Бизнесийн захидал бараг бүх тохиолдолд түншүүдтэйгээ харилцахдаа бичдэг. Ийм баримт бичгийг бүрдүүлэх бэлэн жишээ, дүрмийг нийтлэлээс олж болно.

Бизнес захидлыг бүхэл бүтэн компанийн нэрийн өмнөөс өөр компани, хувиараа бизнес эрхлэгч эсвэл хувь хүнд (жишээлбэл, хөрөнгө оруулагч) илгээсэн баримт бичиг гэж тодорхойлж болно. Үндсэндээ аливаа компанийн захидал харилцаа нь бизнесийн захидал юм. Тэдний зорилго нь маш өөр:

1. хамтын ажиллагааны талаар.
2. хамтын ажиллагаа, хэлэлцээр.
3. Гэрээнд заасан үүргээ биелүүлэх шаардлагатайг сануулж байна.
4. Таны байр суурийг тайлбарлах, өмнө нь илгээсэн захидлын хариу болон бусад олон зүйл.

Баримт бичгийг ихэвчлэн компанийн хэвлэмэл хуудсан дээр хийдэг бөгөөд ердийн шуудан эсвэл имэйлээр илгээж болно. Гэхдээ хэрэв хамтрагч нь онцгой ач холбогдолтой бол өндөр чанартай, зузаан цаасан дээр хэвлэж, биечлэн эсвэл шуудангаар хүлээлгэн өгөх нь дээр. Захидлын бүтэц нь ердийн бизнесийн баримт бичигтэй төстэй байдаг - та үүнийг схемийн дагуу ийм байдлаар дүрсэлж болно.

Зураг зурахдаа юуг анхаарах хэрэгтэй

Ийм үсгүүдэд зориулсан тусгай дүрэм, дээж байхгүй тул тэдгээрийн бүтэц, хэмжээ, дизайн нь тухайн тохиолдлоос ихээхэн хамаардаг. Жишээлбэл, мэдэгдлийн захидал нь нэлээд товч (3-4 догол мөр) байх боловч ажилтны зөвлөмж эсвэл бизнесийн санал нь нэг хуудаснаас илүү байж болно.

Гэсэн хэдий ч, цаас зурахдаа анхаарах ёстой хэд хэдэн ерөнхий дүрмүүд байдаг.

1. Баримт бичиг нь өөрөө ямар ч хууль ёсны хүчингүй боловч гүйцэтгэлийн бүх дүрмийн дагуу боловсруулагдсан болно. Түүний бүтэц, танилцуулгын хэв маяг нь орчин үеийн баримт бичгийн урсгалын нийтээр хүлээн зөвшөөрсөн зарчимд нийцсэн байх ёстой.
2. Өгүүлбэрүүд нь логикоор тодорхой дарааллаар хийгдсэн байдаг. Чимэглэсэн, нарийн төвөгтэй, сэтгэл хөдлөл, ялангуяа ярианы хэллэг байдаггүй. Тональ байдал нь төвийг сахисан байдаг.
3. Танилцуулга нь зөвхөн 1 хүнээс явагддаг - хэрэв текстийг менежерээс шууд бичсэн бол ганц тоогоор, эсвэл бүхэл бүтэн компанийн нэрийн өмнөөс бичсэн бол олон тоогоор.
4. Төслийн тодорхой зорилго, хүлээн авагчийн хүлээгдэж буй үйлдлүүдийг тодорхой тусгасан болно (хариулт илгээх, ажилтны нэр дэвшигчийг авч үзэх, хэлэлцээр хийхийг зөвшөөрөх, баримт бичиг илгээх гэх мэт).
5. Уг баримт бичиг нь менежер болон бусад ажилчдын хувийн ашиг сонирхлыг тусгаагүй, харин компанийн хамт олны зорилгыг тусгасан болно. Хэрэв та хувийн харилцаа тогтоох шаардлагатай бол үүнийг өөрөөр хийх нь зүйтэй бөгөөд өөрийгөө компаний төлөөлөгчөөр байрлуулахгүй байхыг зөвлөж байна.

Бичих үед гаргадаг ТОП 5 алдаа

Алдааг 2 том бүлэгт хувааж болно - зарим нь текст хэлбэрээр бичихтэй холбоотой (логик, үгсийн сан, бусад хэлний хэм хэмжээг зөрчсөн), бусад нь бизнесийн ёс зүйг зөрчсөнтэй холбоотой:

1. Үг үсгийн болон цэг таслалын алдааг зөвшөөрөхгүй - захидлын текстийг илгээхээсээ өмнө дор хаяж 1-2 удаа шалгаж байх ёстой.
2. Бизнесийн танилцуулгын хэв маягийг зөрчих, сэтгэл хөдлөлийн хэллэг, хэт эелдэг байдал, эсвэл эсрэгээрээ хатуу ширүүн байдал.
3. Сөрөг аялгуу - сүрдүүлгийг ч шаардлагагүй үггүйгээр бичих ёстой, жишээлбэл: "Бид энэ захидлыг хүлээн авснаас хойш 30 хоногийн дотор шүүхэд хандах эрхтэй."
4. Хэт том, эсвэл эсрэгээр, хэт бага хэмжээ. Ихэвчлэн текстийг бүхэлд нь 1-2 хуудсанд багтааж болно. Гэсэн хэдий ч энэ нь бүх чухал мэдээллийг түншдээ дамжуулах ёсгүй гэсэн үг биш юм. Програмд ​​эзлэхүүний өгөгдөл, диаграмм, баримт бичгийн маягтыг оруулж болно.
5. Ярилцагчийг сонгох эрхийг хасах. Жишээлбэл, та "Гэрээний эцсийн хувилбарыг хянаж, батлахыг бид танаас хүсч байна" гэж бичиж болохгүй.

Ердийн загвар хэллэгүүд

Текст дэх бизнесийн ярианы ердийн хэллэгийг ашиглах нь туйлын хэвийн бөгөөд бүр зүйтэй юм. Янз бүрийн нөхцөл байдалд хэрэглэгддэг хамгийн түгээмэл клише үгсийн жагсаалтыг доор харуулав.

нөхцөл байдал	хэллэг
мэдэгдэл	Бид мэдээлэх/Таны анхааралд хүргэх/Мэдэх/Мэдэгдэх
шалтгаан, сэдлийг тайлбарлах	Үндэслэн/Дэрэгжүүлэн/Холбоотой/Зорилготой/Шалтгаанаар/Дэмжих/Дэмжих
хүсэлт	Арга хэмжээ авна уу/Мэдээлэх, дамжуулах, хийх, баталгаажуулах...
баталгаажуулалт	Бид таны нөхцөлийг баталгаажуулна/Баталгаажуулна/Хүлээн зөвшөөрнө/Бид эсэргүүцэхгүй...
санал болгох	Бид санал болгож байна/санал/урих/асуу
	Бид баталгаа өгнө
татгалзах	Бид ямар нэг шалтгаанаар татгалзахаас өөр аргагүйд хүрсэн/Бид таны саналыг татгалзаж байна...
дүгнэлт	Бид эелдэгээр гуйж байна/Хамтын ажиллагаа, ойлголцол, тусламжид найдаж байна/Бид таныг уучлах, чиглүүлэх, хийх...

ГОСТ R 7.0.82013 стандартын дагуу "Мэдээлэл, номын сан, хэвлэлийн стандартын систем. Албан хэрэг хөтлөлт, архивлах. Нэр томьёо, тодорхойлолт "хаяг хүлээн авагч" гэдэг нь тухайн баримт бичгийг хүлээн авагчийн талаарх мэдээллийг агуулсан баримт бичиг юм (67-р зүйл).

Ажил хэргийн захидал, дотоод мэдээлэл, лавлагааны баримт бичигт (тайлан, санамж, мэдэгдэл гэх мэт) “Хаяг хүлээн авагч” гэсэн шаардлагыг ашигладаг.

"Хаяглагч"-ын дэлгэрэнгүй мэдээлэлд:

• хаяг хүлээн авагчийн нэр (захидал хүлээн авагч);
• шуудангийн хаяг эсвэл утасны дугаар, факсын дугаар, имэйл хаяг.

Захидлын хүлээн авагч нь дараахь байж болно.

• албан тушаалтан / хэд хэдэн албан тушаалтан;
• байгууллага;
• байгууллагын бүтцийн нэгж;
• бүлэг байгууллагууд;
• хувь хүн.

ХАЯГ - АЛБАН ЁСНЫ

ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу аливаа албан тушаалтны овог нэрийн өмнө эхний үсгийг бичдэг. Хэрэв захидал илгээсэн бол төрийн байгууллагын даргад, дараа нь байгууллагын нэрийг албан тушаалд оруулсан, бүтэн нэр. огнооны тохиолдолд тэмдэглэсэн бол овог нэрийн өмнө эхний үсгийг бичнэ.

Хэрэв захидал хаягласан бол арилжааны байгууллагын дарга, дараа нь албан тушаалд зохион байгуулалт, эрх зүйн хэлбэрийг харуулсан байгууллагын нэрийг (бүрэн буюу товчилсон хэлбэрээр), овог нэрийн өмнө эхний үсгийг бичнэ.

Хэрэв захидал хаягласан бол дэд дарга, байгууллагын нэрийг ажлын албан тушаалд оруулсан болно. Овог нэрийг огнооны тохиолдолд зааж өгсөн болно.

Хэрэв баримт бичгийн хаяг хүлээн авагч бол бүтцийн нэгжийн дарга, дараа нь нэрлэсэн тохиолдолд эхлээд байгууллагын нэрийг, дараа нь тухайн хүний ​​​​албан тушаалын нэрийг бүтцийн нэгжийг зааж өгнө, жишээлбэл:

Шинэ ГОСТ-ийн 5.15-д заасны дагуу:

• албан тушаалтанд захидал илгээхдээ овог нэрийн дараа эхний үсгийг бичсэн;
• овог нэрийн өмнө хаяг хүлээн авагч нь эрэгтэй бол "ноён (ноён)" гэсэн товчлолыг ашиглахыг зөвшөөрнө.

ХАЯГ - БАЙГУУЛЛАГА

Хэрэв захидал нь байгууллагад хаягласан бол нэрлэсэн тохиолдолд түүний нэрийг (бүтэн буюу товчилсон) зааж өгнө.

Байгууллагад захидал илгээхдээ түүний бүтэн буюу товчилсон нэрийг зааж өгнө, жишээлбэл:

Байгууллагад хаяглах нь илгээгч нь тухайн байгууллагын дарга, түүний овог, овог нэр, овог нэрийг хэн болохыг мэдэхгүй тохиолдолд хэрэглэгддэг.

ХАЯГ - БҮТЭЦИЙН ХЭЛТЭС

Баримт бичгийг байгууллагын бүтцийн нэгжид хаяглаж болно. Дүрмээр бол, захидалд зориулагдсан асуудлыг авч үзэх нь бүтцийн нэгжийн бүрэн эрхэд хамаарах тохиолдолд шийдвэрлэх энэ аргыг ашиглах боломжтой.

Баримт бичгийг байгууллагын бүтцийн нэгжид хаяглахдаа "Хаяг хүлээн авагч" гэсэн хэсэгт тухайн байгууллагын нэрийг нэрлэсэн тохиолдолд, доор нь нэрлэсэн тохиолдолд бүтцийн нэгжийн нэрийг зааж өгнө, жишээлбэл:

ГОСТ R 7.0.97-2016 юу өөрчлөх вэ?Юу ч биш.

ХАЯГ - ХУВЬ ХҮН

Хувь хүмүүстэй захидал харилцаа тогтоохдоо "хаяг хүлээн авагч"-ийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг бүртгэх нь өөрийн гэсэн онцлогтой. Эхлээд овог нэр, дараа нь эхний үсэг, дараа нь шуудангийн хаягийг зааж өгнө үү.

ГОСТ R 7.0.97-2016 юу өөрчлөх вэ?Юу ч биш.

ХАЯГ - ХЭДЭН БАЙГУУЛЛАГА
ЭСВЭЛ БҮТЭЦИЙН ХУВААЛТ

Бизнесийн захидал хэд хэдэн хаягтай байж болно. ГОСТ R 6.30-2003 нь хэд хэдэн нэг төрлийн байгууллага эсвэл нэг байгууллагын хэд хэдэн бүтцийн хэлтэст захидал илгээхдээ хаяг хүлээн авагчдыг ерөнхий хэлбэржүүлэх аргыг тогтоодог. Таяг зохион бүтээх хоёр боломжит хувилбар байдаг.

Сонголт 1: "Хаяг хүлээн авагч" шинж чанарт хэд хэдэн хаяг хүлээн авагчийг зааж өгнө үү.Захиа нь байгууллага, албан тушаалтанд (энэ нь үндсэн хаяг хүлээн авагч) болон бусад хэд хэдэн байгууллага, албан тушаалтанд хандсан тохиолдолд дизайны энэхүү сонголтыг ашигладаг.

Байгууллага/байгууллага, бүтцийн нэгж тус бүрийн "Хаяг хүлээн авагч"-ын дэлгэрэнгүй жагсаалтыг баруун дээд буланд ердийнх шигээ хаягжуулсан болно.

Энэ тохиолдолд хүлээн авагчдын нийт тоо дөрвөөс илүү байж болохгүй.

Бүх хаяг хүлээн авагчийг баримт бичигт өөрөө зурсан бөгөөд 2, 3, 4-р хаягийн өмнө "Хуулбар" гэсэн үгийг заагаагүй болно.

Энэ тохиолдолд захидлын бүх хэвлэсэн хуулбарыг эх хувь гэж гарын үсэг зурсан болно. Хуулбар бүрийг тусдаа дугтуйнд хийж битүүмжилсэн бөгөөд дээр нь тодорхой байгууллага, бүтцийн нэгжийн шуудангийн хаягийг бичсэн болно.

Сонголт 2: хүлээн авагчийг ерөнхийд нь зааж өгнө үү.хэрэв бид ижил төрлийн байгууллага (байгууллагын дарга) эсвэл нэг байгууллагын бүтцийн хэлтэс (салбар, төлөөлөгчийн газар гэх мэт) -д баримт бичгийг илгээх бол:

Хэрэв хүлээн авагчдын тоо дөрвөөс дээш байвал захидал илгээх нэмэлт жагсаалтыг (мэйл илгээх жагсаалт) эмхэтгэсэн бөгөөд энэ нь тодорхой хүлээн авагчид болон тэдгээрийн хаягийг зааж өгдөг. Энэ тухай тэмдэглэлийг "Хаяг хүлээн авагч" шинж чанарт оруулсан болно:

Захидал илгээх жагсаалтад батлагдсан маягт байхгүй. Хуудасны маягтыг байгууллагын оффисын удирдлагын зааварт зааж өгч болно. Үнэн хэрэгтээ шуудангийн хуудас нь тусдаа хуудас руу шилжсэн "Хаяг авагч" шинж чанар бөгөөд энэ нь түүний агуулга нь энэ шинж чанартай тохирч байх ёстой гэсэн үг юм. "Хаяг авагч" гэсэн мэдээлэл нь байгууллагын нэр, албан тушаал, овог нэр, овог нэр гэсэн гурван мэдээллийн блокоос бүрдэнэ. Захидлын захидлын жагсаалтад бид ижил мэдээллийн блокуудыг хуулбарлах боловч тэдгээрийг хуудасны баруун талд биш харин мөрөнд байрлуулна. Та мөн өгөгдлийг хүснэгт хэлбэрээр зохион байгуулж болно. Хүлээн авагчдын дараалал нь дур зоргоороо байж болох ч тэдгээрийг цагаан толгойн дарааллаар байрлуулах нь дээр.

Гарсан захидлын дугаар, огнооны талаарх мэдээллийг бүртгүүлсний дараа оруулна (Жишээ 1).

Бүлэг хүлээн авагчид илгээсэн бүх захидал нэг гаралтын регистрийн дугаартай байна.

ГОСТ R 7.0.97-2016 юу өөрчлөх вэ?Юу ч биш.

МАЯГТ ДЭЭР “ХАЯГ” ДЭЛГЭРЭНГҮЙ БАЙРЛУУЛНА

"Хаяг хүлээн авагч" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийг баримт бичгийн баруун дээд хэсэгт (өнцгийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий маягт дээр) эсвэл маягтын дэлгэрэнгүй доор баруун талд (уртааш дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий маягт дээр) байрлуулна. "Хаяг хүлээн авагч"-ын байршлыг ГОСТ R 6.30-2003-ийн Хавсралт Б-д үзүүлэв.

• булангийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий маягт дээр - Жишээ 2;
• дэлгэрэнгүй мэдээллийг уртын дагуу байрлуулсан маягт дээр - Жишээ 3.

ГОСТ R 7.0.97-2016 юу өөрчлөх вэ?Юу ч биш. "Хаяг хүлээн авагч" шинж чанар нь нэг газар хэвээр байна.

ТЕХНИКИЙН АСУУДАЛ

• "Хаяг хүлээн авагч" тулгуурын элементүүдийг интервалаар тусгаарлах ёстой юу?

"Хаяг авагч" гэсэн мэдээлэл нь ихэвчлэн хэд хэдэн мөрийг эзэлдэг.

ГОСТ R 6.30-2003-ыг хэрэгжүүлэх арга зүйн зөвлөмжийн 6.1-д (Росархив баталсан) хэд хэдэн мөрөөс бүрдсэн баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг нэг мөр хоорондын зайгаар хэвлэсэн гэж хэлсэн. "Хаяг хүлээн авагч", "Баримт бичиг батлах тамга", "Өргөдөл байгаа тухай тэмдэг", "Баримт бичиг батлах тамга" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг хооронд нь 1.5-2 мөр хоорондын зайгаар тусгаарлана.

Үүнтэй төстэй хэм хэмжээг шинэ ГОСТ R 7.0.97-2016-ийн 3-р хэсэгт багтаасан бөгөөд энэ нь баримт бичгийг үйлдвэрлэхэд тавигдах ерөнхий шаардлагыг тогтоодог: "Олон мөрийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг нэг мөр хоорондын зайгаар хэвлэсэн, дэлгэрэнгүй мэдээллийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг нэмэлт зайгаар тусгаарласан болно. ”:

• "Хаяг авагч" шинж чанарыг хэрхэн тохируулах вэ?

"Хаяг хүлээн авагч" гэсэн олон мөрт атрибут нь атрибутыг эзэлдэг бүсийн зүүн хилийн дагуу зэрэгцүүлсэн эсвэл хамгийн урт шугамтай харьцуулахад төвлөрсөн байдлаар хийгдсэн болно, жишээлбэл:

Амьдрал өөрчлөгдсөн хэдий ч захидал бичих дүрэм нь хөдлөшгүй хэвээр байна. Одоо хэн ч гараараа цаасан дээр захидал бичдэггүй. Тэднийг SMS, цахим шуудан, мессенжерээр сольсон. Тиймээс үсгүүд илүү богино, илүү товч болсон. Үүний зэрэгцээ, эпистоляр төрөл хаана ч алга болоогүй байна. Бидний хүн нэг бүр ёс суртахууны хэм хэмжээг санаж, дагаж мөрдөх ёстой бөгөөд ингэснээр мэдрэмж нь хүлээн авагчид хүрдэг.

Бизнесийн хамтрагчтайгаа харилцах, ажилд орох өргөдөл гаргах, үйлчлүүлэгчийг үнэтэй бүтээгдэхүүн худалдаж авахад итгүүлэхийг оролдохдоо текст дээр өөрийн хүсэлтийн мөн чанарыг илэрхийлэх чадвартай байх шаардлагатай тул даалгавар нь бүр ч төвөгтэй юм. нэг үгээр хэлбэл бизнесийн орчинд.

Энэ нийтлэлийг хавчуургадаа хадгалаад үсэг бүрийг бичихээсээ өмнө үүнийг хууран мэхлэх хуудас болгон ашиглаарай - та харамсахгүй!

Тэгээд одоо, дарааллаар нь.

Захидал бичих дүрэм:

• Та хүлээн авсан бүх имэйлд хариулах ёстой.
• Та захидалд шууд хариу бичих ёсгүй: та үүнийг сайтар бодож үзэх хэрэгтэй, гэхдээ захиагаа хэт хойшлуулах ёсгүй: та хүлээн авагчтай харилцах харилцаагаа сүйтгэх эрсдэлтэй.
• Хэрэв та хүлээн авагчид хариу бичсэн бол захидал амжилттай хүргэгдсэнийг мэдэхийн тулд түүнд ил захидал илгээх хэрэгтэй.
• Хувийн захидал харилцааг бусад хүмүүст хүрэх боломжгүй газар хадгалах ёстой.
• Хувийн захидал хүртэл бүтэц зохион байгуулалттай байх ёстой.
• Захиаг дугтуйнд хийхээсээ өмнө сайтар шалгаж үзэх хэрэгтэй.
• Та сайхан сэтгэлтэй үедээ захидал бичих хэрэгтэй. Уурласан мэдэгдэл, ёжтой сануулга агуулсан захидал илгээх нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй.
• Нэргүй захидал бичих нь зохисгүй юм.
• Хэрэв та захидалд хийсвэр тайлбар эсвэл нэмэлт оруулах шаардлагатай бол түүний өмнө PS (post skriptum) гэсэн тэмдэглэгээг тавих хэрэгтэй. Та энэ хавсралтын төгсгөлд өөрийн нэрийн эхний үсгийг оруулах ёстой.
• Хүлээн авагчийг бухимдуулахгүй, уурлуулахгүйн тулд гараар бичсэн захидлыг гаргацтай гараар бичсэн байх ёстой.
• Ганцаараа байхдаа хувийн захидал бичих хэрэгтэй.
• Бусдын захидлыг зөвшөөрөлгүйгээр унших нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй.
• Танд хаяглаагүй захидал агуулсан дугтуйг нээх нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй.

Үсгийн төрлүүд

I. Ил захидал

Хэрэв та ямар нэгэн зүйл бичихийг хүсч байвал дугтуйнд хийх хэрэгтэй. Та хэд хэдэн хаяг руу нэгэн зэрэг ил захидал илгээхдээ текст нь хүн бүрт өөр өөр байгаа эсэхийг шалгах хэрэгтэй.

II. Талархлын захидал

Тусламж үзүүлсэн хүнд бичгээр талархаж, талархлаа илэрхийлэхийн тулд талархлын захидал байдаг. Талархлын захидлын урт маш бага байна.

III. Сануулах захидал

Сануулах захидал нь биелэгдээгүй үүрэг, мартагдсан өр гэх мэтийг хүнд сануулах зорилготой юм. Энэ нь хамгийн эелдэг байдлаар бичигдсэн байдаг. Хүлээн авагчийг бусад хүмүүсийн өмнө санамсаргүйгээр таагүй байдалд оруулахгүйн тулд санамж бичгийг битүүмжилсэн байх ёстой.

IV. Уучлал гуйсан захидал

Тэд үнэхээр гэм буруугаа ухамсарлаж, хийсэн зүйлдээ гэмшиж байгаа бол бичдэг. Үүнийг чин сэтгэлээсээ, эелдэг, эелдэг байдлаар бичих хэрэгтэй.

V. Эмгэнэл илэрхийлсэн захидал.

Гунигтай мэдээг хүлээн авмагц эмгэнэл илэрхийлсэн захидал бичдэг. Хэрэв та цаг тухайд нь илгээж чадаагүй бол битгий илгээгээрэй: хүмүүст уй гашуугаа дахин сануулах ёсгүй. Эмгэнэлийн захидал жижиг урттай байх ёстой. Сайхан ишлэл ашиглахгүйгээр, элдэв хийрхэлгүйгээр зүрх сэтгэлээсээ бичих ёстой. Эмгэнэлийн захиаг энгийн цаасан дээр гараар бичдэг. Та ийм төрлийн захидал бүхий ил захидал оруулах ёсгүй.

Төрөл бүрийн төрөл байдаг: анкет, гомдлын захидал, мэдээллийн хүсэлтийн захидал гэх мэт.

Ажилд орох өргөдлийн захидал бичих схем:

• Албан ёсны давж заалдах.
• Та яагаад захидал бичиж байгаа тухай тайлбар.
• Сул орон тооны талаарх мэдээллийн эх сурвалжийг заана.
• Санал болгож буй ажлыг яагаад сонирхож байгаагаа тайлбарлана уу?
• Дараа нь та өөрийн боловсрол, ажлын туршлагаа товч танилцуулах хэрэгтэй.
• Та санал болгож буй албан тушаалд өргөдөл гаргагчийн шаардлагыг хамгийн сайн хангасан хувийн шинж чанаруудыг тодорхойлж болно.
• Дараа нь та анкетаа хавсаргаж байгаагаа илэрхийлж, шаардлагатай бол нэмэлт мэдээлэл өгөхөд бэлэн байгаагаа илэрхийлэх хэрэгтэй.
• Төгсгөлд нь та албан бичгийн овог нэр, огноог бичих ёстой. Хувийн гарын үсгээ оруулна уу.

Валентина
Сайтын холбоосгүйгээр нийтлэлийн материалыг хуулбарлахыг хориглоно!

Ашиглах замаар бизнесийн захидал харилцааЗөвхөн бизнесийн үйл ажиллагааг зохицуулахаас гадна тухайн байгууллагад шаардлагатай мэдээллийг цуглуулах бөгөөд энэ нь янз бүрийн тайлангийн аудитын үеэр эрэлт хэрэгцээтэй байх болно. Тиймээс, юуны түрүүнд захиргааны ажилтнуудын үүрэг даалгавар нь янз бүрийн дотоод заавар, маягтуудыг боловсруулсан бизнесийн баримт бичгийг зөв хөтлөх явдал юм. Стандарт маягтын давуу тал нь хүн үүнийг автоматаар бөглөж, улмаар өөрийн болон компанийн цагийг хэмнэдэг явдал юм.

Бизнесийн захидал харилцаа нь дараахь зүйлийг агуулна.

Найдвартай, бүрэн мэдээлэл;
- өгүүлэмж дутмаг учир товч хураангуй;
- төвийг сахисан өнгө аяс, гэхдээ найрсаг байдлаар;
- заасан баримтуудын сэтгэл хөдлөлийн үнэлгээ биш харин логик хэлхээ.

Бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ?

Хамгийн чухал зүйл бол тухайн нөхцөл байдалд ямар төрлийн бизнесийн захидал тохирохыг шийдэх явдал юм. Үүний хэд хэдэн төрөл байдаг:

Сануулга;
- баталгаажуулах;
- татгалзах;
- захиаг дугтуйлах;
- урилга;
- баталгаа;
- мэдээллийн;
- мэдэгдэл, захиалгын захидал.

Дүрмээр бол хүсэлт, санал, давж заалдах, лавлагаа, шаардлага агуулсан бизнесийн захидалд хариу өгөх шаардлагатай.

Бизнесийн захидал бичих дүрэм.

Ажил хэргийн захидлын өнгө аяс нь маш чухал сэтгэл хөдлөлийн ачааллыг агуулдаг, учир нь харилцааны төгс арга техникийг үл харгалзан үл хүндэтгэх байдал хэвээр байх болно. Татгалзсан тухай бизнесийн захидал бичихдээ ялангуяа болгоомжтой байх хэрэгтэй. Энэ тохиолдолд та захидлын эхэнд татгалзсан тухай хэлэх ёсгүй. Мэдээллийн эхний хэсэгт та өөрийн үзэл бодлыг дэмжсэн үнэмшилтэй аргументуудыг оруулах ёстой

- "Харамсалтай нь бид таны хүсэлтийг хангаж чадахгүй байна";
- "Бид гүнээ уучлаарай, гэхдээ таны хүсэлтийг хангах боломжгүй" гэх мэт.

Татгалзахдаа бидний үүрэг бол татгалзах явдал гэдгийг санах нь чухал, гэхдээ үйлчлүүлэгч, түнш гэх мэтийг алдахгүй байх явдал юм.

Тиймээс бизнесийн захидал бичих үндсэн дүрмүүд:

Захидлын мөн чанарыг зөв ойлгохын тулд хаяг хүлээн авагчид хандсан хүсэлтийг текстэд хэд хэдэн удаа давтах шаардлагатай;
- татгалзсан захидалд энэ хүсэлтийг хангаж чадахгүй байгаа шалтгааныг зааж өгөх нь чухал;
- саналаас татгалзах нь татгалзах томъёо юм.

Бизнесийн захидал харилцааны хэл.

Бизнесийн захидал харилцааны уншигч нь бичсэн хэлийг биш зөвхөн мөн чанарыг нь ойлгох нь чухал юм. Чухам ийм нөхцөлд л олон жилийн туршлагаар бий болсон бизнесийн захидал бичих дүрмийг эзэмшсэн байдаг.

Бизнесийн захидалд дараахь зүйлийг санаж байх хэрэгтэй.

Агуулгыг ядууруулахгүйгээр энгийн үгсийг ашиглах шаардлагатай;
- нэр үгээс илүү үйл үг ашиглах - энэ нь үсгийн текстийг динамик болгоно;
- хаягийн утгыг нарийн ширийн зүйл, үндэслэлгүйгээр ойртуулах;
- Уншигчийн анхаарлыг сарниулдаг тул урт өгүүлбэр бүү ашигла;
- хэллэг хоорондын шилжилт нь логик, үл үзэгдэх байх ёстой;
- аль болох цөөн тооны төлөөний үг ашиглах.

Бизнесийн захидал нь бичиг үсэг, хэв маягаараа ялгагдана.

Бизнесийн захидал харилцааг бэлтгэх.

Бизнесийн захидал бичихдээ дээд хэсэг (А4 хуудасны 1/4) хэвлэмэл хуудасны хувьд чөлөөтэй байх ёстой гэдгийг санаарай. Мөн захидлын дээд буланд гарах дугаар, огноог зааж өгсөн бөгөөд энэ нь гадагшаа шуудангийн тусгай журналд тэмдэглэгдсэн байдаг.

Зүүн доод буланд менежерийн албан тушаал, овог нэр, гарын үсэг, хуудасны төгсгөлд бизнесийн захидлыг гүйцэтгэгчийн овог нэрийг утасны дугаарын хамт зааж өгсөн болно.

Тиймээс бизнесийн захидал нь хүсэлтийн мөн чанар, үндэслэл, туслах мэдээлэл гэсэн гурван хэсгээс бүрдэнэ.

Захидалд хариу бичихдээ агуулгын эхний хэсэгт өгөгдсөн хаяг хүлээн авагчийн сүүлчийн үсгийг иш татах ёстой. Хэрэв гадаад захидал байгаа бол илүү тодорхой болгохын тулд захидалд товхимол хавсаргах шаардлагатай бөгөөд холбоосыг энэ захидалд зааж өгсөн болно. Ийм захидлыг хамтран ажилласанд тань талархал илэрхийлж, "Хүндэтгэсэн (нэр) ..." гэсэн хэллэгээр дуусгах нь маш чухал юм.