Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, Вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.

Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

Чтобы Вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с Вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками.

Основное правило планирования времени

60 % - запланированная активность

20 % - непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)

20 % - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество)

Рабочее время

60% запланированное время

20% непредвиденное время

20 % спонтанное время

В зависимости от вида и рода Ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.

Таким образом Вы приобретете:

постоянное представление о расходе своего бюджета времени;

опыт как основу для будущей потребности во времени;

исходные позиции для совершенствования применяемой Вами методики работы и распределения времени и т д.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает даются намного легче, чем более важные. Используйте для этих целей рабочий формуляр «Список дел и контроль за их выполнением» (образец см. 3.3).

Работа по системе и соблюдение временных планов важнее заполнения формуляров (педантичного ведения записей).

6. Приспособляемость		Примечание
Проявляйте гибкость, поскольку планы времени составляются не для того, чтобы облегчать Вам жизнь, а для того, чтобы достигались Ваши цели
7. Восполнение потерь времени		Примечание
Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне

8. Письменная форма		Примечание
Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и Вы будете всегда иметь полный обзор дел
9. Перенос несделанного		Примечание
Невыполненные задачи, которые Вы не хотите вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов

Вместо: «позвонить г-ну Майеру»

Лучше: «согласовать с г-ном Майером программу для ЭВМ».

Таким образом Ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то Вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что Вам спонтанно приходит на ум.

Постоянно задавайтесь вопросами:

В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.? Чего я хочу достичь?

Опыт показывает

На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

Если Вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.

Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае с. г.» (продолжительность - 90 мин.) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание - не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.

Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «Как можно скорее». Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2-3 недели?

Без фиксаций точных сроков при договоренности с другой стороной Вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!» или «Я еще в среду Вам сказал: «Как можно быстрее!» - А вы приносите мне отчет только сегодня!»

Заключайте конкретные соглашения («минидоговоры» относительно срока окончания работ). Спрашивайте или говорите, к какому сроку задание должно быть выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой стороны. Если Ваши представления не совпадают, Вы можете прийти к другому, более реалистичному соглашению.

Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному, и только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.

Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать «сегодня» или даже «на этой неделе». Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают нашу энергию. Но в свете более или менее длительной перспективы их кажущееся огромным значение исчезает. С чувством потери вспоминаем мы о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.

21. Рутинная работа			Примечание
Планируйте выполнение рутинных функций, например чтение месячных отчетов, обход предприятия и т. п.
22. Непродуктивная деятельность				Примечание
Следите за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, как, например, изготовление фотокопий, несущественные собрания и т. п., у Вас уходило как можно меньше времени, ограничивайтесь здесь только действительно необходимым. Иначе вы будете не в состоянии использовать свое время для более важных дел

Теперь напишите те пять ключевых правил или принципов, которых вы собираетесь в первую очередь придерживаться в ближайшее время.

Планирование рабочего времени не просто набор красивых слов, а система знаний, способная принести пользу как на индивидуальном уровне, так и в масштабах целого предприятия.

Вы узнаете:

• Что дает рациональное планирование рабочего времени на предприятии.
• Какие существуют методы планирования рабочего времени.
• Какие есть правила эффективного планирования рабочего времени.

Не секрет, что на эффективность работы организации не в последнюю очередь влияет отдача от ежедневного труда персонала по управлению. Отсутствие современных приемов и методов труда, отказ от совершенствования рабочего индивидуального стиля руководителем и его подчиненными приводят к тому, что трудности в налаживании работы такого коллектива становятся аксиомой.

Компоненты, определяющие, насколько руководитель готов к успешной деятельности, довольно просты. Это его навыки, умения, профессиональные знания и, конечно, личные качества. Тем не менее не стоит сбрасывать со счетов анализ причинно-следственных факторов, вызывающих проблемы и трудности, а также стремление к их преодолению и повышению качества своей работы. Здесь на помощь приходит рациональное использование руководителем рабочего времени, проще говоря, его планирование. Ведь оно призвано устранить дефекты ежедневного трудового процесса.

Эффективность планирования рабочего времени базируется на целях деятельности в зависимости от их длительности: краткосрочных и долгосрочных. Такая основа управления не требует дополнительных усилий, поскольку все обозначенные действия и мероприятия получили свои предельные сроки в ходе процесса организации.

У целей, поставленных руководителем, есть две функции: определять необходимые для их реализации действия и стимулировать их выполнение. Когда руководитель ставит перед собой четкое задание, его поступки обретают сознательность в его осуществлении. Целеполагание представляет собой некую движущую силу, заряжающую деятеля энергией вплоть до самого достижения результата.

Чтобы планирование баланса рабочего времени было максимально результативным, руководителю нужно прибегнуть к тактике «периодов планирования» (ими могут быть различные временные промежутки: год, месяц, неделя, день). Особенность состоит в индивидуальности каждого такого диапазона, что подразумевает создание отдельных планов, которые бы отражали соответствующий временной отрезок.

Таким образом, главным положительным акцентом правильного планирования свободного времени становится выигрыш самого времени. Руководитель обретет возможность эффективного и плодотворного достижения охарактеризованных рабочих целей, а времени затратит при этом как можно меньше. В организации индивидуальной работы роль планирования сложно переоценить: ведь оно помогает подготовиться к выполнению поставленных целей и структурировать время, отведенное для работы.

Как делегировать задачи, чтобы сберечь 25 % рабочего времени: чек-лист

Чтобы справиться с огромным потоком информации и развивать бизнес, важно распоряжаться временем рационально и не растрачивать силы на рутинные дела. Для этого нужно правильно делегировать задачи подчиненным и проконтролировать их выполнение.

Проверьте по чек-листу, который подготовила редакция журнала «Коммерческий директор», правильно ли вы распоряжаетесь рабочим временем или совершаете ошибки в делегировании задач и засиживаетесь на работе.

Методы планирования рабочего времени

Принцип Парето

Вильфред Парето (1848–1923) сформулировал принцип, согласно которому в рамках определенной группы объективная значимость некоторой малой части будет значительно выше ее относительного веса в этой группе. Парето в своей модели использовал формулу 80/20, которая стала применяться повсеместно.

• От 20 % проданных товаров можно получить 80 % прибыли.
• 80 % оставшихся товаров принесут только 20 % прибыли.
• 20 % ошибок провоцируют 80 % утрат.
• 80 % остальных ошибок провоцируют 20 % утрат.

Не обошли стороной этот принцип и любители планирования рабочего времени. Если спроецировать его на работу менеджера, то результат будет следующим: для достижения 80 % результатов нужно затратить только 20 % рабочего времени. Остальная же доля затраченного времени приносит всего 20 % от общего результата.

На языке трудового процесса это будет означать, что легкая и приятная работа, на которую тратится минимум сил, но приличное количество рабочего времени, не должна стоять в приоритете. Начинать деятельность необходимо с максимальным учетом важности каждой задачи. На первом месте планирования работы должны стоять жизненно важные вопросы.

Для полной имплементации принципа Парето в вопросах рационального планирования и учета рабочего времени нужно проанализировать все задачи на предмет процента их вклада в общий результат, а также распределить их по АВС-категориям.

АВС-планирование

В основе ABC-анализа лежит опыт, демонстрирующий, что доли дел большей и меньшей степени важности зачастую примерно одинаковые. Буквы А, В и С используются для распределения значимости задач относительно реализации целей на три класса. Этот принцип приглянулся многим менеджерам.

Вы также можете применять этот анализ в планировании использования своего рабочего времени. Главное - помнить, что распределять рабочее время нужно относительно важности задач, а не их трудоемкости и веса в общем плане деятельности.

АВС-анализ исходит из опыта, базирующегося на трех китах.

• Задачи категории А (наиболее важные) получают 15 % от общей массы задач менеджера. Несмотря на невысокий относительный вес в планировании, они вносят вклад в достижение целей в размере 65%.
• Задачи категории В (важные) составляют приблизительно 20 % от общего показателя задач, а их важность оценивается тоже в 20 %.
• Задачи категории С (как наименее важные): им отводится около 65 % от общей цифры, однако их важность мизерная - всего 15 % относительного веса.

Соответственно, при планировании рабочего времени АВС-анализ заостряет свое внимание на первоначальном выполнении задач из категории А, поскольку львиную долю эффективности конечной рабочей деятельности приносят именно они. Далее в порядке очереди стоят вопросы из группы В, вкладом которых в конечный результат тоже не стоит пренебрегать. И напоследок уже можно решать, что делать с оставшимися задачами категории С: вносить в планирование своего рабочего времени или делегировать.

Принцип Эйзенхауэра в планировании рабочего времени

Матрица Эйзенхауэра (приоритетов) заслужила широкое признание в качестве инструмента планирования личного и рабочего времени.

Она состоит из четырех полей (квадрантов), где каждому из них соответствует определенная категория задач. Категории строятся на основе двух принципов: важности и срочности. Их соотношение лучше всего продемонстрировано наглядно на рисунке ниже.

Квадранты заполняются только в том случае, если вносимые в них дела соответствуют определенному полю. Чтобы полностью понять принцип работы этой матрицы, нужно определиться с задачами, которые отвечают каждому квадранту. Стоит помнить, что матрица будет эффективна только для задач на протяжении дня или другого небольшого промежутка времени.

1. Квадрант 1: Важное и срочное

Сердцем матрицы Эйзенхауэра является именно первый квадрант, поскольку таит в себе главный секрет - его оставляют пустым. Это будет говорить о том, что человеку присущ навык эффективного планирования рабочего времени для достижения целей.

Наличие дел, претендующих на первый квадрант, свидетельствует о постоянных авралах в жизни и работе такого человека. Следовательно, человек не привык к распределению своих дел и обязанностей, а вместо этого оттягивает все, что может, до последнего момента. И, когда сроки поджимают, принимается за работу.

Разумеется, лучше всего предотвратить возможные ситуации, если обдумать все заранее. Ведь есть общеизвестный принцип, согласно которому устранять последствия всегда сложнее, чем предусмотреть все возможные неприятности. В случае, если такие дела могут быть выполнены другими людьми, их стоить передать.

1. Квадрант 2: Важное и неcрочное

В планировании своего рабочего времени Эйзенхауэр определял наиболее важными делами задачи из второго квадранта. Если исполнитель последовательно выполняет своевременно помещенную в данный квадрант задачу, то он может себе позволить потратить на нее столько времени, сколько будет необходимо. Его не будут преследовать суета, спешка и различные негативные последствия. Это очень похоже на прием у врача: как профилактический осмотр офтальмолога предотвратит более серьезные проблемы со зрением, так и правильно выбранное время для работы над отчетом позволит избежать срочных ночных переработок.

Планирование и учет рабочего времени в рамках второго квадранта составляют так, чтобы достичь личных целей работника.

И хотя над трудящимися не висит дамоклов меч в виде срочности работы, что позволяет сосредоточиться на качестве труда, не стоит забывать, что сроки все равно есть, и за ними нужно следить, поскольку неудача с выполнением задачи второго квадранта автоматически переносит ее в первый. А этот исход чреват последствиями для планирования личного времени.

1. Квадрант 3: Срочное и неважное

Тип дел, соответствующий третьему квадранту, не позволяет сконцентрировать внимание на более важных делах из-за своей срочности. И такие дела легко спутать с делами из первого квадранта. Однако стоит провести границу между срочным и важным, поскольку эти понятия не синонимичны. Есть простой способ такого определения: необходимо задать себе вопрос, приближает ли та или иная задача к выполнению заданной цели. Обычно дела из третьего квадранта получают отрицательный ответ.

Чаще всего в этот квадрант вносят бытовые вопросы: химчистка одежды в конце сезона, помощь соседям в срочном деле, не важные встречи и переговоры. Есть и другой пример - ремонт компьютера, но здесь стоит быть предельно внимательным: если эта техника нужна для работы, то ее ремонт станет задачей первостепенной важности (то есть первого квадранта), а если используется только для развлечения, то самое место этой проблеме в третьем квадранте.

Дела данного квадранта не только не вписываются в планирование рабочего времени, но даже отвлекают от главных целей и отбирают ценное время. Лучше всего не уделять им внимание, если есть такая возможность. Как же определить важность задачи для себя? Очень просто. Следует задать себе вопрос: «Что случится, если я этого не выполню?»

1. Квадрант 4: Неважное и несрочное

К данной категории причисляют дела нашего быта, не имеющие никакого отношения к работе: социальные сети, форумы, серфинг в интернете, компьютерные игры, просмотр сериалов. Да, такая деятельность определенно приятная, но она не является обязательной.

В целом эта активность значительно снижает продуктивность рабочего дня, Эйзенхауэр называл дела из этой категории «пожирателями личного времени».

Взять, например, сериал длительностью в 200 часов - в перерасчете получится целая неделя убитого времени, которое можно было реализовать с куда большей пользой.

Поэтому необходимо выявить своих личных пожирателей и стремиться к жесткому контролю над ними путем планирования не только рабочего, но и личного времени.

Есть в этом квадранте и рутинные дела, для многих не столь приятные: скажем, мытье посуды, уборка, приготовление пищи. Здесь тоже стоит искать компромисс с теми людьми, с которыми проживаешь в одном доме, для планирования равномерной нагрузки.

Здоровый пофигизм: инструкция для тех, кто не верит в тайм-менеджмент

Инструкция, которую подготовила редакция журнала «Коммерческий директор», расскажет, как найти гармонию в жизни даже в безвыходных ситуациях, объяснит, от каких установок, навязанных обществом и СМИ, нужно срочно избавиться, и подскажет, что делать, если вам не хватает и суток, чтобы справиться с работой.

Таблица планирования рабочего времени

Приведем простой пример в форме таблицы.

Вторник		Подзадача	Комментарий
	Проверить список дел
	Поездка на работу
	Телефонные звонки		Добрать номера двух контактов с рабочей электронной почты
	Написание статьи	Анализ материалов
	Написание статьи	Перевод дополнительных материалов с иностранного языка и набор основного текста	Не забыть оформить сноски на источники и исправить дефисы на тире
	Поход к редактору
	Совещание
Среда

Данный пример наглядно демонстрирует принцип построения рабочих планов. При необходимости таблицы могут быть большей глубины, с расширенным пространством для примечаний. Не важно, какая программа будет применена для реализации, скажем, индивидуального планирования рабочего времени руководителя/специалиста. Таблица - средство универсальное, ее можно нарисовать даже на простой бумаге. Что действительно важно - уметь адаптировать ее под себя, свои задачи и цели, и определить, для каких временных интервалов она будет использоваться: по дням, неделям, месяцам.

Как происходит планирование фонда рабочего времени

Начальный этап планирования заключается в анализе исходных параметров системы - наличия активности по улучшению фонда рабочего времени (ФРВ) и ее направлений. Далее следует ответ на вопросы: на ком лежит ответственность за данную активность (специалистах, службах) и ее планирование? Насколько учитывается рабочее время? Осуществляется ли наблюдение за расходованием рабочего времени? Раскрываются ли резервы ФРВ? Проводятся ли мероприятия, направленные на уменьшение потерь рабочего времени на этапе планирования? Какие методы для этого используются?

Следующий этап - анализ применения ФРВ. В его рамках изучают динамику выработки рабочих (с привязкой ко времени - часовая, дневная, годовая) и выявляют воздействующие на нее факторы; анализируют состояние ФРВ и определяют незадействованные возможности для снижения отдельных видов неявок; прорабатывают данные наблюдений по эксплуатации фонда рабочего времени и др. Подробнее о методиках анализа использования фонда рабочего времени можно узнать из учебной и методической литературы.

Информационную базу осуществления анализа ФРВ составляют данные статистического и табельного учета рабочего времени; сводка первичного учета (листок о простое, сверхурочной занятости, об устранении брака); самофотографии и фотографии рабочего времени; данные опросов и анкет.

В ходе анализа исследуется применение всего ФРВ и его составных частей - целодневного и внутрисменного фондов в рамках различных уровней предприятия (структурных подразделений, предприятия в целом, профессий и групп). Такой подход дает возможность обнаружить «узкие места», которым следует уделить внимание в первую очередь. Результат анализа - оценка резервов усовершенствования применения ФРВ и соответственно повышение эффективности планирования рабочего времени.

Полученные результаты употребляются для планирования полезного фонда рабочего времени. Данное мероприятие включает в себя подготовку планового бюджета баланса, сравнение его составляющих с нормами предприятия, а также экономию рабочего времени на непроизводительные затраты. Методы распределения баланса рабочего времени получили достойное освещение в учебных материалах и пособиях.

Планирование и анализ рабочего времени обрели специфические черты в условиях рыночной экономики. Например, административные отпуска принудительного характера являются выгодными для предприятия с точки зрения его расходов. Неполное рабочее время утратило свой статус резерва.

В планировании ФРВ актуальным становится дифференцированный подход для постоянных сотрудников с полной ставкой, временных работников; в режимах частичной занятости.

С целью наиболее эффективной организации и планирования рабочего времени на предприятии проводятся специальные мероприятия: социально-экономические, организационно-технические и лечебно-профилактические. Они отражаются в различных организационно-технических планах, планировании усовершенствования условий труда и др. Вовлечение внешних участников нужно обсудить с органами местной власти и только потом вносить их в планирование деятельности. Любое мероприятие должно быть ресурсообеспеченным.

Как правильно осуществить планирование рабочего времени

Правило 1. Вставать в одно и то же время

Эта начальная стадия любого планирования очень дисциплинирует и способствует приливу сил.

Правило 2. Позитивное настроение в начале дня

Работайте над своим настроением каждое утро, ведь оно сильно влияет на решение поставленных задач для достижения целей. Для этого можно задать себе три вопроса:

• Каким образом «сегодня» приблизит меня к успеху?
• Что следует сделать мне, чтобы сегодняшний день подарил как можно больше радости?
• Что стоит сделать в этот день, чтобы поддержать свое здоровье?

Ответ на эти вопросы и создание позитивной мотивации зачастую не превышают двух минут. Дайте их себе перед началом выполнения стандартной утренней деятельности.

Правило 3. Правильное начало дня

Залог гармоничного утра - крепкий ночной сон и хороший завтрак. Но многие ими жертвуют, отговариваясь недостатком времени. Однако обе миссии требуют всего лишь расстановки приоритетов на этапе планирования суточного режима - в сущности, нужно просто распределить свое время таким образом, чтобы пораньше лечь спать.

Правило 4. Учитывайте такие факторы, как усталость, при планировании рабочего дня

Многие ощущают, что их трудовая производительность весь день меняется, как синусоида. Это не зависит от суточных биоритмов - от того, «жаворонок» вы или «сова». Стоит выяснить свои личные периоды подъема активности и разместить в планировании деятельности самые важные дела на этот суточный интервал. Ежедневному рутинному труду, не имеющему особой важности, лучше уделить послеобеденное время.

Правило 5. Делайте перерывы вовремя

Одним из основных правил планирования рабочего времени считается небольшой отдых, поскольку он дает возможность организму восстановить силы и вернуть внимание для работы. Обязательно делайте кратковременные перерывы в работе, длительность и частоту устанавливайте сами. Помните о регулярности.

Правило 6. Доводите начатое до конца

Старайтесь не прыгать в работе и доводите начатое дело до логического завершения. Не отвлекайтесь на более мелкие дела, ведь они крадут рабочее время. Помните, что, возвращаясь каждый раз к уже начатому делу, придется повторять старые действия, а это скажется на балансе планирования личной активности.

Правило 7. Находите полезное применение свободному времени

Стремитесь заполнять все неучтенные промежутки в своем расписании (ожидание в очереди, неинформативное совещание) полезной деятельностью. Ее сущность определяйте сами, задав себе вопрос: «Чем я могу заполнить эти минуты, чтобы получить максимальную пользу?»

Правило 8. Придерживайтесь принципа 70/30

Заносить в ежедневник нужно только 70 % своего рабочего времени. В противном случае, даже расписав свой рабочий день на 100 %, вы не получите гарантий, что все задачи будут выполнены, даже больше: многие действия не совпадут с расписанием. Цель планирования рабочего времени по этому принципу - сохранение нервной системы от перегрузок, предотвращение ощущения себя машиной и заточения в жесткие рамки.

Правило 9. Вечером составляйте план дел на завтра

Планирование дел на завтрашний день совершайте в конце дня сегодняшнего и делайте его в форме письменного списка - так точно не ничего не упустите. Лучше установить важность дел заранее и распределить по колонкам. Это даст возможность сосредоточить внимание на необходимых задачах, а менее значимые можно будет и подвинуть в случае возникновения форс-мажора.

Правило 10. Находите в каждом часе время для отдыха

Непреложное правило для каждого. Чем чаще вы сможете находить время для отдыха, тем продуктивнее будете потом работать. В этот период можно навести порядок на рабочем месте, в доме, помыть посуду, почитать журнал или книгу, прогуляться на свежем воздухе, помочь окружающим. Если вы не можете делать это стихийно, подвергните и эти действия планированию.

Правило 11. Реалистично подходите к своим возможностям

Не заваливайте себя огромным объемом работы, считая, что вам любые горы по плечу. Подойдите трезво к оценке собственных сил и возьмите лучше то, с чем гарантированно справитесь за день/неделю/месяц, такое планирование рабочего времени будет более эффективным.

Правило 12. Воспользовавшись предметом, возвращайте его на место

Такой подход к предметам на столе и в кабинете помогает сэкономить время в дальнейшем. Возьмите за правило, попользовавшись вещью, вернуть ее туда, где взяли. Установите определенные места для разных типов вещей - папку для бумаг, пенал для карандашей, ящик стола или коробку для чеков.

Правило 13. Ведите активный и здоровый образ жизни

Казалось бы, зачем нужны работнику офиса спорт, йога, фитнес, правильное питание, гимнастика? Затем, что здоровое тело и хорошее самочувствие лучше всего настраивают на позитивную энергетику и готовность к высокопродуктивной рабочей активности, особенно после ее качественного планирования.

Правило 14. Занимайтесь тем, что приносит вам удовольствие

Лучший способ самоорганизации в планировании и осуществлении профессиональной деятельности - испытывать чувство удовлетворения и любви к своей работе. Преимущество его в том, что мотивацию не приходится вытягивать клещами, она приходит сама и в большом объеме.

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Совет 1. Пересматривать планы на день

Для этого можно воспользоваться АВС-анализом или матрицей Эйзенхауэра. Даже десятиминутная подготовка к рабочему дню может сэкономить до двух часов в сутки. Используйте их с толком.

Совет 2. Формирование блоков схожих дел

Постоянно отвлекающемуся человеку нужно значительно больше времени на работу, чем собранному и увлеченному. Это происходит из-за необходимости очередного «разбега» и «погружения», то есть возвращения к трудовой активности. Сэкономить рабочее время помогут блоки однотипных заданий: их легче зафиксировать на этапе планирования деятельности.

Совет 3. Выделяйте себе личное время на работе

Нередко от прямых обязанностей отвлекают визитеры, подчиненные или клиенты по телефону. Все они создают сильные помехи при выполнении действительно важных задач, нарушают баланс рабочего времени. В связи с этим нельзя быть доступным для всех и каждого на протяжении всего трудового дня - как в своем кабинете, так и в телефонном режиме. В процессе планирования рабочего времени мастера своего дела организовывают для себя промежутки, когда никто не будет их беспокоить. Вы тоже можете воспользоваться их средствами, например установить часы приема посетителей, воспользоваться автоответчиком.

Совет 4. Отводите ограниченное время на каждую рабочую задачу

Длительность выполнения определенного вида работы находится в прямой зависимости от имеющегося в распоряжении времени. Планированию подлежит даже самое мелкое задание: учитесь уделять задаче ровно столько времени, сколько понадобится на ее выполнение. Например, деловые переговоры не стоит затягивать, нужно максимально обсуждать все интересующие вопросы, но не более часа. Сделать это можно с помощью жестких временных рамок и регламента. Руководствуйтесь простым правилом: «Время - деньги», цените и экономьте их.

Совет 5. Используйте делегирование

Ни один уважающий свое время деятель не должен выполнять все задачи самостоятельно. Этот подход уже описывался в принципах и правилах планирования рабочего времени: все, что можно передать на выполнение другим лицам (65% задач, пожирающих время и силы, но не приносящих весомого результата), должно быть им делегировано. Это касается не только помощи сотрудников, но и использования помощи сторонних агентств, организаций, консультационных фирм.

Совет 6. Дробите крупные задачи на составляющие

Люди склонны увиливать от крупных или объемных задач, всячески затягивать их выполнение, потому что результат кажется им чересчур далеким. Этот факт свидетельствует о слабых навыках планирования личного времени, но его можно обойти. Дела, дающие максимально быстрый результат, нравятся практически всем. Это подметил еще Альберт Эйнштейн на примере рубки дров. То же самое можно сделать и с долгосрочными целями и большими проектами: разделить их на небольшие задания, заняться их планированием, а затем методично выполнять в течение определенного периода времени (к примеру, по два часа в день). Спустя, скажем, неделю появятся первые результаты - будет достигнута цель первой части проекта (согласно планированию), это придаст сил и мотивации продолжать работу в этом направлении.

Совет 7. Определяйте себе личные сроки для приоритетных дел

Когда вы заранее знаете, какие именно дела будут приоритетными для текущего месяца, их можно отметить в рабочем календаре и воспринимать в личном планировании дел наравне с теми же переговорами/ совещаниями. Таким образом, когда возникнет необходимость внести на эту дату другое мероприятие или действие, она уже будет «забронирована», что лишний раз напомнит вам об объективной значимости поставленной задачи. Этот совет занимает особую ценность в вопросе планирования рабочей деятельности.

Совет 8. Правильно организуйте рабочее место

В первую очередь это касается порядка на рабочем столе. На нем надлежит оставлять только те документы, без которых невозможно обойтись в выполнении задач категории А. У этого действия есть психологическая подоплека: порядок на столе помогает порядку в мыслях, а лишние бумаги отнимают время.

Совет 9. Старайтесь, чтобы другие не навешивали на вас дополнительные обязанности

Часто руководители интересуются и занимаются все новыми делами, расширяя сферы своей компетенции. Придя из личного интереса на переговоры, которые сотрудник обычно не посещает, он может попасть в рабочие группы или получить дополнительные задания, которые не внесены в его план и в итоге станут бременем для основной работы и ее планирования. Лучше всего перепроверять все свои действия на предмет их нужности в рамках должности, тем самым повышая свои навыки планирования рабочего времени.

Совет 10. Оценивайте, насколько действительно важны и неотложны дела, в которые вас внезапно хотят вовлечь

Форс-мажоры и другие неотложные дела - обычное явление для любой фирмы или предприятия, даже если они стремятся действовать в рамках строгого планирования. Для их решения мобилизуют все доступные ресурсы. Если вы согласитесь помочь в сложившейся ситуации, помните, что это отнимет время от текущих важных задач в вашем графике, поэтому всегда взвешивайте, стоит ли им жертвовать.

Совет 11. Не действуйте в результате порыва - принимайте только взвешенные решения

Иногда определенные решения принимаются в результате импульса, неконтролируемого порыва. Но это провоцирует отклонения в графике и помехи эффективному планированию рабочего времени для достижения цели. Если вы ощутили сиюминутное стремление что-то сделать (например, позвонить), тщательно обдумайте и взвесьте, действительно ли стоит осуществить задуманное.

Совет 12. Правильно устанавливайте приоритеты в делах

В большом потоке дел - конференций, совещаний, звонков, текстов - бывает очень сложно ориентироваться, и, когда вы беретесь за все сразу или хватаете по частям с разных концов, в итоге успеваете очень мало. Здесь полезно вспомнить такой способ планирования времени, как матрица приоритетов, и начинать деятельность с выполнения четко поставленных и однозначно значимых задач, постепенно продвигаясь к менее важным.

Планирование рабочего времени секретаря руководителя

Основная обязанность и цель планирования индивидуального рабочего времени секретаря - максимально разгрузить начальника и помочь тому распределить свое время. На нем лежит задача повышения эффективности использования всех возможных часов и минут для трудовой активности. А это значит, что задания и планирование деятельности руководителя и секретаря взаимозависимы.

В первую очередь секретарь помогает в организационных, подготовительных и управленческих видах работы, освобождает начальнику пространство для творчества. С этой целью помощнику необходимо знать режим дня вышестоящего звена, график его задач на все возможные периоды - день/месяц/квартал. Эффективное планирование рабочего времени секретаря зависит от графика его непосредственного руководителя, поскольку он занимается подготовкой всех встреч, переговоров и других дел (приемом визитеров, оформлением документов), которые есть в графике начальника. Ключевую роль в планировании играет иерархия задач по их ценности и важности.

Кроме этого, в обязанности секретаря включена и другая работа, не зависящая от режима дня начальства (и отраженная в планировании трудовой активности): это проверка почты и ответ на корреспонденцию, документооборот, контрольная картотека и т.п. Навыки планирования рабочего времени помощника должны быть на высоте. Начальными пунктами его расписания всегда выступают повторяющиеся действия, например:

• подготовить рабочее место руководителя;
• привести в порядок собственное рабочее место;
• обработать все виды входящих писем;
• просмотреть контрольную картотеку;
• предоставить начальству сводку о состоянии дел и уточнить расписание на текущий день.

Рассмотрим простой пример планирования рабочего времени в привязке к графику руководителя. Программа действий секретаря обретет примерно такой вид. Когда в планах начальника стоит совещание в 11:00, значит в плане помощника на 10:30 будет отмечена его организация со всеми вытекающими действиями: напоминание, ксерокопирование материалов, уборка конференц-зала, протоколирование. Если в 14:00 руководитель запланировал переговоры вне офиса, то в графике секретаря будут пункты о вызове автомобиля, сборе документов. Также в списке работ указывается, с кем и в какое время нужно соединить начальника для телефонного разговора, какую документацию необходимо исправить, а какую заполнить с нуля, и т. п.

Оптимальный вариант - определить совместно с начальником постоянный временной интервал для ежедневных действий: подписания документации, приема посетителей. Это наладит работу и поможет планированию рабочего времени и специалиста, и его помощника. При разработке рабочего графика также нужно оставлять приличный резерв на случай внезапных срочных и важных поручений, телефонных звонков и других экстренных ситуаций.

Конец рабочего дня секретарь посвящает отправке исходящей корреспонденции, а также выполняет планирование мероприятий на завтра.

Когда трудовой день закончен, а руководитель задерживается в офисе, помощник может уйти домой только в том случае, если между ними будет соответствующая договоренность и он снабдит начальника всеми необходимыми данными.

Перед тем как покинуть помещение, секретарь убирает все документы, закрывает шкафы, сейфы, выключает электронное оборудование (это не касается телефона, модема, факса), приводит в порядок рабочее место.

Планирование рабочего времени менеджера

Сущность планирования - подготовка к осуществлению целей и регламентация рабочего времени. Принципы планирования рабочего времени менеджера особо не отличаются от общих принципов регулирования трудовой деятельности. Рациональное применение своих временных ресурсов предполагает понимание своих функций, целей, задач и временного бюджета.

В процессе организации рабочего времени специалиста используются широко известные методики планирования. Менеджеру нужно руководствоваться такими правилами:

• 60 % дневного рабочего плана отводится на плановые работы;
• 20 % времени - на непредвиденные действия;
• последние 20 % лучше оставить на спонтанно возникающие задачи.

«Плоские» организационные структуры используются на небольших предприятиях для решения сложных задач в условиях существенной неопределенности. Для таких подразделений характерны следующие недостатки: чрезмерная загруженность менеджеров, сложность в контролировании действий большого количества людей, а также трудности, связанные с координацией работы подразделений.

Потраченное время (особенно если оно не отмечено на этапе планирования) должно быть зафиксировано с обязательным указанием, на что и каким образом оно было использовано. Это способствует тому, что, получив полную картину затрат своего рабочего времени, менеджер сможет эффективнее организовать его планирование в будущем; с целью разработки качественного плана задачи будут поделены на кратко-, средне- и долгосрочные.

Регулярность, системность и последовательность должны позиционироваться в качестве основных принципов планирования. Необходимо следовать одному из важных принципов планирования деятельности - реальности целей: брать на себя столько обязанностей, сколько будет по силам выполнить.

В основе рационального расхода рабочего времени менеджера лежит его перспективный план. Это многолетняя система, с учетом которой создаются годовые и квартальные планы. Последние могут быть скоординированы с годовым и быть поделенными на месячные. Ежедневный и недельный планы полностью им соответствуют и при этом наиболее точно отражают использование рабочего времени менеджера. Планирование рабочей деятельности на уровне одного дня - важная ступень в общем планировании рабочей деятельности менеджера, оно подлежит постоянному контролю и корректировке в зависимости от обстановки.

Из этой статьи вы узнаете:

• По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
• Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
• Какие методы применяются при планировании рабочего времени
• Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности. В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.

Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.

Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

1. Личные качества начальника.
2. Действия руководителя.
3. Независимые причины.

Личные качества начальника , которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

1. Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
2. Систематическая спешка.
3. Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

1. Отсутствие мотивации у персонала.
2. Разрушение межличностной коммуникации в организации.
3. Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
4. Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

1. Длинный перечень заданий, поручений, дел.
2. Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.

В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

• С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
• С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
• Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
• С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
• К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
• Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
• При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

• Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
• Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
• Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
• Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
• Руководитель не должен быть импульсивным.
• Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
• Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
• Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
• Умейте пользоваться временными промежутками.
• В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
• Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

• К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
• Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
• После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

1. Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
2. Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
3. Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
4. Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
5. Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
6. Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
7. Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
8. Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

АВС-планирование

Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности. Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C. Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.

В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:

• К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
• К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
• К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.

По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.

Метод Эйзенхауэра

Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.

Задайте себе вопросы:

• Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
• Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?

Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.

Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:

1. Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
2. Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
3. Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
4. Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.

Планирование призвано обеспечить рациональное использование, вероятно, самого ценного достояния - времени, а именно: либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности, либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Чем лучше мы распределим (спланируем) свое время, тем лучше сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени.

Планирование повседневной работы, средне и долгосрочных акций и результатов имеет своим результатом экономию времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Вряд ли необходимо доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. С позиций самоменеджмента планирование означает, что менеджер в своей деловой сфере должен стать предпринимателем для самого себя и планировать использование своего времени для достижения своих целей. Так же как любая организация планирует или должна планировать свою производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, а не отдаваться во власть событий.

Практический опыт свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на выполнение задания и в конечном счете к экономии времени в целом. Однако сам процесс планирования не может быть произвольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) на планирование надо тратить не более 1% времени. Например, для разработки плана дня следует выделить 5-10 минут.

Динамика и частичная непредсказуемость производственной деятельности, как правило, приводят к тому, что абсолютный оптимум никогда не может быть запланирован и достигнут, однако если в результате планирования достигается ежедневный выигрыш порядка 30 минут, то это уже можно считать успехом. Общее правило можно сформулировать так:

Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить более одного часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами.

Ниже приведен перечень преимуществ планирования времени в самоменеджменте.

Достижение цели :

· определение профессиональных и личных целей;

· достижение профессиональных и личных целей кратчайшим путем;

· реалистичное рассмотрение целей с позиций ограниченности во времени.

Выигрыш во времени :

· экономия времени для действительно важных дел и целей, для исполнения управленческих функций, для работы с сотрудниками, для семьи, досуга;

· четкое представление о времени, необходимом для выполнения различных проектов, задач и видов деятельности (что, когда, к какому времени необходимо сделать);

· правильная оценка времени и выявление потребности в нем.

Приоритеты:

· концентрация на действительно важных задачах и обеспечение их решения;

· определение степени важности тех или иных видов деятельности;

· выявление иных видов деятельности и выявление дел, которые могут быть делегированы.

Сроки:

· установление реальных сроков и их соблюдение, учет потребности во времени;

· своевременное распознавание узких мест и принятие соответствующих контрмер.

Резервы времени:

· создание резервов времени для непредвиденных дел, образование «окон» в течение дня.

Эффективность:

· предварительное определение структуры дня и рациональное использование на этой основе рабочего времени;

· более быстрое решение задач за счет объединения их в «блоки» (одновременное решение группы задач);

· избавление от «холостых ходов».

Делегирование (перепоручение) дел :

· хорошая рабочая обстановка в коллективе;

· делегирование заданий сотрудникам;

· рациональное распределение поручений внутри предприятия и за его пределами.

Уменьшение стресса :

· меньше суеты, больше предусмотрительности;

· лучшее планирование перерывов в работе;

· меньше стрессов, поскольку выполняется большее количество дел;

· больше удовлетворения от работы, меньше раздражения, нетерпения.

Каждый из нас знает, как быстро теряются цели, как перемалываются они в жерновах повседневности. Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, нужно ясно представлять себе, насколько ограничен наш бюджет времени. Планирование представляет собой «проект процессов труда» на предстоящий временной период.

Следует планировать не только профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований. Таким образом, чем лучше человек представляет свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше он готов перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать их выполнение на более поздние сроки.

Ниже приведены основные правила планирования времени. В своей ежедневной работе не обязательно следовать всем этим правилам. Можно определить для себя наиболее подходящие, важные с вашей точки зрения принципы, которым вы хотели бы следовать в своей практике.

1. Основное правило планирования времени: соотношение 60:20:20

Составлять план следует на определенную часть рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60%. События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («похитители» времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы полностью. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками:

60% - запланированная активность,

20% - непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия),

20% - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).

В зависимости от вида и рода занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно их можно определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.

2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Перечень «дневных помех»

Необходимо задокументировать и перепроверить то, как и на что израсходовано время. Таким образом можно:

Получить постоянное представление о расходе своего бюджета времени;

Приобрести опыт как основу для будущей потребности во времени;

Определить исходные позиции для совершенствования применяемой методики работы и распределения времени и т д.

3. Сведение задач воедино - план действий

Чтобы составить хороший план расходования времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах, разделив их, например, на долго, средне и краткосрочные задачи. Затем следует установить их приоритетность и действовать в соответствии с ней, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные.

Перечислить все предстоящие в соответствующем плановом периоде задачи.

Невыполненные задания из этого списка можно взять за основу для заполнения «свободных мощностей» при составлении плана на следующий период.

4. Регулярность - системность - последовательность

Следует регулярно и системно работать над своим планом времени, последовательно доводить до конца начатое дело. Работа по системе и соблюдение временных планов важнее педантичного ведения записей.

5. Реалистичное планирование

Нужно стараться не допускать чрезмерного планирования, планировать следует лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться.

6. Приспособляемость

При составлении планов времени нужно быть гибким, поскольку они составляются не для облегчения жизни, а для достижения целей.

7. Восполнение потерь времени

Необходимо по возможности стремиться сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

8. Письменная форма

Составлять временные планы нужно на специально разработанных формулярах или на карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и перед глазами всегда будет полный обзор дел. Многие люди неоправданно не связывают планирование времени с записями в ежедневнике. И, таким образом, бывает, что частичные цели оказываются включенными только в дневное планирование.

Для того чтобы последовательно направлять свои действия к достижению поставленных целей, нужно охватить своим взором весь широкий горизонт планирования. Необходимо научиться записывать в ежедневник даже каждую частную и промежуточную цель. Это единственный метод, позволяющий постепенно, маленькими шажками воплощать свои мечты в действительность. Однако не следует превращаться в этаких «зомби планирования времени».

9. Перенос несделанного

Невыполненные задачи, которые все равно должны быть сделаны, следует переносить в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов.

10. Фиксация результатов вместо действий

В планах нужно фиксировать результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия. Например, вместо: «позвонить г-ну Х» лучше: «согласовать с г-ном Х новую версию компьютерной программы». Таким образом, деятельность будет изначально направлена непосредственно на достижение поставленной цели, что позволит избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения спонтанно возникающих идей.

В процессе работы следует постоянно ставить перед собой следующие вопросы: «В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.?» «Чего можно этим достичь?»

11. Установление временных норм

Следует задавать точные временные нормы, предусмотрев в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Если, например, на проведение совещания отведено время в промежутке между 10 и 12 часами, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее. Точная формулировка повестки дня и продолжительность совещания задаст точные рамки и вынудит концентрироваться на самом важном, чтобы достичь желаемого результата.

12. Срок исполнения

Следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, можно приучить себя к самодисциплине, избежать нерешительности, промедления и откладывания дел.

Надо постараться устранить из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «как можно скорее». Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2-3 недели? Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной создается питательная среда для конфликтов и такого рода упреков: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!» или «Я еще в среду Вам сказал: "Как можно быстрее!" - А вы приносите мне отчет только сегодня!».

Полезно заключать конкретные соглашения («минидоговоры») относительно срока окончания работ, оговорив к какому сроку задание должно быть выполнено. Тогда при заключении соглашения можно прийти к варианту, который устраивает обе стороны.

13. Установление приоритетов. Избавление от «тирании» спешности

Нужно учиться отличать важнейшее от спешного и избавляться от «тирании» спешных дел. Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному. Это происходит вследствие недостатков в планировании, когда неважные дела становятся срочными.

Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать «сегодня» или даже «на этой неделе». Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают всю нашу энергию. Но в свете более или менее длительной перспективы их кажущееся огромным значение исчезает. Поддавшись искушению выполнить срочные задачи, мы потом с чувством потери вспоминаем о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.

14. Делегирование

С самого начала следует устанавливать в планах, какую работу нужно выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать).

15. «Похитители» времени и резервы времени

Определенный процент времени нужно оставлять в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел. Вместе с тем необходимо сократить количество и объем «помех» («похитителей» времени).

16. Переработка - перепроверка

Составленный план требует постоянной переработки и перепроверки с точки зрения того, могут ли те или иные начинания быть реализованы полностью.

17. Свободное время

Свободное время, равно как и время, которое уходит на поездки и ожидания, также нужно планировать и использовать с толком (например, для проработки материалов или для концептуальных размышлений). В этом может помочь ежедневник, в котором фиксируется все самое важное.

18. Временные блоки и спокойное время («закрытые часы»)

Нужно резервировать продолжительные непрерывные периоды времени для решения крупных задач (спокойное время, «закрытые часы») и более короткие промежутки - для обработки нескольких мелких дел.

19. Время для планирования и творчества

Следует резервировать определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, нужно позаботиться о том, чтобы восполнить эти потери на следующей неделе.

20. Рутинная работа

Следует также планировать выполнение рутинных работ, например чтение месячных отчетов, обход предприятия и т. п.

21. Непродуктивная деятельность

Нужно следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, например, изготовление ксерокопий, несущественные собрания и т.п., уходило как можно меньше времени, ограничиваясь только действительно необходимым. В противном случае не останется времени для более важных дел.

22. Альтернативы

При планировании нужно стараться мыслить альтернативно по принципу: «Всегда есть другой, лучший путь».

23. Разнообразие

Необходимо вносить разнообразие в свою деятельность, чередуя выполнение долго и краткосрочных проектов, самостоятельную работу и работу в команде.

24. Согласование временных планов

Нужно стараться сделать свои рабочие будни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего их следует согласовывать с планами других людей (секретаря, руководителя, подчиненных, коллег).

Планирование предполагает поэтапный и системный подход, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы распределить различные действия по временным периодам (от плана действия к плану времени). В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые, в свою очередь, подразделяются на оперативные частичные цели.

Такой подход может быть проиллюстрирован на примере базовых принципов классической американской системы управления временем, идею создания которой приписывают Бенджамину Франклину. Эти принципы предусматривают, что любая большая задача, стоящая перед человеком, дробится на подзадачи, а те, в свою очередь, - на еще более мелкие подзадачи. Визуально это можно изобразить в виде многоступенчатой пирамиды, а применение системы - как процесс возведения этой пирамиды.

Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей, - человек определяет свои жизненные ценности (иными словами, то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне, для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети, для третьего - слава и высокий социальный статус, для четвертого - власть, для пятого - познание, для шестого - служение во имя человечества... Список можно продолжать до бесконечности, тем более что у каждого человека существует некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды: если на этом этапе будет допущена ошибка (например, будут выбраны «познание» и «служение людям», хотя на самом деле предпочтительны «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии человека неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причем не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо также убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

Следующий этап - построение второго этажа пирамиды. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», то он может решить, что хочет стать президентом. Надо поставить перед собой высокую цель. При этом важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план: что необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели. Например, для того чтобы стать президентом США, надо сначала стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов страны, иметь солидную партийную и финансовую поддержку и незапятнанную репутацию, быть известным публике, блестящим оратором, благополучным женатым человеком, получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п.

Четвертый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, выполнению какого именно пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Еще более важно обозначить конкретный срок - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину (напишу книгу, пойду учиться в университет...)», он может годами откладывать выполнение намеченного и в результате так и не достигнет цели, но если он назначает себе конкретный срок, то значительно увеличивает свои шансы добиться желаемого. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 2012 года закончить с отличием Гарвардский университет по специальности "социология и политология". Это, во-первых, даст мне престижное высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с нужными мне людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в эти годы для достижения намеченных в генеральном плане целей?». В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также отметить, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

Пятый этаж - краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?». Таким образом, пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвард», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в университет», «Пройти подготовительные курсы» и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как на предыдущем этапе, указать конкретные сроки, но уже с точностью до нескольких дней.

Наконец, шестой этаж пирамиды - план на день. Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана: малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в университет» разбивается на такие подзадачи, как: «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», решение каждой из которых можно назначить на какой-то определенный день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а комплектуется из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения каждой задачи.

В рамках системы Франклина планирование времени перестает быть просто составлением перечня текущих дел. Данная система предусматривает постановку долго и краткосрочных целей и детализацию действий для их достижения с учетом временного фактора. При этом конкретные краткосрочные цели обязательно согласуются с долгосрочными. Такая система позволяет человеку в любой момент точно знать, куда он движется и какой конкретной цели ему необходимо достичь.

Все эти планы отнюдь не являются чем-то постоянным - наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день, скорее всего, автоматически будет изменен несколько раз в течение дня. Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости корректироваться) не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год. Тогда же стоит критически взглянуть и на поставленную высокую цель: привлекает ли она по-прежнему, не нужно ли внести какие-то коррективы и даже попытаться переосмыслить зафиксированные жизненные ценности.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

Долгосрочные цели = 3-5 лет (или более) - планы на несколько лет;

Среднесрочные цели = 1-3 года - годовые планы;

Текущие цели = 1 неделя - 3 месяца - месячные, недельные планы.

На приведенной ниже схеме (рис. 7) планирование времени представлено как закрытая система, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние, в конце концов, воплощаются в планах дня. По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.

Рис. 7. Система планирования времени

План на несколько лет вперед

План жизни или жизненные цели служит исходным пунктом процесса планирования. На основе плана жизни выводятся долгосрочные цели на ближайшие годы и составляется план на несколько лет вперед.

Годовой план

Из плана на несколько лет вперед выводится годовой план. В него из соответствующего «годового столбца» переносятся все намеченные задачи и цели. При этом нужно следить за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям. В конце уходящего года (самое позднее - в начале следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы. Во всяком случае можно распланировать только рабочие дни, поскольку большая часть рабочего времени уходит на рутинную работу, совещания, командировки и т. п.

Квартальный план

Квартальный план служит инструментом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени следует обдумывать события истекшего периода и при необходимости вносить изменения или переносить сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала можно установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие перенести, а какие добавить.

Месячный план

Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана. Поскольку с приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи учитываются уже с большей детализацией (расход времени ведется в часах).

Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что определяется еще и так называемое свободно планируемое время. В своем временном плане обязательно нужно предусмотреть также резервы времени («буферы») для решения дополнительных задач с тем, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.

Недельный план

Недельный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из месячного плана, составляется распорядок всех дел и задач на неделю в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения временем. При планировании работы на неделю надо обязательно учитывать следующее:

Центральная задача (то, на чем следует сконцентрироваться в первую очередь);

Самая существенная задача, требующая наибольших затрат времени;

Обязательные задачи (дела, которые необходимо завершить, подготовить к завершению или начать на этой неделе);

Выполнение рутинной работы (письменная работа, телефонные разговоры, совещания и т. п.);

Возможные задачи (нерешенные вопросы, к которым следовало бы приступить);

Все, что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать;

События, наступление которых может быть предусмотрено.

Дневной план

Одним из важнейших инструментов для эффективной работы является план дня, который строится на базе недельного плана. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным, прибавляются непредусмотренные. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

Реалистичный план дня содержит, в принципе, только то, что следует и возможно сделать в этот день. Чем больше поставленных целей кажутся достижимыми, тем больше сил можно мобилизовать и сконцентрировать на их реализацию. Составляя план до начала работы, т.е. вечером уходящего дня, можно с большей уверенностью и раскрепощенностью отправиться домой и с большей концентрацией сил следующим утром начать новый день, так как уже по пути домой и по пути на работу утром подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку основные задачи сформулированы и намечены подходы к их решению, новый насыщенный рабочий день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

Начинать регулярную и систематическую работу по планированию следует именно с планирования рабочего дня. День является мельчайшей, но обозримой единицей любого систематического целевого и временного планирования. Преимущество заключается в том, что можно хоть каждый день начинать заново в том случае, если прошлая попытка оказалась неудачной. И мало-помалу приобретаются необходимые навыки для недельного, месячного, годового или даже жизненного планирования.

Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Окружающий мир можно воспринимать совсем по-иному, если известно чего нужно достичь, т. е. если имеется конкретный план расхода времени.

Для чего нужны планы дня? Они содержат все действия, которые нужно выполнить за один день, а также дают возможность выполнять их в течение того времени, которое имеется в распоряжении. Они дают возможность быстрого обзора и указывают на то, что еще не сделано, позволяя сконцентрироваться на самом существенном. Тем самым преодолевается опасность распыления сил.

Принципиально важно составлять план дня в письменном виде, так как планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются. Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти. Зафиксированный письменно план имеет также психологический эффект самомотивации к работе, деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование составленной программе. В результате меньше отвлечений и больше побуждений заниматься только намеченными задачами.

Благодаря контролю результатов дня «не теряются» невыполненные дела, реализация которых может быть перенесена на следующий день. За счет письменной регистрации повышается эффект от планирования, поскольку лучше оценивается потребность во времени и помехи, а также появляется возможность более реалистично планировать резервное время.

Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование личной методики работы, поскольку когда существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то автоматически включаются механизмы рационализации труда и противодействия помехам внутреннего или внешнего порядка.

АЛПЕН-метод представляет собой полезный инструмент для планирования рабочего дня. Следуя пяти этапам метода, можно приобрести навык, который пригодится затем при планировании времени и целей. Метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 8 минут для составления ежедневного плана, чтобы существенно выиграть время для важных дел.

Непременным условием является определение места и времени для ежедневного планирования, например, пусть это будет завершающее дело в распорядке рабочего дня. Метод включает в себя письменную фиксацию заданий; оценку продолжительности действий; определение резервного времени; немедленное принятие решений о приоритетах, делегировании какого-либо задания или отказе от него; последующий контроль и перенос невыполненной или вычеркивание выполненной работы. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: каждая из букв, составляющих название метода, соответствует одной задаче.

Первый этап. Анонсируем и записываем задания

В конце рабочего дня записывайте в ежедневнике под соответствующими рубриками все, что нужно сделать в течение следующего дня. Тем самым завершается уходящий день и происходит мысленная настройка на предстоящий. Только когда дневное планирование завершено, можно со спокойным сердцем посвятить себя заслуженному отдыху.

К плану относятся: дела из общего списка задач на неделю или месяц, неулаженные дела со вчерашнего дня, новые задания, встречи, на которых необходимо присутствовать, телефонные разговоры и корреспонденция, а также периодически повторяющиеся задания. При этом старайтесь употреблять сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам ежедневника, например:

В - визиты, совещания;

А - делегирование дел;

К - контроль;

П - в процессе, в деле;

ПК - поездки, командировки;

ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;

С - секретарь;

Т - телефонные разговоры;

Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

В - г-н Мельников (компьютерная программа),

В - г-н Шутов (экспертиза),

П - проект изучения рынка,

ПР - г-н Галкин (письмо),

Ч - специальный журнал,

Т - Владимир (тренажерный зал).

Немного тренировки, и можно научиться составлять список заданий так чтобы:

В первом приближении уже распределять их по приоритетности;

Подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;

Перепроверять задания, связанные с личными контактами на предмет возможности выполнения их более рационально.

П - проект изучения рынка,

В - г-н Шутов (экспертиза),

ПК - посещение выставки новых строительных материалов,

Ч - специальный журнал,

Т - г-н Шмидт (статистика сбыта),

ПР - г-н Галкин (письмо),

Т - г-н Мельников (компьютерная программа),

Т - г-жа Милявская (набор персонала),

Т - Владимир (тренажерный зал),

Т и ПР - непродолжительные работы,

Т - телефонный блок.

Второй этап. Лимитируем и определяем продолжительность деятельности

Определите для каждого задания реальное время его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Untitled Document

Несмотря на то, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно, после накопления известного опыта его можно положить в основу планирования своего времени.

Надо иметь также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении. Поэтому, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. И если под конкретную задачу отведено определенное время, то приходится работать значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляться от помех. Планируя свои действия, надо быть реалистичным.

Третий этап. Помним, что надо оставлять резервное время

Следует включать в свой план только 60% своего рабочего времени, а не весь день. При составлении плана дня следует придерживаться основного правила планирования времени - 60:20:20, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени. 20% надо оставить для таких неожиданных случаев, как помехи и похитители времени, остальные 20% для спонтанной социальной активности (незапланированные телефонные разговоры, беседы, празднование дней рождений и т.д.). Если продолжительность рабочего дня 8 часов, то запланированное время должно составить примерно 5 часов.

Если запланировано более 60% времени, то следует неумолимо довести составленный список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочной работы.

Четвертый этап. Естественно (единолично) устанавливаем приоритеты, принимаем решения по сокращению плана и возможности передачи задания другому лицу

В первую очередь, необходимо реалистично оценить свой план, расставляя приоритеты; беспощадно сокращать его и все, что невозможно сделать самому, передать другим, рассматривая каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации. При этом надо набраться мужества для свершения совершенно необходимых дел и избавиться от хаоса, оставаясь при этом на почве реальности. В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:

Untitled Document

Можно еще больше облегчить составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов использовать графические символы, например:

"?"- Срочно

"!" - Важно

"?" - Выяснить

"*" - Задача выполнена

"**" - Задача выполнена особенно хорошо

"°" - Перенос на более поздний срок

"х" - Невыполнимое или само собой разрешившееся дело

Пятый этап. Необходим последующий контроль

Ежедневный контроль выполнения плана и перенос того, что не удалось сделать сегодня, на следующий день - лучший метод наконец-то взяться за то, что было отсрочено, или вычеркнуть какое-либо задание, поскольку необходимость в его выполнении отпала. В конце рабочего дня следует проверить результаты.

20 преимуществ АЛПЕН-метода

Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

Планирование следующего дня.

Четкое представление о задачах дня.

Упорядочение течения дня.

Преодоление забывчивости.

Концентрация на наиболее существенном.

Уменьшение объема «бумажной» работы.

Достижение целей дня.

Выделение более важных и менее важных дел.

Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

Рационализация посредством группировки задач.

Сокращение помех и нежелательных перерывов.

Самодисциплина при выполнении задач.

Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

Спокойное восприятие непредусмотренных событий.

Улучшение самоконтроля.

Ощущение успеха в конце рабочего дня.

Повышение удовлетворенности и мотивации.

Рост личных результатов.

Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда можно ежедневно экономить от 10 до 20% времени. Это потребует некоторой самодисциплины, но преимущества ежедневного планирования времени неоспоримы.

В качестве инструментов планирования и управления своим временем в повседневной практике применяют самые разнообразные средства самоменеджмента. Даже обычные таблицы - хороший инструмент для равномерного распределения нагрузки. Для среднесрочного планирования используют таблицу с разбивкой на 12 месяцев. Такие таблицы, которые используются для равномерного распределения нагрузки на недельные или месячные отрезки могут помочь обнаружить проблемные зоны и представить общую картину.

В зависимости от природы работы можно использовать и другие инструменты планирования и напоминания: базы данных, экселевские файлы, адресованные себе электронные сообщения, будильник или часы, напоминающие об опасном дедлайне. Обратите внимание на то, что даже лучшие инструменты могут стать похитителями времени, если их неправильно использовать. Например, ежедневное обновление списка задач может быть полезным, но ежедневное ведение нескольких списков легко сводит человека с ума. Более разумный подход - ведение и регулярное обновление вечного списка. Картотека или почтовая программа - вот способы ведения подобного списка.

Планирование времени, безразлично с помощью компьютера или в ежедневнике, - это нечто большее, чем просто календарь сроков. Оно является своего рода руководством. Планирование времени включает сроки, список активных действий, приоритеты, распорядок дней, обзоры недели и/или месяца, обзоры года и прочую важную информацию.

Планирование времени должно быть осознанным, методичным и системным. Обычные календари-памятки, имеющие вид карманной записной книжки или большого, возможно настольного, календаря, используемые только для пометки сроков, являются могильщиками успешного планирования времени. Польза от подобных календарей для заметок заключается в том, что они помогают ориентироваться в сроках и датах так же, как расписание поездов - во времени отправления и прибытия на станции. То, что действительно должно быть завершено, зачастую не записывается, хотя за каждой акцией кроются цели, которых мы хотим или должны достичь. Если теперь приглядеться к обычным календарям-памяткам с точки зрения техники планирования времени, то можно обнаружить следующие изъяны.

10 недостатков календаря-памятки

1. Фиксируются только сроки, но не цели тех или иных действий. То, что действительно важно, не фигурирует в плане дня.

2. Не указываются продолжительность акций и резервное время для затянувшихся дел.

3. Устанавливается произвольная, зависящая от внешних факторов очередность дел.

4. День в целом не рассматривается, не планируется.

5. Дела не объединяются в блоки, не определяется резервное время на непредвиденную деятельность.

6. Намечаются совещания без точного определения темы.

7. Не устанавливаются приоритеты.

8. Дела четко не определяются.

9. Не планируется время для решения рутинных и затяжных задач.

10. Не используются формуляры и другие вспомогательные средства планирования и принятия решений.

Для того чтобы всего этого избежать, нужно использовать дневник времени - важнейшее рабочее средство самоменеджмента.

Что такое дневник времени? Он представляет собой личную рабочую картотеку, которая состоит из объединенных вместе отдельных листов и которая благодаря рациональной компоновке нужной информации удобна своей наглядностью (обозримостью). Ему присуща многофункциональность: он одновременно является настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, адресной книгой, справочником, накопителем идей и инструментом контроля. Дневник времени - постоянный спутник менеджера, его, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду будет под рукой.

Кроме этого, дневник времени представляет собой практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике. Он является важнейшим вспомогательным средством планирования времени, способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью дневника времени можно получить полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более или менее крупных проектах, гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.

Структура дневника времени

Календарная часть

В эту часть можно поместить различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов с промежуточными регистрами. Особое значение придается плану дня, при этом основным принципом является: один лист на один день. В календарной части должны находиться листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

Отдельные дневные листки можно после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени иметь архив времени и жизненных успехов - надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущего. Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из недельных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом можно интегрировать все личные дела и при условии регулярного заполнения и контроля ничего не будет утеряно.

Раздел служебных и частных дат

Здесь на соответствующих листках и формулярах следует записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например: порядок подготовки проектов, сроки проведения ярмарок и семинаров, организационные мини-планы, важнейшие понятийные сокращения, зарплату и доход, список дней рождений, почтовые тарифы, списки книг, расписание самолетов, адреса отелей, дорожные расходы, таблицы калорийности различных продуктов, календарь футбольных матчей, сроки проведения всевозможных мероприятий, листки-памятки, универсальные листки для планирования, карточки для записей идей и т. д.

Раздел адресов и телефонов

В раздел входят важнейшие телефонные номера и адреса, которые бывают наиболее часто необходимы.

Общая часть

Различные отделения, как в бумажнике, позволяют разместить почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.

Дневник времени повышает качество работы и приносит успех. Достигаемая рационализация при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час. Дневник времени - важнейшее вспомогательное средство самоменеджмента.

Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование упоминавшейся выше системы Франклина. Первые страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж). В начале дневника несколько соответствующим образом размеченных страниц выделены под список целей на год (фактически, долгосрочный план -

4-й этаж). В начале каждого месяца и каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план - 5-й этаж). Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж), причем в таблице предусмотрены столбцы для обозначения приоритета задач. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Завершенные дела рекомендуют отмечать значком «*». Отмененные по той или иной причине - буквой «х» (желательно также вписать причину, по которой задача была отменена). Отложенные дела записываются в план другого дня (чаще всего следующего), а в соответствующей графе страницы текущего дня ставится значок «°» и вписывается дата, в план дня которой внесена эта задача.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, Вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.

Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

Чтобы Вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с Вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками.

Основное правило планирования времени

60 % - запланированная активность

20 % - непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)

20 % - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество)

Рабочее время

60% запланированное время

20% непредвиденное время

20 % спонтанное время

В зависимости от вида и рода Ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.

Таким образом Вы приобретете:

постоянное представление о расходе своего бюджета времени;

опыт как основу для будущей потребности во времени;

исходные позиции для совершенствования применяемой Вами методики работы и распределения времени и т д.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает даются намного легче, чем более важные. Используйте для этих целей рабочий формуляр «Список дел и контроль за их выполнением» (образец см. 3.3).

Работа по системе и соблюдение временных планов важнее заполнения формуляров (педантичного ведения записей).

6. Приспособляемость		Примечание
Проявляйте гибкость, поскольку планы времени составляются не для того, чтобы облегчать Вам жизнь, а для того, чтобы достигались Ваши цели
7. Восполнение потерь времени		Примечание
Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне

8. Письменная форма		Примечание
Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и Вы будете всегда иметь полный обзор дел
9. Перенос несделанного		Примечание
Невыполненные задачи, которые Вы не хотите вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов

Вместо: «позвонить г-ну Майеру»

Лучше: «согласовать с г-ном Майером программу для ЭВМ».

Таким образом Ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то Вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что Вам спонтанно приходит на ум.

Постоянно задавайтесь вопросами:

В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.? Чего я хочу достичь?

Опыт показывает

На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

Если Вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.

Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае с. г.» (продолжительность - 90 мин.) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание - не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.

Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «Как можно скорее». Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2-3 недели?

Без фиксаций точных сроков при договоренности с другой стороной Вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!» или «Я еще в среду Вам сказал: «Как можно быстрее!» - А вы приносите мне отчет только сегодня!»

Заключайте конкретные соглашения («минидоговоры» относительно срока окончания работ). Спрашивайте или говорите, к какому сроку задание должно быть выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой стороны. Если Ваши представления не совпадают, Вы можете прийти к другому, более реалистичному соглашению.

Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному, и только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.

Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать «сегодня» или даже «на этой неделе». Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают нашу энергию. Но в свете более или менее длительной перспективы их кажущееся огромным значение исчезает. С чувством потери вспоминаем мы о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.

21. Рутинная работа			Примечание
Планируйте выполнение рутинных функций, например чтение месячных отчетов, обход предприятия и т. п.
22. Непродуктивная деятельность				Примечание
Следите за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, как, например, изготовление фотокопий, несущественные собрания и т. п., у Вас уходило как можно меньше времени, ограничивайтесь здесь только действительно необходимым. Иначе вы будете не в состоянии использовать свое время для более важных дел

Теперь напишите те пять ключевых правил или принципов, которых вы собираетесь в первую очередь придерживаться в ближайшее время.