопроизводства в СССР: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с; Райхца-ум А.Л. Совершенствование аппарата управления и делопроизводства в СССР органами вневедомственной рационализации (1924-1931): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с; Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства 1917-1923 гг.: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975.-28 с; и др.

Вялова Л.М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в.: Автореф. дис. ... канд.ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987. - 23 с; Лукашевич А.А. Развитие губернской делопроизводственной документации 70-90-х гг.: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1995. - 24 с.

16 наА.С, Потаповой Л.В., Чуковенкова А.Ю.) 1 , другие диссертации охватывают вопросы документационного обеспечения отдельных объектов, однотипных учреждений (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., Пшен-ко А.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.) . Достаточно глубоко проработаны

Быкова Т.А. Формирование системы документации по управлению социальным развитием трудовых коллективов. 1965-1985 гг. (на примере электротехнической промышленности): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 27 с; Герасимова И.В. Документационное обеспечение управления научно-исследовательской деятельностью высшей школы (1917 - конец 1980-х гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. - 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1991. - 31 с; Емельянов Н.Ю. Документирование организации научно-исследовательской деятельности в отраслевых НИИ (1970-1980 гг.): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1985. - 24 с; Ефанова И.Б. Развитие документационного обеспечения разработки государственных стандартов (1940-1980 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1986. - 24 с; Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с; Потапова Л.В. Организация работы с обращениями граждан в исполкоме Моссовета и их влияние на его деятельность (1960 - начало 1980-х гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1989. - 28 с; Чуковенков А.С. Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф. дис... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 24 с. и др. 2 Архипова Н.И. Документационное обеспечение управления вычислительными центрами (история, современное состояние и перспективы развития). Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 25 с; Можаева Н.Г. Деятельность исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноармейских документов по совершенствованию управленческого аппарата и документационного обеспечения в местных Советах Московской губернии (области) (1921-1930 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 25 с; Морозов Е.А. Совершенствование организации и документирования коллегиальной деятельности Госплана РСФСР в 1925-1980 годах: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1982. - 23 с; Пшенко А.В. Документирование деятельности архивной службы на современном этапе: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1983. - 24 с; Сироткин А.Н. Документационное обеспечение

17 вопросы унификации и стандартизации документов (Васильев М.А., Кокорев В.И., Санкина Л.В., Сокова А.Н., Янковая В.Ф.) 1 - В некоторых диссерта-циях (Малитиков А.С., Предейн Е.В., Щенснович Г.Г.) рассмотрены общие и специальные проблемы функционирования служб документационного обеспечения управления.

Изучение диссертационных исследований показывает, что проблемы управления документацией не нашли в них глубокого отражения, они требуют современного комплексного подхода и рассмотрения. Об этом свиде-

государственного фонда алгоритмов и программ (исследование и разработка в 1966- 1987 гг.). Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 25 с; Степанов Е.А. Совершенствование документационных процессов в системе управления высшим и средним специальным образованием СССР (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. - М., 1979. - 24 с. и др.

1 Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в
делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние): Автореф.
дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 42 с; Кокорев В.И. Разработка и
исследование системы моделей для унификации и стандартизации управленческих доку
ментов: Автореф. дис. ... д-ра техн.наук. 05.25.02, 08.00.20 /МГИАИ. - М., 1980. - 34 с;
Санкина А.В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандарти
зации и унификации (1917-1980): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.,
- 1983. - 24 с; Сокова А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР
(1917-1970): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. - М., 1971. - 16 с; Янко
вая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Авто
реф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 23 с. и др.

2 Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследо
ваний в СССР (1956-1970 годы): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. - М.,
1971. - 22 с; Предейн Е.В. Контроль исполнения документов в аппарате управления. Ис
тория и современное состояние: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. -
М., 1981. - 22с; Щеснович Г.Г. Разработка основных принципов организации системы до
кументирования в условиях АСУ: Автореф. дис.... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.,
1975. -29 с.

тельствует и анализ литературы по смежным с документоведением научным направлениям.

В последние годы наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие публикации журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологическим проблемам, истории делопроизводства, правовому обеспечению документирования деятельности управленческого аппарата, влиянию новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблемам электронных документов 1 .

1 См., например: Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1. - С. 9-18; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концепции электронных архивов // Там же. - С. 18-27; Они же. Электронные архивы и электронный документооборот // Там же. - 1999. - № 2. - С. 17-26; Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) // Делопроизводство. - 1999. - № 1. - С. 41-46.; Костомаров М.Н. «Многоликий Янус» - документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 22-31.; Матвеенко В.А. Правовые и организационные проблемы документационного обеспечения управления // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщения на шестой Междунар. науч.-практ. конф. 24-25 ноября 1999 г. / ВНИИДАД, РОИА. - М., 2000, С. 24-33; Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту некоторые проблемы перехода// Там же. - С. 69-72; Кулешов С.Г. О понятии «электронный документ» / Там же. - С. 54-57; Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 5-8; Санкина Л.В. Организация службы ДОУ. Проблемы нормативной

документации / Документ в административных структурах: Тезисы докл. и выступл. на ме-ждунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 62-65 и др. 1 Степанский А.Д. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М., 1965; Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации». - М., 1972; Медушевская О.М., Степанский А.Д., Лю-шин СП. в Материалах научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. - М., 1976. - Ч. 1; Сокова А.Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М., 1985. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 039-86; Автократов В.Н. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1; Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М, 1984 и др.; Медушевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы. - 1979. - № 2. - С. 5; Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия «документная информация» в свете ленинской теории отражения // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения» (январь 1974) / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 27; Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине «документ» // Советские архивы. - 1987. - № 1. -С. 54 и др.

20 Специалисты в области архивоведения много сделали для понимания информационных свойств документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по архивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказано сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов 1 . Представляют интерес архивоведческие работы, в которых показаны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов 2 , рабо-

1 Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М., 1973. - С. 24-29; Автократов В.Н. К проблеме вовлечения информационных категорий в архивоведение // Труды ВНИИДАД- М., 1973. - Т. 3. - С. 251-263; Его же. Некоторые аспекты объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - Т. VI. - 4.1. -М., 1976; Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12; Его же. Пространственная одиссея документов как глобальное явление // Отеч. архивы. - 1992. - № 6. - С. 24-29 и др.

" Елпатьевский А.В. К истории документирования актов гражданского состояния в России и СССР (с XVIII в. по настоящее время) // Актовое источниковедение. - М., 1979. - С. 67; Белова Е.В., Елпатьевский А.В., Колосова Э.В. О «Перечне документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» // Советские архивы. - 1973. - № 2. - С.20; Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. - 1964. - № 2. - С. 68; Сорокин В.В. Архивы учреждений СССР (1917-1937) / МГИАИ. - М., 1982; Князев Г.А. Теория и практика архивного дела (Опыт систематического руководства). - Л., 1935; Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. - Т. 2 / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 6; Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1, - С. 10; Елпатьевский А.В. Из истории формирования основных нормативно-методических документов отечественного архивного дела // Отеч. архивы. - 1998. - № 4, - С. 16-24; Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80лет // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 9-18 и др.

ты, освещающие зарубежный опыт (Е.В. Старостин, И.В. Карапетянц) 1 . Ар-хивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации 2 .

Управление документацией как научная категория тесно связано с информацией и организацией информационных процессов в управлении, поэтому литература по вопросам теории информации, информационным системам, вопросам информатизации и компьютеризации работы с документами представляет серьезный интерес. В первую очередь это исследования, в которых отражены проблемы, связанные с пониманием сущностных характеристик информации как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афанасьева и других, написанные в разные годы, позволили сформировать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея работы о неразрывной связи информации и документации и возможности применения методологии управления информацией к управлению документацией 3 . В ра-

Старостин Е.В.Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и методологии: Ав-тореф. дис. ... д-ра ист.наук. 05.25.02 / РГГУ. - М, 1995; Карапетянц И.В. Экономические архивы в Западной Европе и США (1905-1995 гг.): Автореф. дис. ... д-ра ист.наук. 05.25.02 /РГГУ. -М., 1998.

2 См.: Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе //
Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на
современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта
1996 г./ ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 16-22.

3 См. Гиляревский Р.С, Залаев Г.З., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информати
ка: наука, технология, деятельность/ ВИНИТИ. - М., 1998. - С. 15-16; Философский эн
циклопедический словарь. -М.: Советская энциклопедия, 1983. - С. 217-218; Урсул А.Д.
Путь в ноосферу. - М.: Луч, 1993. - С. 81; Черняк Ю.И. Информация и управление. -

22 ботах К.Б. Гельмана-Виноградова, Г.Г. Артамонова, Г. Вольфрама, А.Д. Урсула и других ученых глубоко разработаны принципиально важные проблемы формирования и эксплуатации информационных ресурсов как в глобальном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Окончательного решения проблема информационных ресурсов еще не получила, тем не менее, в указанных работах сформулированы понятийные категории, основные методологические и концептуальные положения, которые важны для данного исследования 1 .

В работах специалистов-информатиков документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные, они имеют существенный недостаток - отсутствие проработки вопросов документации и документаци-

М, 1974. - С. 58; Жуков Н.И. Философские основы кибернетики. - М., 1976. - С. 124-137; Афанасьев В.Г. Социальная информация и управление обществом. - М., 1975. - С. 37 и др.

1 Урсул А.Д. Проблема информации в современной науке. Философские очерки. - М., 1975.

С. 194; Михайлов А.И. Проблемы информационного обеспечения процессов управления // Вторая Всесоюзная научно-техническая конференция «Проблемы научной организации управления социалистической промышленностью». - Сб. № 1. - Ч. II. - М., 1972. - С. 102-103; Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12; Артамонов Г.Г. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ.

Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1998. - № 6. - С. 31. (с. 31-35); Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1-я Орг. и методика информ. работы. - 1998. - № 4. - С. 31. (с. 31-36); Wolfram G. Organisa-torische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - С 35; Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовка к книге) // НТИ. - Сер. 1. - 1998. - № 1. - С. 32; Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995 и др.

2 См.: Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпо
ративных сетях: второе пришествие Гутенберга. М.: Анкей - ЭК - Трендз, 1999; Инфор
мационные технологии для гуманитариев / МГУ. - М.-Саранск, 1998. - С. 67-102 и др.

23 онного обеспечения в условиях развития новейших информационных технологий. Эта проблема никак не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информации», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» и есть документы на различных, преимущественно бумажных, носителях.

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных документов. Наблюдаются серьезные терминологические расхождения, непонимание природы электронных документов, их взаимосвязи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными документами. Тем не менее, анализ этой группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание вопроса и использовать эти работы для решения научной проблемы управления документацией 1 .

Принципиально важное значение для диссертации имело изучение работ по информационному менеджменту - новой научной дисциплине, сформировавшейся в развитых странах вместе с информационным обществом. В отечественной литературе информационный менеджмент отражен

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960-1980 годы // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 41; Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот// Отеч. архивы. - 1999. - № 2. - С. 19-20; См.: Курило А.П. О правовом режиме электронного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 76; Семилетов СИ. Информация как особый объект права // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 58; Емельянов Г.В., Павлов О.В. О проблеме правового регулирования использования электронной цифровой подписи в информационных системах // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всероссийской конф. - М.: ГУП «ВИМИ», 1999. -С. 6 и др.

24 весьма слабо. Лишь в работе А.В. Кострова, подготовленной в виде учебного пособия, сделана попытка системно изложить суть информационного менеджмента, к сожалению, без привязки к российским условиям 1 . В нашей работе было впервые начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны первые выводы, позволяющие оценить информационный менеджмент как перспективное направление развития управления документацией с использованием новых информационных технологий 2 . В ряде других работ проблемы информационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной работе «Информационное обеспечение государственного управления» под редакцией академика РАН Ю.В. Гуляева впервые за последнее десятилетие комплексно рассмотрены проблемы, концептуальные положения и практический опыт создания и функционирования системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации 3 .

1 Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Владимирск. гос.
техн.ун-т. - Владимир, 1996. - 132 с; см. также: Перель И.С., Славин В.Н. Информаци
онная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента / НПО «По
иск». - М., 1992. - 65 с; Костомаров М.Н. Управление информационными системами за
рубежом / РГГУ. - М., 1996. - 88 с.

2 Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: На
учная книга, 1998. - 137с.

3 Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обеспечение го
сударственного управления. М.: Славянский диалог, 2000. - 425 с.

25 Г. Верзига, В. Вольфрама, Т. Зеегера, Э. Фогель и других ученых раскрывают суть информационного менеджмента как научной дисциплины и области практического управления 1 . Вместе с тем, необходимо подчеркнуть, что практически ни в одной из этих работ не сделано даже попытки применить положения информационного менеджмента к управлению документацией.

Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без исследования его правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием дальнейшего укрепления государства и эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль - информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов 2 . Автор привлекает внимание

1 Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Manage
ment Qnarterly. - 1993, Iuly. Vol.27, №3, - p. 12-16, 30-31; Herget I. Konzeption des
Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informations-
spezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990; Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumen-
tenmanagement in Industrieunternehmen I Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt - am
Main. - S. 183-187; Kuhlen R. Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 c; Schwetz R. Buro
im Wandel II R.v. Decker"s Verlag, G.Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.; SeegerT. Aspekte der
Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, 1990; Syn-
nott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981; Vogel E. Infor-
mationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2,
K.G. Saur, 1990, S. 897-927; WersigG. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein
Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989, 390 c.;Wolfram G. Organisatorische
Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

2 Копылов В.А. Информационное право. - M.: Юрист, 1997; Он же. Информация как объект
правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. - М., 1996. - № 8. - С. 2; Он же. К вопросу

26 к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недостаточно отражена в действующем законодательстве и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов, их юридической силы.

Глубокие исследования правовых аспектов документированной информации в условиях внедрения новых информационных технологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим ресурсом управления предпринимает И.Л. Бачило. Ее работы служат наглядным примером адекватной реакции ученого на вызовы времени и представляют большую ценность для настоящего исследования 1 .

Управление документацией как функция менеджмента осуществляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление документацией тесно связано с проблемами менеджмента, организационными структурами, вопросами их проектирования, внедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процессов.

об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы // ВИНИТИ. - М, 1998. - № 3. - С. 4.; Он же. О собственности на документированную информацию // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Указ. соч. - С. 18-23.

Комментарий к Федеральному закону об информации, информатизации и защите информации» / Под ред. И.Л. Бачило, А.В. Волокитина и др. / ИГП РАН. - М., 1996; Бачило И.Л. О праве собственности на информационные ресурсы // Информационные ресурсы России. - М., 1997. - № 4; Она же. Информационные ресурсы как объект права и объект отношений, регулируемых ГК РФ // Там же. - 1999. - № 1; Она же. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Указ. соч. - С. 8-17; Она же. Правовые вопросы документирования в условиях информатизации // Проблемы законодательства в среде информатизации: Тезисы докладов седьмой Всероссийской конф. / ГУП «ВИМИ». - М., 1999 и др.

Современные исследования по менеджменту организаций показывают огромное значение рациональной обработки информации для достижения стратегических и оперативных целей. Глобализация мировых экономических, социальных и информационных процессов прямо влияет на качество управления. Методы решения задач управления в организациях на фоне современных геополитических реалий и с учетом развития информационного общества отражены в ряде крупных монографических исследований и статьях, современных учебниках отечественных и западных специалистов 1 .

Эволюция документа, систем делопроизводства и документационного обеспечения управления происходит в конкретных исторических условиях и обусловливается ими. Работы исследователей отечественной истории, в особенности историков государственных учреждений, высвечивают тесную связь реформ управления с реформами делопроизводства и их адекватность социально-экономическим и политическим условиям того или иного периода российской истории. Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а также Т.Г. Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, СП. Стрекопытова и других

1 Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Са-ломатина. - М.: Инфра, 1998. - 669 с; Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н., ВусМ.А. Введение в информационное управление. - Спб., 1999; Марка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования / Пер. с англ. - М.: МетаТехноло-гия, 1993. - 240 с; Кауфман Х.Р. Тактика успеха в бизнесе и науке. - М.: Интеллект,

157 с; Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. Зарубежный опыт. - Спб.: Два..Три, 1993. - 443 с; Герчикова И.А. Менеджмент: Учебник / ЮНИТИЮ. - М.: Банки и биржи, 1994. - 685 с; Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 1995; Мир управления проектами / Под ред. Х.Решке, Х.Шелле. - М.: Алане,

304 с; Мескон М.З., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента - М.: Дело, 1992; Хойер В. Как делать бизнес в Европе. - М.: Прогресс, 1992; Мерсер Д. ИБМ: управление в самой преуспевающей корпорации мира / Пер. с англ. - М.: Прогресс, 1991. - 455 с; Котлер Ф. Основы маркетинга / Пер. с англ. - М.: Прогресс, 1990. - 736 с. и др.

28 ученых и специалистов 1 по истории государственных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управления в конкретную историческую эпоху и, тем самым, дают возможность исследовать организацию делопроизводства в аппарате управления.

Источниковедение, как научная дисциплина, достаточно близко стоит к документоведению в части решения задач системного изучения документального массива в историческом развитии. В этой связи, работы Бородки-наЛ.И., Воронковой СВ., Голикова А.Г., Каштанова СМ., Козлова В.П., Медушевской О.М., Муравьева В.А., Соколова А.К., Славко Т.И., Шмидта СО. и других позволили использовать накопленный источниковедением опыт для анализа эволюции документов и систем документации 2 , в том чис-

См.: ЕрошкинН.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Третий Рим, 1997. - 357 с; КоржихинаТ.П. История государственных учреждений СССР: Учеб. пособие. - М.: Высшая школа, 1986. - 399 с; Шмидт СО. У истоков российского абсолютизма - М.: Прогресс, 1996; Архипова Т.Г., Румянцева М.Ф., Сенин А.С. История государственной службы в России XVIII-XX века. - М.: РГГУ, 1999. - 230 с; Стрекопытов СП. Государственное руководство наукой в СССР (1936-1958 гг.) Учеб. пособие. - М., РГГУ, 1991 - 92 с. 2 См.: Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступлений на второй Всероссийской конференции 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М, 1997. - С. 11-15; ВоронковаСВ. Уровень источниковедческой разработки документов новейшего времени и их публикации на современном этапе // Там же. - С. 26-31; Соколов А.К. Социальная история: проблемы источниковедения и архивоведения// Там же. - С. 57-63; Шмидт СО. Археография. Архивоведение. Источниковедение / РГГУ. ГАС России. ВНИИДАД. - М., 1997. - 363 с; Каштанов СМ. Очерки русской дипломатики. - М.: Наука, 1970. - 503 с; Каштанов СМ. Русская дипломатика: Учеб. пособие для вузов по спец. «История». - М.: Высш. шк., 1988. - 231 с; Козлов В.П. Российское архивное дело / РОССПЭН. - М., 1999.

29 ле с использованием современных компьютерных методов.

Итак, несмотря на значительный объем исследований, выполненный по смежным направлениям поставленной проблемы, приходится констатировать весьма слабую разработанность собственно проблемы управления документацией.

Так, не разработаны вопросы о взаимосвязи реформ государственного управления и делопроизводства, о роли государственного регулирования документальной среды, требуют углубленного системного исследования терминологические проблемы документа, его эволюции. Несомненный интерес в историческом плане представляет постсоветский период развития делопроизводства и документационного обеспечения управления, связанный с решением задач вхождения России в мировое информационное пространство.

До настоящего времени отсутствует всестороннее и комплексное исследование управления документацией с учетом анализа применяемых новых информационных технологий. Подобное исследование должно привести к построению концепции управления документацией и информацией, на базе соединения возможностей техники с преимуществами бумажного делопроизводства. Такую концепцию можно назвать информационным менеджментом.

Объектом исследования в диссертации является документированная информация в системах управления. Документированная информация в процессе управления выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций. В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема, возникает важнейшая задача рационального управления ими, которая по своей значимости сопоставима с задачей модернизации производства промышленной продукции 1 .

1 И.Л. Бачило отмечает в этой связи, что «информационный ресурс как производительная сила подлежит осмыслению, оценке, структуризации и регулированию как объект правоотношений».- НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информ. работы.- 1998. - № 3. - С. 13.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведе-нием, архивоведением, документалистикой, библиотековедением и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы. Их решение требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

Предметом исследования является управление документацией в организациях. Управление документацией, как предмет исследования, является новой научной категорией. Однако оно базируется на предшествующем опыте и теоретико-методологическом фундаменте отечественного докумен-товедения, традиционно изучающего документ, системы документации, процессы документирования управленческой деятельности и организацию работы с документами в управлении. Управление документацией рассматривается нами как более высокая стадия развития таких понятий как делопроизводство и документационное обеспечение управления.

Управление документацией, как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает область администра-

31 тивного управления созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводилась роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления - вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента.

Управление документацией рассматривается нами не абстрактно, а в конкретных условиях функционирования организаций. При этом под организацией понимается любая управленческая структура, соответствующая понятию организации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности.

Целью диссертационного исследования является решение научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии и в методологическом аспекте.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи:

анализ роли информации в управлении и структуры современных информационных ресурсов в организациях;

изучение истории отечественного делопроизводства и эволюции документа как базы современного управления документацией;

исследование специфики электронных документов;

4) разработка принципов создания общегосударственной системы
управления документацией и вопросов ее законодательного обеспечения;

документоведческий анализ современных информационных технологий и автоматизированных систем документационного обеспечения управления;

исследование информационного менеджмента как методологической основы для построения системы управления документацией в организации.

Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. По некоторым направлениям они охватывают исторический период с момента возникновения Русского централизованного государства до настоящего времени, однако основная часть работы освещает проблемы управления документацией последнего десятилетия.

Углубляясь в историю делопроизводства, мы преследовали цель проследить взаимозависимость реформ государственного управления и реформ делопроизводства, выявить преемственность и особенности систем делопроизводства в разные исторические эпохи, показать процесс трансформации длопроизводства в документационное обеспечение управления и создание предпосылок перехода к управлению документацией в современных условиях информатизации общества. Исследование документа как основного объекта управления документацией обусловлено процессом становления доку-ментоведения как научной дисциплины, поэтому большее внимание мы уделили периоду, начиная с 1960-х годов, когда зарождается документоведение как научная дисциплина и появляется значительный объем исследований по вопросам, связанным с функционированием документа во всех сферах общественной жизни. Вопросы автоматизации делопроизводства рассмотрены нами в неразрывной связи с информатизацией общества, начало которой положено распространением электронно-вычислительной техники и разработкой автоматизированных систем управления на рубеже 60-70-х годов нашего столетия. Проблема информационного менеджмента как научной дисциплины появилась в западной практике в начале 1970-х годов, именно эти годы мы взяли в качестве точки отсчета для рассмотрения этой проблемы.

Таким образом, междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зависимости от того, насколько это было необходимо для целей данной работы.

Работа включает в себя прежде всего проблемы современного российского государства. Однако по мере необходимости границы исследования расширялись привлечением необходимых материалов из истории бывшего СССР, Российской империи и мирового опыта. Это дало возможность создать достаточную исследовательскую базу и применить компаративный метод для поиска оптимальных научных решений.

В качестве рабочей гипотезы мы выдвигаем положение о том, что в Российской Федерации созрели необходимые предпосылки для широкого внедрения управления документацией в организациях на основе методологии информационного менеджмента, как соответствующего достигнутому уровню информатизации страны и научно-технического прогресса, социально-экономическим условиям, как способа организации работы с документами в качестве полноценного информационного ресурса в целях достижения эффективности управления и экономической деятельности организаций.

Основой методологии настоящего диссертационного исследования является реалистический и всесторонний подход к анализу развития управления документацией, рассмотрение его комплексно и в динамике, с учетом всей совокупности фактов и отказом от идеологизированного догматического взгляда на историю проблемы. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно документоведческих методов. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, метод сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, широко используемые в документоведении методы классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Следует признать, что сегодня методологические проблемы документоведения относятся к числу центральных и пока еще нерешенных. Аналогичное положение наблюдается и в архивоведении, где учеными сделано гораздо больше в создании нового методологического фундамента. При этом возникает вопрос о философии архивоведения как о средстве выработки нового общего подхода к пониманию роли документов и архивов в современном обществе. Не случайно В.П. Козлов в работе о соотношении профессий историка и архивиста выдвигает задачу осмысления философии архивного дела 1 , а Т.И. Хорхордина призывает к разработке новой научной дисциплины «архивософии» 2 , находящейся на стыке методологии и теории науковедения, философии (культурологии) и информатики. Е.В. Старостин еще в 1991 г., ощущая потребность в изменении методологии архивного дела, предложил термин «архивология», который означает научную дисциплину, изучающую весь комплекс проблем, связанных с процессом документирования многообразной жизни человеческого общества 3 .

Так же, как и в архивоведении, в документоведении философия выступает как всеобщая методология науки. Потребность в философском осмыслении проблем документоведения особенно ярко проявилась в середине 1980-х годов, с приходом в сферу управления новых информационных технологий, появлением «безбумажной» альтернативы информационного обес-

Козлов В.П. Историк и архивист: общее и особенное профессий // Международная научная конференция «Историки и архивисты: сотрудничество в сохранении и познании прошлого в интересах настоящего и будущего». 27-28 ноября 1997 г. Москва: Материалы конференции- М., 1998. - С. 15-28.

2 См.: Хорхордина Т.И. От архивоведения к архивософии? // Труды Историко-архивного ин
ститута. - Т.ЗЗ /РГГУ. - М., 1996. -С. 185.

3 Старостин Е.В. Архивология. Реализация исторического мышления // Проблемы отечест
венной истории периода феодолизма: Тез. докл. / МГИАИ. - М., 1991. - С. 240. См. так
же: Отеч. архивы. - 1999. - № 3. - С. 123.

35 печения управления, массовым применением компьютеров как орудий труда, что повлекло за собой серьезные социальные последствия для управленческого персонала. Впервые эту задачу поставила А.Н Сокова 1 . Ее решение приобретает особенно важное значение в наши дни, когда общество находится в разных срезах переходных состояний (от плановой экономики к рыночной, от социалистической идеологии к идеологии демократии, от индустриального к информационному обществу). В этих условиях роль методологии трудно переоценить.

Междисциплинарные методы, как правило, не имеют философского происхождения. Они зарождались в недрах других наук (математике, теории информации, кибернетике, социологии и др.) и на их стыке. Эти методы но-сят общенаучный характер. К ним относятся методы исторического и логического исследования, системный метод, информационный, вероятностно-статистический, структурно-функциональный методы, метод классификации. Применение общенаучных методов в документоведении позволяет более широко использовать достижения других областей знания, расширяет исследовательские возможности и познавательный аппарат. Однако при их применении чрезвычайно важно, на наш взгляд, учитывать высказывание О.М. Медушевской о том, «что для результативного междисциплинарного диалога подчас не хватает главного, а именно - четкого представления об общем объекте, который разные подходы позволяют увидеть более объемным, разносторонним и системным» 3 .

Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи

// Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. трудов / ВНИИДАД. - М.,

1986. -С. 24-25. 2 УрсулА.Д. Философия и интегративно-общенаучные процессы. М.: Наука, 1981. - С. 163-177. 3 Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема

междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источниковедение отечествен-

Ведущую роль в методологии документоведения играет исторический метод, в основе которого лежит изучение истории в ее конкретном многообразии, установление сущности рассматриваемых явлений путем мысленного воссоздания исторического процесса. Исторический метод тесно смыкается с методом источниковедения. Историческая наука испытывает дефицит в отношении непосредственного наблюдения того, что она хотела бы изучать. Источниковедение выступает как метод изучения прошлой реальности через посредство человеческого восприятия, зафиксированного в источниках, в том числе в документах 1 . Применение новых информационных технологий в работе историков привело к возникновению компьютерного источниковедения или исторической информатики 2 .

Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину 3 .

Метод функционального анализа позволяет изучить роль и значение

ной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 12.

1 Данилевский И.Н., Кабанов В.В., Медушевская О.М., Румянцева М.Ф. Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории: Учеб. пособие / РГГУ. - М., 1998. -С. 23-24.

Соколов А.К. О современном состоянии и перспективах работы с архивом машиночитаемых документов. - Круг идей: Новое в исторической информатике // Труды I Конференции Ассоциации «История и компьютер» / Мосгорархив. - М., 1994. - С. 71.

3 Автократов В.Н., Овезов Б.Б. Некоторые аспекты системного анализа (применительно к до-кументоведческим и архивоведческим исследованиям) // Тез. сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации» (июнь 1972). - М, 1972. - С. 18-28.

37 управленческих документов, образующихся в деятельности организаций и объединенных в соответствующих документных системах 1 . Структурно-функциональный анализ делает возможным исследовать явления и процессы как системы, в которых каждый элемент структуры имеет определенное назначение (функцию) в управленческой деятельности. Его применение можно проиллюстрировать одним из классических примеров В.Н. Автократова, который указывал на причинно-следственное отношение между деятельностью фондообра-зователя и образованием органически целостного фонда документов, представляющего «информационный слепок» деятельности фондообразователя 2 . Логическим развитием структурно-функционального метода в доку-ментоведении является метод моделирования, широко применяемый в различных областях науки. Моделирование - это метод изучения объекта (оригинала) путем создания и исследования его копии (модели), замещающей оригинал, с определенных сторон, интересующих исследователя 3 . Модель - это система со своей структурой и функцией, отражающая структуру и функции системы оригинала, она является промежуточным звеном между теорией и действительностью. Поэтому модель способна отражать не толь-

Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД. - М, 1974. - Т. IV. - Ч. 1; Автократов В.Н., Ел-патьевский А.В. Проблемы комплектования государственных архивов современными документами (источниковедческий аспект) // Источниковедение отечественной истории: Сб. статей. - М.: Наука, 1976; Рудельсон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов // Вопросы истории. - 1983.

- № 2. - С. 56-69.

2 Автократов В.Н. Понятие происхождения в архивоведении // Археографический ежегодник
за 1978 год. - М.: Наука, 1979. - С. 142.

3 Философский энциклопедический словарь. 2-е изд. - М.: Советская энциклопедия, 1989.

4 Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Археографический ежегодник
за 1969 г. -М.: Наука, 1971. -С. 27.

38 ко характеристики оригинала, но и его искомые параметры. Метод моделирования нашел широкое распространение в документоведении и управлении документацией.

Этот метод тесно связан с информационным методом в документоведении, т.е. с применением положений теории информации к документам и документопотокам. Академик Н.П. Ершов справедливо отмечал, что «информационная модель - это то сопряжение, через которое информатика вступает в отношения с частными науками, не сливаясь с ними и в то же время, не вбирая их» 1 . Информационный подход к документам служит целям оценки качества содержащейся в них информации, изучения процессов ее преобразования в документированную информацию в управлении. Изучение документных систем как информационных позволяет выявить особенности распределения информации по каналам связи в управлении, а также закономерности этого процесса.

1 Ершов Н.П. Информатика: предмет и понятие // Кибернетика Становление информатики.
- М., 1986.- С. 30.

2 Труды ВНИИДАД. - Т. 3. - М., 1973; Автократов В.Н. Источниковедческий и информа
ционный подходы в теории экспертизы документов (Вопросы анализа архивоведческих
критериев ценности) // Материалы науч. конф. по проблемам комплектования докумен
тальными источниками государственных архивов СССР. - М., 1976. - Ч. 1; Рудель-
сон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования
государственных архивов // Вопросы истории. - 1983. - № 2; Елпатьевский А.В. Об ис
пользовании понятий теории информации в современном архивоведении // Труды
ВНИИДАД. - Т. 3. - М., 1973. - С. 264-271; Шапиро В.Д. и др. Управление проектами.
Зарубежный опыт. - СПб.: Два.. Три, 1993; Марка Д., Макгоун К. Методология структур
ного анализа и проектирования / Метатехнология. - М., 1993 и др.

39 ристик в количественные 1 . Положения источникометрии в дальнейшем не нашли развития, хотя их применение в рамках информационного метода могло бы позволить проводить качественный анализ письменного источни-кового фонда страны, а также разрабатывать методики прогнозирования до-кументообразования и комплектования архивного фонда.

С учетом недостаточной разработанности темы, при работе над диссертацией был использован широкий круг источников, который можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительственные акты по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственные стандарты; диссертации и авторефераты по документалистике, документоведению и архивоведению; словари, методическая литература; научные отчеты, материалы исследований, хранящиеся в спра-вочно-информационном фонде ОЦНТИ ВНИИДАД, и архивные документы.

Кроме того, в процессе подготовки работы автором использован собственный опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, документационного обеспечения управления (делопроизводства), результаты зарубежных стажировок.

Илизаров Б.С. К вопросу о единстве источниковедческого и информационного подходов при определении ценности документов // Труды ВНИИДАД. - М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1. - С. 257; Его же. Проблемы измерения в источниковедении и архивоведении (Основная источникометрии и документометрии) // Методологические вопросы документоведения, архивоведения, археографии: Сб. докл. методологического семинара ВНИИДАД. - М., 1978. - Вып. 2. - С. 62-110; Его же. Источникометрические проблемы архивоведения (Методы измерения объемов письменной информации): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1981.

40 ниє на исторические корни проблемы, без выявления которых невозможно правильное понимание современного состояния и актуальных задач докумен-товедения.

В этой связи представляет интерес группа законодательных и нормативно-правовых актов, исследование которых позволяет проследить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.

В дореволюционной России последовательно действовал ряд правовых актов, которые закрепляли правила приказного и коллежского делопроизводства 1 . Среди них необходимо выделить Генеральный регламент 1720 г., который впервые в истории России поставил делопроизводство на твердую почву закона и определил его основополагающие принципы почти на два столетия 2 .

В советское время также уделялось внимание вопросам документирования и их законодательному оформлению. Первые декреты советской власти по вопросам делопроизводства носили характер разрозненных правовых актов по актуальным вопросам документирования управленческих действий. Их отражение можно найти в опубликованных сборниках нормативных актов 3 .

Следующая группа правовых актов, которая использовалась в работе, связана с деятельностью НК РКИ СССР и его подведомственных органов по совершенствованию делопроизводства в 1920-е и начале 30-х годов 4 .

1 Судебники XV-XVII вв. - М.-Л., 1952.

2 Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // ПСЗ Российской Империи. - Т. VI. -
№ 3534; Учреждения для управления губерний Всероссийской империи // ПСЗ Российской
Империи. Собр. 1. - Т. XX. -№ 14392; Общее учреждение министерств 1811 г. // ПСЗ
Российской Империи. Собр. 1. - Т. XXXI. - № 24686.

3 Собрание узаконений и распоряжений Рабоче-крестьянского правительства РСФСР (1918-
1923 гг.).

4 Научная организация труда, производства и управления: Сборник документов и материалов

1918-1930 гг. -М., 1969.

Особого внимания потребовали нормативные акты советского правительства, которые последовательно раскрывают переход делопроизводства в ведение архивных органов, изменение их задач и функций в советский период истории, а также документы, связанные с разработкой Единой государственной системы делопроизводства.

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документаци-онного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).

В последние годы в Российской Федерации в развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» 2 . Этот закон определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией 3 .

Важное место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает законодательство об Архивном фонде Российской

Основные декреты и постановления советского правительства по архивному делу 1918- 1982 гг. // Главархив СССР.- М., 1985.

2 СЗ РФ. - 1995. - № 8. - Ст. 609.

3 См.: Надершина М.Д. Законодательное регулирование информационных процессов в Рос
сии в 1990-е гг. // Делопроизводство. - 1998. - № 2. - С. 18-23.

42 Федерации и архивах 1 . Оно состоит из Основ законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов РФ и республик, а также краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако данные основы не содержат правовой регламентации вопросов делопроизводства.

Регулирование отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне в Россию осуществляется на основе Федерального закона «Об участии в международном информацион-ном обмене» . Целью этого закона является создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.

Определенное значение для данной работы имело знакомство с рядом смежных законов, среди которых следует упомянуть Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах, и изменениях, и дополнениях к нему» 3 , Закон РФ «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» 4 , Закон РФ «О государственной тайне и изменениях, и допол-

1 Ведомости Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. - 1993. - № 33. -
Ст. 1311.

2 СЗ РФ. - 1996. - № 28. - Ст. 3347.

3 Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Рос
сийской Федерации. - 1993. - №32. - Ст. 1242; СЗ РФ. - 1995. - № 30. - Ст. 2866.

4 Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Рос
сийской Федерации. - 1992. - № 42. - Ст. 2325.

43 нениях к нему» , федеральные законы «О связи» , «О федеральной фельдъ-егерской связи» , «О почтовой связи» .

В процессе работы привлекались также зарубежные законодательные акты данного направления (Чехия, Белоруссия, Киргизия, США, ФРГ и др.) 5 .

Важными источниками исследования являются нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов. В этой группе источников необходимо отметить все редакции единой государственной системы делопроизводства, унифицированные системы документации, правила работы государственных и ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, проспекты и описания разработанных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, государственные стандарты СССР и Российской Федерации и международные стандарты в области документации.

Наиболее полным межотраслевым документом в сфере документационного обеспечения управления до настоящего времени является Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года 6 . На базе ГСДОУ была

1 СЗ РФ. - 1997. - № 41. - С. 8220-8235; там же. - Ст. 4673.

2 СЗРФ. - 1995. - № 8. -Ст. 600.

3 СЗ РФ. - 1994. - № 34. -Ст. 3547.

4 СЗ РФ. - 1995. - № 33. - Ст. 3334.

5 См.: Закон по управлению федеральной документацией США - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД.
№ 856 «п»; Закон об архивном деле Чешской республики // Информ. вестник ОЦНТИ
ВНИИДАД. -1994. - № 5-6; Закон об архивном деле Республики Беларусь // Архивы и
делопроизводство. - Минск, - 1999. - № 1; Gemeinsame Geschaftsordunng der Bundesmi-
nisterien II Der Archivar. - 1997. - № 2. - S. 259-287 и др.

6 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положе
ния. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одоб-

44 разработана Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 1993 года 1 .

В процессе подготовки диссертационного исследования были использованы многочисленные периодические издания: «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Служба кадров», другие журналы профильной и смежной тематики, материалы научных конференций, семинаров и симпозиумов. Привлекались также публикации зарубежных научных журналов, в основном, «Records management guarterly» (США), «Nachrichten fur Dokumentation», «Der Archivar», «Cogito» (ФРГ).

В процессе написания диссертации использовались терминологические словари, программы учебных курсов МГИАИ и РГГУ по дисциплинам документоведческого и архивоведческого профиля, а также смежным дисциплинам 2 .

В ходе работы были привлечены архивные документы по тематике ис-

рено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988, № 33 / Главархив СССР, ВНИИДАД. - М, 1991.

1 Подготовленная и утвержденная Росархивом в соответствии с распоряжением Правитель
ства РФ от 24 июня 1992 г. № 1118-р. Зарегистрировано в Министерстве юстиции РФ
05.08.93 № 321 / Росархив. - М., 1997.

2 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1-2 / Главар
хив СССР. ВНИИДАД. - М., 1982-1988. - Вып. 1. - 445 с, вып. 2 - 317 с; Гредасо-
ва Н.И., Репуло Л.В. Англо-русский словарь архивной терминологии. Вып. 1 / РГГУ. ИАИ.
- М., 1992. - 187 с; Немецко-русский терминологический словарь «Информация и доку
ментация» / Руководители темы: М.В. Ларин (ВНИИДАД), Т. Зеегер (Ун-т г. Потсдама) /
ВНИИДАД. - Потсдам-М., 1993-1994. - 37 с. - Рукопись депонирована в ОЦНТИ по
документоведению и архивному делу 1 марта 1996 г., № 141-96; Документоведение: Про
грамма курса для специальности № 220600 - Организация и технология защиты информа
ции / РГГУ. Фак. защиты информации. - М., 1997. - 23 с; Теория и методика архивове
дения: Программа курса для специальности № 020800 - Историко-архивоведение / РГГУ.
ИАИ. Каф. теории и методики архивоведения. - М., 1996. - 43 с. и др.

45 следования. Особенно большое значение для исследования имеют архивные документы по истории складывания и развития советского делопроизводства. Среди них следует выделить документы НК РКИ, который специально занимался вопросами совершенствования делопроизводства в 20-е годы. Фонды НК РКИ и Института техники управления, а также других учреждений 1 дают представление об организации и содержании работ по унификации и стандартизации документов, по упорядочению делопроизводства, о теоретических исследованиях в области научной организации управленческого труда и делопроизводства. В процессе деятельности органов НК РКИ зародилась идея создания единого государственного нормативного акта, регулирующего делопроизводство.

Основные положения и выводы диссертации непосредственно связаны с научно-исследовательскими работами данного профиля, которые проводятся Всероссийским научно-исследовательским институтом документове-дения и архивного дела Федеральной архивной службы России и нашли практическое применение при разработке целого ряда научно-исследовательских тем, которые выполнялись под руководством автора, и в комплексе нормативно-методических разработок института 2 .

1 ГАРФ. Ф. Р-374 (Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции СССР); Ф. Р-
4084 (Государственный институт техники управления); Ф. А-406 (Народный комиссариат
Рабоче-крестьянской инспекции РСФСР); РГАЭ, Ф. 484 (Центральный союз потребитель
ских обществ СССР); Ф. 1884 (Министерство путей сообщения СССР); Ф. 3527 (Министер
ство связи СССР); Ф. 7733 (Министерство финансов СССР).

2 См. отчеты о НИР по темам:

«Теория и практика информационного менеджмента в управленческих структурах рыночной экономики» (1994-1997); «Подготовка Словаря современных архивных терминов в области информации и документации» (1994); «Подготовка словаря современной архивной терминологии стран-членов МСА» (1994-1999); «Подготовка новой редакции Основных правил работы государственных архивов» (1996-1999); «Подготовка новой редакции Госу-

Новизна и возможность разработки поставленной проблемы связаны с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях.

Существенным отличием данной работы является то, что она представляет собой первое системное исследование, характеризующееся междисциплинарным подходом, комплексным исследованием с применением методологии истории и информационного менеджмента, а также приемов и методов документоведения, архивоведения и информатики. Отличительной особенностью исследования является правовое обоснование предлагаемых решений. В диссертации последовательно проводится идея о том, что управление документацией в условиях современного менеджмента и развития новых информационных технологий должно стать новым этапом развития до-кументационного обеспечения управления, главной особенностью которого является признание информационного ресурса одним из важнейших ресурсов управленческой и производственно-экономической деятельности любой организации. В диссертации впервые исследованы проблемы электронных документов и показано их место в системе управления документацией.

Впервые предложены меры, направленные на расширение правового поля регулирования жизненного цикла документов в оперативном управлении за счет разработки закона о документации, концепция и основное содержание которого дано в диссертационной работе. Разработаны предложения о содержании и практическом механизме реализации государственной политики в сфере официальной документации, которые, по нашему мнению,

дарственной системы документационного обеспечения управления» (1997-1999); «Доку-ментоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов». Аналитический обзор (1999) Информационный менеджмент в современных управленческих структурах: Метод, рекомендации / ВНИИДАД. - М., 1996. и др.

47 помогут ликвидировать кризисные явления в сфере документирования и организации работы с документами в практическом управлении.

В диссертации предлагается применение методологии информационного менеджмента как нового научного направления по отношению к управлению документацией. Использование методологии информационного менеджмента позволит решить многие вопросы теории и практики управления документацией в современных организациях, интегрировать документацию и информацию в единый информационный ресурс и построить эффективно действующую информационную инфраструктуру организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документаци-онного (информационного) обеспечения процессов управления.

Главные положения диссертационной работы были изложены в публикациях по теме исследования, апробированы автором в докладах и сообщениях на целом ряде научных конференций. Среди них следует указать такие, как ежегодная Международная научно-практическая конференция «Документ в информационном обществе» (1993-1999 гг.), Всероссийская конференция «НТИ-95», Всероссийская конференция «Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе (1996, 1999 гг.), научно-практическая конференция «Документ. Архив. История. Современность» Уральского государственного университета (2000 г.), конференции историко-архивного института РГГУ, методологический семинар ВНИИДАД, ежегодная научная конференция Международного института архивоведения (1994-2000 гг.) (г. Марибор, Словения), научные конференции Немецкого общества документоведов (1994, 1997 гг.), Международный коллоквиум по информации и документации (ФРГ, 1994 г.), Международный форум по электронным документам (Брюссель, 1997 г.);

48 Всероссийская конференция «Правовые проблемы информационного общества» (1999 г.).

В использовании полученных результатов заинтересованы многие категории научных и практических работников. В частности, работа представляет интерес для практической деятельности при построении систем управления документацией или реальных систем информационного менеджмента.

Материалы диссертации и ее выводы могут быть использованы при создании обобщающих трудов и учебных пособий по вопросам современного документоведения, при выборе методологии разработки и проектирования автоматизированных систем управления документацией в организациях.

Материалы диссертации имеют практическое значение при чтении общих и специальных курсов, на семинарских занятиях, при определении тематики и методики выполнения студенческих курсовых и дипломных работ.

Положения диссертации были использованы при создании проекта новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления, проекта Типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, при разработке методических рекомендаций, государственных стандартов, терминологических словарей, целого ряда научно-исследовательских работ по плану НИР Федеральной архивной службы и подпрограммы «Развитие архивного дела в Российской Федерации в рамках Федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства», при выполнении проекта «Создание и развитие информационной системы по нормативно-методической и правовой информации для документоведения и архивного дела» Федеральной целевой научно-технической программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития науки и техники гражданского назначения» на 1996-2000 годы (гос. контракт № 205-19100) - П, руководитель проекта М.В. Ларин).

Цель и задачи исследования обусловили выбор структуры диссерта-

49 ции. Диссертационная работа состоит из введения, пяти глав и заключения.

Во введении раскрывается актуальность темы, степень ее изученности, определяются цели и задачи, а также методы исследования, представлена историография проблемы.

В первой главе исследуется взаимосвязь информации и документации при формировании информационных ресурсов организации, процессы преобразования информации в документы.

Вторая глава посвящена эволюции управленческого документа, его терминосистемы, особенностям электронной документации.

В третьей главе исследованы исторические аспекты развития делопроизводства, систем управления документацией в связи с реформированием государства и современные проблемы документационного обеспечения управления, даны характеристика их правового обеспечения и развернутое представление об управлении документацией.

В четвертой главе разработаны вопросы теории и практики применения новых информационных технологий при построении конкретных систем автоматизации управления документацией в организациях.

В пятой главе сформулирована новая методология информационного менеджмента по отношению к управлению документацией в современных условиях открытого общества.

В заключении подведены итоги исследования и выработана стратегия комплексного решения задач научной, организационной и практической работы в данном направлении.

Введение

Глава 1. Документированная информация как ресурс управления 50

1.1. Роль информации в управлении 50

1.2. Информационная инфраструктура организации 67

1.3. Информационные ресурсы организаций 81

Глава 2. Некоторые проблемы эволюции управленческого документа 97

2.1. Развитие понятия «документ» 97

2.2. Управленческая документация

2.3. Электронная документация 119

Выводы 140

Глава 3. От делопроизводства к управлению документацией 143

3.1. Дореволюционный этап развития делопроизводства 143

3.2. Советское делопроизводство 160

3.3. Современная законодательная и нормативная база документационного обеспечения управления 184

Выводы 226

Глава 4. Проблемы автоматизации управления документацией 232

4.1. Автоматизация документационного обеспечения управления в 70-80-е годы 232

4.2. Современные условия и предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией 245

4.3. Проблемы систематизации, выбора и оценки автоматизированных систем управления документацией 269

Выводы 285

Глава 5. Методология информационного менеджмента в управлении документацией 288

5.1. Предпосылки возникновения информационного менеджмента 288

5.2. Понятие информационного менеджмента 303

5.3. Задачи, функции и структура информационного менеджмента в организации 322

Выводы 341

Заключение 344

Список источников и литературы 355

Приложения 414

Введение к работе