Personliga filer för anställda Endast statliga myndigheter är skyldiga att föra register för sina anställda. Det är dock användbart för varje personalansvarig att kunna skapa en anställds personliga fil utan fel.

Privat företag anställd består av omslaget till personakten och den anställdes dokument, som innehåller omfattande information om den anställde och hans arbetsaktivitet (om vi pratar om en student, då information om hans utbildning).

För entreprenörer, till skillnad från statliga myndigheter, är det inte nödvändigt att upprätthålla personliga filer för anställda, eftersom förfarandet för personalregister för anställda i privata företag fastställs av lokala föreskrifter och inte enligt lag. Därför kan HR-anställda öppna personliga filer inte för alla anställda, utan bara för huvuddelen, vilket inkluderar:

chefer och deras ställföreträdare;
ledande specialister;
ekonomiskt ansvariga anställda (kassörer, lagerhållare, etc.);
anställda med möjlighet till befordran m.m.

Praxis visar dock att det är mycket bekvämare att föra register över alla anställda, oavsett deras position, eftersom en personlig fil är en organiserad informationskälla om varje anställd, tillgänglig när som helst.

Vad innebär det att upprätthålla personliga angelägenheter?

Följande skyldigheter regleras för tjänstemän:

federal lag nr 79 daterad 27 juli 2004;
Dekret från Ryska federationens president av den 30 maj 2005 nr 609.

Kommersiella organisationer och enskilda företagare kan också föra personalregister över anställda på detta sätt, men enbart efter eget gottfinnande. Eftersom detta formulär bäst systematiserar alla dokument för varje person, bildar nästan alla företag LD. Dessutom börjar varje bildning med utveckling och godkännande av lämplig procedur och utnämning av ansvariga personer.

Proceduren för att skapa en personlig fil

På frågan "vad är det?" svar sub. 95 klausul 3.2.2 GOST R 7.0.8-2013, godkänd. Genom order från Federal Agency for Technical Regulation and Metrology daterad 17 oktober 2013 nr 1185-st. I enlighet med bestämmelserna är detta ett eller flera dokument förenade av ett ämne och placerade i en separat mapp under ett gemensamt omslag. Om det finns många papper kan det finnas flera mappar, då utgör de volymer av en LD. Således är bildandet av en anställds personliga fil (prov 2018) insamlingen och bildandet av alla nödvändiga dokument i en mapp. En sådan mapp bör täcka:

anställningsförfarande (meritförteckning, ansökningsformulär, ansökan och antagningsordning);
arbetsperiod (personligt kort, order, PM, handlingar, information om familjen och den anställde själv, dokument om påföljder och incitament etc.);
uppsägningsförfarande (ansökan och föreläggande).

För att korrekt organisera denna sektor av kontorsarbete i ett företag är det nödvändigt att utveckla och godkänna en speciell "förordning om förfarandet för att skapa och underhålla personliga angelägenheter." Detta dokument kommer att reglera ärendets sammansättning, förfarandet för dess bildande, listan över anställda för vilka de behöver bildas, såväl som förfarandet för åtkomst och lagring.

Bildande av ärende när man söker jobb

Bildandet av någon LD börjar vid anställningsögonblicket. En kandidat för en ledig tjänst skickar sitt CV till arbetsgivaren och sedan, när ett beslut fattas om att ingå ett anställningsavtal med honom, skriver han en ansökan och fyller i ett formulär (krävs endast för tjänstemän; andra företag kan klara sig utan det ). Det är dessa dokument som blir grunden för LD, tillsammans med ett personligt kort i T-2-formuläret (godkänd av resolutionen från Rysslands statliga statistikkommitté daterad 5 januari 2004 nr 1). För att öppna en LD krävs en separat mapp, vars omslag fungerar som titelblad. Det är bäst att göra det i det etablerade formatet, som finns i bilaga 11 till "Grundläggande regler för driften av organisationsarkiv" (beslut av styrelsen för Rosarkhiv daterat 2002-06-02). Enligt fastställda krav måste den ange:

namnet på den juridiska personen;
den strukturella enhet där den anställde är anställd;
siffra;
efternamn, namn, patronym för den anställde;
startdatum för ledningen (oftast är detta datumet för utfärdandet av anställningsordern);
datum för uppsägning av hans anställning (datum för uppsägningsbeslutet);
antal blad (vanligtvis ifyllt vid inlämnande av LD till arkivet);
hållbarhetstid.

LD kan upprätthållas både för hela personalen i organisationen och endast för individer som innehar vissa befattningar (till exempel för ledningspersonal). Vanligtvis tilldelas detta ansvar till personalspecialister, som utses till ansvariga för deras bildande och lagring.

Listan över dokument som vanligtvis finns i en anställds personliga akt inkluderar:

ifyllt företagsansökningsformulär;
kopior av pass (sidspridning med personuppgifter och registrering);
kopia av TIN;
kopia av SNILS;
kopia av militärt ID (för män);
diplom eller andra utbildningsdokument;
fotografi (färg eller svartvitt);
egenskaper från tidigare arbetsplats;
arbetstagarens ansökan om anställning;
en kopia av den anställdes anställningsorder;
en kopia av anställningsavtalet och arbetsbeskrivningen;
inventering av dokument i personakten;
andra dokument;
en kopia av ansökan/föreläggande om uppsägning av arbetstagaren.

För att göra sökningen efter information om en anställd mer bekväm, ingår en inventering av den anställdes personliga akt med en lista över alla dokument (dokumentnummer, dess namn) i den personliga akten.

Dokumenten bör ordnas i kronologisk ordning: det allra första kommer att vara de dokument som accepteras för redovisning vid anställning av den anställde, sedan de dokument som visas när den anställde arbetar (ordrar, utlåtanden, intyg).

Bildning under arbetsaktivitet

Under en persons karriär i företaget upprätthåller HR-chefen en intern inventering av rörelsen av dokument. Papper som är relaterade till verksamheten och till och med personens familj läggs till ärendet. På så sätt bildas den anställdes personliga fil (ett exempel på formulär 2016 kan laddas ner nedan). En inventering sammanställs för att registrera dokumenten som finns i mappen, samt för att organisera dem. Inventeringen måste innehålla:

mottagande av nya papper;
borttagning av lakan;
ersätter original med kopior.

Du kan lägga till ark med kolumner till den initialt etablerade inventeringsblanketten för kontinuerligt underhåll. Inventeringsformuläret ser ut så här:

Proceduren för att skapa en anställds personakt efter uppsägning

Personakten stängs den dag personen avskedas. Efter detta måste den auktoriserade specialisten fylla i det i sin helhet:

kontrollera närvaron av alla dokument;
kontrollera kronologin för papper i mappen;
kontrollera numreringen av arken (alla ark är numrerade med arabiska siffror med bruttonumrering i det övre högra hörnet av arket med en enkel penna eller numrering).

Sedan måste du göra en sista post på den interna inventeringen. Det anger antalet ark som ingår i LD, såväl som antalet ark i själva inventeringen (dess ark bör numreras separat). Därefter måste kompilatorn signera både inventeringen och den slutliga posten. Därefter kan du upprätta ett så kallat intygsblad, som kommer att innehålla en beskrivning av din personakt. Därefter sys alla papper ihop: i början av mappen finns en inventering och i slutet finns det ett certifieringsblad. På titelsidan måste du skriva slutdatum i enlighet med beslutet om uppsägning, samt bevarandetiden för hela mappen.

Observera att om den avskedade personen inte tog några originalhandlingar, till exempel ett militärt ID eller journal, måste de förvaras tills det krävs i hans LD. För att göra detta bör de läggas i kuvert (varje dokument separat) och arkiveras i en mapp. Sådana kuvert är numrerade, förseglade och certifierade av en behörig persons underskrift.

LD-lagring: procedur och tidpunkt

Även om personalakten innehåller handlingar med olika lagringstider gäller maximitiden för bevarande av hela akten efter stängning. Artikel 22.1 i den federala lagen av den 22 oktober 2004 nr 125 bestämmer att lagringsperioden är:

för LD skapade från 01/01/2003 - 50 år;
för LD skapade före 2003 - 75 år.

Lagringsperioden ska beräknas från den 1 januari året efter dagen för stängning av LD. Till exempel, om uppsägningen inträffade den 18 oktober 2017, börjar lagringsperioden på 50 år löpa från den 1 januari 2018. Det är nödvändigt att lagra personaldokument i enlighet med kraven för skydd av personuppgifter. För att göra detta måste företaget ha en lokal utan tillgång till obehöriga. För att eliminera risken för förlust eller stöld är det lämpligt att förvara LD i kassaskåp eller metallskåp. Senast tre år efter stängning ska pärmarna föras över till arkivet.

Mappar med dokument ska placeras vertikalt, med ryggraden utåt. Tillgången till personalarkivet bör begränsas till HR-personal. Systematisera personliga angelägenheter En speciell journal eller register hjälper till på följande sätt:

använda numrering;
I alfabetisk ordning;
genom strukturella uppdelningar av företaget.

Dessutom, om du har ett stort antal personliga ärenden, kan de lagras i beställningar, alfabetiskt. Medarbetarnas personliga filer kommer att sorteras efter efternamn i alfabetisk ordning. I början av varje beställning ska det finnas en inventering av de personliga angelägenheter som finns i den.

Personakter över uppsagda anställda förvaras i arkiven, men kopior av handlingar kan ges till anställda den sista dagen av deras närvaro på arbetsplatsen. Därmed kommer företaget inte längre att ansvara för att lagra den anställdes personuppgifter och kommer att minska storleken på arkivet. Lagringstiden för anställdas personakter överstiger vanligtvis inte 75 år, för chefer kan den utökas.

För vem ska LD utfärdas?

Det är obligatoriskt att föra personakter för dem som är anställda i den statliga tjänsten. Detta krävs enligt rysk lagstiftning. Entreprenörer kan reglera denna fråga genom lokala bestämmelser. Det innebär att anställda på HR-avdelningen endast kan öppna personliga filer för nyckelpersoner.

Denna grupp inkluderar:

Ledningspersonal och deras ersättare;
Chefsspecialister;
Personer som är ansvariga för egendom och värdesaker;
Anställda med utsikter till karriärutveckling.

Men ändå skulle det vara användbart att skapa sådana underlag för alla anställda, eftersom de återspeglar information om anställda som kan behövas när som helst.

Vem har tillgång till affärer

Endast den personalhandläggare eller revisor som utsetts på uppdrag av chefen för in uppgifter och lämnar in akter till arkivet. Om konfidentiell information läcker ut från ärendet kommer allt ansvar för detta att falla på denna person.

För att undvika sådana obehagliga situationer är det bättre att förvara personliga filer i ett speciellt avsett rum, eller i kassaskåp och metallskåp, som tredje part inte kan få tillgång till.

Dessutom är den ansvariga personen skyldig att bekanta varje anställd med sin personakt minst en gång var 12:e månad.

Tillhandahålla ärenden till brottsbekämpande myndigheter

Vid behov och på begäran kan papper från anställdas personliga akter lämnas till brottsbekämpande tjänstemän.

Vad ska finnas i en anställds personakt

Sammansättningen av en personakt är inte reglerad på regelnivå. Det är strikt godkänt endast för staten. anställda. Vilken organisation som helst kan använda den godkända listan och bestämma vilken dokumentation som ska inkluderas i sina anställdas akter och vilken som inte.

Listan är:

Fotokopia av pass (oftast första sidan, civilstånd och registreringsplats);
En fotokopia av ett diplom, utbildningsdokument, etc.;
Fotokopia av SNILS;
Om den anställde är ansvarig för militärtjänstgöring - en kopia av dokumentet som bekräftar detta;
Fotokopia av TIN;
Dokumentation för godkänd yrkesundersökning och läkarundersökning (om detta tillhandahålls av företagets verksamhet);
Ett intyg som anger om medborgaren har ett brottsregister eller avsaknad av det (om det föreskrivs i lag);
En arbetsansökan skriven av den anställde personligen;
Självbiografi;
En kopia av anställningsavtalet;
En fotokopia av arbetsprotokollet;
Material om certifiering (om utförd);
Anställda fotografier som uppdateras regelbundet;
Beskrivning av personakten.

Denna lista kan komma att ändras och kompletteras beroende på vilken verksamhet företaget bedriver och vilken personalpolicy det genomför.

Dessutom måste alla handlingar placeras i akten i kronologisk ordning: de allra första som ingick när personen anställdes, sedan de som dök upp under hans aktivitet.

Det är förbjudet enligt lag att i filen inkludera information om en anställds personliga liv, om hans syn på politik och religion, om han inte har gett skriftligt samtycke till detta.

Krav för att registrera en anställds personakt

Den identiska registreringen av alla personliga filer och korrekt underhåll av en journal för registrering av personliga angelägenheter är avsedd att eliminera möjligheten att förlora viktiga dokument.

Den personliga filen måste formateras i en viss form:

på personaktens titelsida finns all grundläggande information om den anställde: fullständigt namn, datum för upprättandet av personakten;
om personliga filer finns i en delad mapp är det nödvändigt att ordna dem alfabetiskt för att underlätta vidare arbete;
Det är absolut nödvändigt att övervaka antalet sidor i din personliga fil: det bör inte finnas fler än 250.

Upprätthålla en logg över personalens personliga filer

Ett personregister är nödvändigt för att hålla reda på de anställdas personliga angelägenheter. Eftersom det inte finns någon enskild redovisningsblankett för att föra en journal kan du göra den själv (skriv ut den med en mall från Internet) eller köpa den i en butik. Innehållet i journalkolumnerna kan också variera beroende på företag.

Journalen innehåller information om personakter som någonsin har öppnats i företaget. Kolumnerna innehåller personaktnummer, etableringsdatum, den anställdes fullständiga namn och andra nödvändiga uppgifter. Stängningen av en personakt åtföljs av en anteckning i journalen i form av datum och skäl för stängning. Om du behöver ange ytterligare information om den anställde i den anställdes personliga filformulär kan du använda kolumnen "Anteckningar".

Prover och former av dokument för personliga filer (Ladda ner)

Elektronisk personlig fil

Nuförtiden har många ryska företag implementerat eller börjat implementera HR-automatisering. Det kan knappast kallas att följa mode, snarare en nödvändighet. Anställdas personliga filer underhålls och lagras i allt högre grad i datoriserade databaser. Pappershandlingar används, men mest som återförsäkring.

Att underhålla och lagra personliga filer i elektronisk form är framför allt bekvämt. En HR-anställd behöver inte bita i damm, flytta runt saker för att hitta det han behöver. Därför är en av de absoluta fördelarna med elektroniska filer möjligheten att hitta allt snabbt, utan att slösa tid och ansträngning.

Det är värt att notera att inte all dokumentation kan förvaras i elektronisk form, arbetsböcker kan till exempel inte.

Om handlingen ska innehålla den anställdes personliga signatur ska den också vara i pappersform.

Hur man hanterar uppsagda anställdas angelägenheter

När en person slutar stängs hans fil, tas bort från filen och arkiveras. I detta fall ska ett certifieringsblad upprättas. Den innehåller data om hur många ark som sys och numreras. Detta blad anger också om det finns skadade handlingar i ärendet, eller om nya har bifogats.

Certifieringsbladet klistras på fodralets omslag från insidan. HR-medarbetaren sätter sin signatur på detta ark.

En anställds personakt förvaras i arkivet i 75 år, för chefer är denna period vanligtvis längre. Men samtidigt, om en anställd den sista arbetsdagen ber om kopior av de nödvändiga dokumenten, kan detta göras; i det här fallet behöver filen inte lagras, och arkivet kommer att laddas ur.

I personakten ingår handlingar som återspeglar uppgifter om den anställde och dennes arbetsaktivitet eller om studenten och hans studier vid universitetet. Som regel bildas en personakt under lång tid (hela tiden du arbetar eller studerar). De är en del av personaldokumenten.

För närvarande måste personliga filer för anställda öppnas i statliga (kommunala) myndigheter i enlighet med dekret från Ryska federationens president av den 30 maj 2005 nr 609. För övriga verksamhetsområden nämns inte i regeldokumenten skyldigheten att sköta personliga angelägenheter. För de flesta organisationer blir detta faktiskt frivilligt.

Praxis visar dock att bildandet och ifyllandet av en personlig fil för en anställd ger många fördelar. Eftersom all information om medarbetaren är koncentrerad och organiserad på ett ställe (främjar bättre säkerhet för dokument) och snabb åtkomst ges till dem (främjar snabb sökning efter information på begäran).

Sammansättning av anställds personliga handlingar

Ansökan till ett jobb;

anställningsavtal (kontrakt), tilläggsavtal;

personligt personalregister och tillägg till det;

frågeformulär ( självbiografi);

utbildningsdokument (kopior);

dokument som bekräftar positionen (kopior eller utdrag), inklusive utdrag ur protokoll från grundare, aktieägare, akademiska råd, dokument från tävlingskommissioner, testresultat;

arbetsbeskrivningar (föreskrifter);

certifieringsblad, recensioner, inlämningar;

passuppgifter, vigselbevis m.m. (kopior);

ansökningar och beställningar (kopior eller utdrag) om övergång till annan befattning, representationer, objektiva intyg;

dokument om utmärkelser och straff (kopior);

information om inkomst, egendom och certifikat som verifierar fullständigheten och riktigheten av denna information (för statliga eller kommunala tjänster);

outtagna dokument (certifikat, diplom, arbetsböcker etc.);

uttalanden och order (kopior eller utdrag) om uppsägning, överlåtelse etc.;

andra dokument vid behov, särskilt för den offentliga förvaltningen - för mer information, se dekretet från Rysslands president (länk i andra stycket).

Bildande av personliga akter för anställda

De styrs av en kronologisk princip, d.v.s. handlingar läggs i den anställdes personakt när de blir tillgängliga. Efter uppsägning av en anställd anses personakten som avslutat kontorsarbete och förbereds för överföra till arkivet. I det här fallet överförs tjänstemännens akter till arkivet efter 10 års lagring i personaltjänsten (ett lagstadgat krav, eftersom när en tjänsteman överförs till ett annat statligt organ, överförs hans personliga plats till den nya platsen för arbete), övriga anställda - helst senast 3 år efter avslutat kontorsarbete.

På grund av vikten av de handlingar som utgör en personakt är det nödvändigt att upprätta en intern inventering i en viss form (se. exempel på intern fallrapport), och den numreras alltid separat från övriga handlingar i ärendet. Sedan, i färd med att förbereda för arkivlagring av den färdiga personakten, noteras antalet ark med internt inventering i certifieringsblad(se exempel).

En oberoende personakt skapas för varje anställd. Det är då tillåtet att, i förberedelserna för arkivlagring, gruppera personliga filer i så kallade order, d.v.s. lösa dem i en allmän fråga (särskilt om det genereras ett litet antal personliga ärenden per år). I detta fall bör den interna inventeringen av ärendehandlingarna innehålla information med en lista över personakter som ingår i dem (fullständiga namn på anställda och bladnummer för varje ärende för att underlätta användningen i framtiden).

Men ändå kommer det inte att vara särskilt bekvämt att använda en sådan "allmän" fråga. Därför är det mer meningsfullt att arkivera ärenden som oberoende lagringsenheter. Men endast ett separat ärende måste öppnas för varje tjänsteman (detta är ett myndighetskrav).

Registrering av en personakt

Under registreringsprocessen måste följande information återspeglas på omslag till personakt(exempel finns på länken):

titeln på personakten kommer att ange efternamn, förnamn och patronym för den specifika anställde i nominativfallet;

i ärendehandlingar kan det finnas variationer i stavningen av den anställdes efternamn, förnamn eller patronym. I det här fallet måste de registreras i huvudet på den personliga filen (vanligtvis inom parentes). Till exempel:

Akhmerova Aislu Nasimovna (Alla Nikolaevna)

Sukhoruchko (Kalinina) Vera Olegovna

i fallet med bildandet i en allmän fil läggs bokstäverna med vilka efternamnen på anställda vars personakter ingår i denna volym börjar till titelnamnet:

Personliga akter för anställda som sades upp 2010, "A" - "N"

Samma, "P" - "I"

enligt bestämmelserna ska tidsfristerna anges på samma sätt som i beställningarna för antagning och uppsägning från arbetet; i vissa organisationer bestäms tidsfristerna enligt datumen för antagning och uppsägning från arbetet (det sista alternativet är fortfarande inte helt korrekt) ;

personakten kan innehålla handlingar som går tillbaka till ett tidigare datum än datumet för anställningsordern (dette beaktas dock inte vid fastställande av tidsfrister för den anställdes personakt);

Lagringstiden för personliga filer för anställda är 75 år EPC, chefer - i allmänhet permanent enligt art. 656 Modelllista – 2010(vid registrering av en fil för arkivlagring överförs inte artikelnumret till omslaget, endast lagringstiden för personakten anges), det beror inte på den anställdes ålder och börjar räknas från ögonblicket för hans uppsägning;

Det är viktigt att registrera antalet ärendeblad.

Så artikeln listar de viktigaste dokumenten som ska ingå i en personlig fil och diskuterar de viktigaste kraven för bildandet och lagringen av en anställds personliga fil och utformningen av omslaget. Läs om funktionerna för att systematisera personliga filer i en separat artikel - Inventering av filer av personal.

– detta är en uppsättning dokument som återspeglar en persons aktiviteter och indikerar hans prestation. En personakt jämförs ofta med en arbetsjournal, men det är ett grovt misstag. Arbetsboken skiljer sig först och främst genom att den inte innehåller någon ytterligare information om den anställde, förutom platsen för hans nuvarande och tidigare arbete.

Kära läsare! Våra artiklar talar om typiska sätt att lösa juridiska problem, men varje fall är unikt.

Om du vill veta hur du löser just ditt problem - kontakta konsultformuläret online till höger eller ring per telefon.

Det är snabbt och gratis!

När du ansöker om ett jobb skapar företaget omedelbart en personlig fil för den nya anställde, som består av ett antal nödvändiga papper (uppsättningen är standard och reglerad i lag). Endast en auktoriserad anställd på HR-avdelningen kan vara ansvarig för att underhålla, skapa eller göra ändringar i en personlig fil.

Personakten återspeglar den anställdes egenskaper, hans förmåga att utföra sina uppgifter på arbetsplatsen. Vid behov kan dessa papper lämnas till brottsbekämpande myndigheter.

En personakt innehåller i regel inte bara information om den anställde, utan även alla kommentarer och tillrättavisningar gällande hans arbete. Information om förseningar, varningar. Om en av kommentarerna görs på en personakt bör du vara försiktig, eftersom detta är mycket allvarligt.

Vilka dokument ingår i en personakt?

Det rekommenderas att du placerar dokument i din personliga akt i följande ordning:

En inventering av sammansättningen av personakten, sekvensen av alla dokument för enkel sökning.
Ansökan till ett jobb.
Anställd profil med bilder.
Anställningsavtal.
En kopia av arbetsordern.
En kopia av intyget och utbildningsbeviset.
Dokument från militärenheten, samt bekräftar frånvaron av ett brottsregister.
Registrering på bostadsorten.
Egenskaper från tidigare arbetsplatser, rekommendationsbrev.

En inventering av en anställds personakt består av titel, dokumentnummer och register, införandedatum, bladnummer och anteckning. Anteckningen anger vanligtvis vilket dokument som används - en kopia eller ett original.

Hur genomförs det?

Alla personliga filer för företaget visas i en speciell anteckningsbok eller journal, där de förses med ett speciellt nummer på arbetsplatsen. Denna journal innehåller kort information om ärendet: Fullständigt namn. anställd, datum för överföring till arkivet, startdatum för ärendet, nummer.

Det är en felaktig uppfattning att alla anställda på HR-avdelningen har tillgång till personalens personliga filer. Detta är inte sant, all makt och förmåga att göra ändringar utövas av den auktoriserade personen. Ändringar kan vara följande: handlingar från kanslikontoret, namnändring m.fl. I det här fallet förs kopior av dokument som bekräftar fakta in i personakten.

Korrekt lagring av personliga filer är mycket viktigt, eftersom detta är konfidentiell information som ett begränsat antal personer har tillgång till.

Lagringsperioder för personliga filer:

personliga filer för anställda bevaras i upp till 75 dagar;
personliga filer för ledande befattningar kan lagras under en obegränsad tid;

Lagringstiden börjar från det ögonblick filen överförs till arkivet.

Registreringsförfarande

Eftersom det i alla företag, på grund av det stora antalet anställda, är omöjligt att hålla reda på alla dokument och deras flöde, är det mycket viktigt att följa alla regler för registrering för att undvika förlust av viktig information som kan störa organisationen av arbetsprocessen.

Korrekt lagring och registrering av personliga filer för alla anställda förenklar uppgiften avsevärt:

Till exempel, om företaget är tillräckligt stort och sysselsätter ett stort antal anställda, bör deras personliga filer placeras i alfabetisk ordning. Detta gör det lättare att hitta önskad mapp.
Den anställdes personakt bör inte innehålla mer än 250 sidor.
Försättsbladet ska endast visa grundläggande information om personakten. Detta är ditt fullständiga namn. anställd och ärendenummer på företaget.

Personliga filer kan lagras på följande sätt:

I alfabetisk ordning.
Genom strukturella uppdelningar av företaget (avdelningar).
Numrering av ärenden genom deras nummer eller tilldelning av nummer vid registrering.

Prov

Som nämnts ovan har endast behöriga anställda tillgång att göra ändringar i personliga filer.

Rubriken för personakten är ditt fullständiga namn. anställd. Variationer i stavningen av efternamnet eller kvinnans flicknamn kan också anges. Till exempel: Bröd (Kalinina) Elena Maksimovna.

Vid registrering av en personakt är det tillåtet att ta emot handlingar som är daterade tidigare än det datum då den anställde anställdes. Denna fråga övervägs i enskilda fall, men som regel löses den till förmån för den anställde.

Det fullständiga ärendeformuläret innehåller följande punkter:

Design och inmatning av data på omslaget till foldern (omslagsdesign kommer att diskuteras senare).
Det är viktigt att registrera antalet ark i fodralet (högst 250 sidor).
Förberedelse av certifieringsbladet.
Intern inventering av dokument i enlighet med den uppenbara mängden insamlad, dataverifiering.
Arkivering, ärendebindning.
Ange nödvändig information i omslaget till den anställdes personakt.

Det är mycket viktigt att veta vilka handlingar som arkiveras och vilka som inte är det. I ärendet ingår endast de viktigaste och mest betydelsefulla handlingarna, som kan förvaras i upp till 75 år. Om det finns handlingar om semesterstart, ansökan om semester på egen bekostnad och liknande, så finns inte dessa handlingar med i arkivet. De läggs till den totala kvantiteten.

Instruktioner för fyllning

Efter att ha upprättat en anställds personakt måste han fylla i ett formulär. Enkäten ska ge uttömmande svar på alla frågor. Lakoniska och tydliga svar utan onödigt ludd. Efter frågeformuläret ska du placera ett foto på medarbetaren.

Det här borde vara ett nytt foto, och inte ett där han är 18, när det faktiskt står en man på cirka 40 framför dig. Självbiografin måste sammanställas korrekt och återspegla alla skeden av den anställdes liv. Utbildningsinstitutioner, intressen, arbetsplatser med mera.

Kopior av dokument om utbildning eller fortbildning inom vissa områden måste intygas först. Vid sammanställning av en personakt är en anställd skyldig att skyndsamt anmäla eventuella ändringar (efternamn, förnamn etc.).

De externa egenskaperna hos den anställde undertecknas av företagets direktör och de interna egenskaperna - av chefen för avdelningen eller avdelningen i företaget. Alla sidor måste numreras.

Exempel på titelbladsdesign

GOST 17914-72 daterad 17 juli 1972 reglerar reglerna för registrering av personliga filer, de är som följer:

Överst på titelsidan kan det finnas uppgifter som får fyllas i endast av det kommunala eller statliga arkivet, det är koder, datum för inlämning av handlingar till arkivet med mera.
I mitten av titelbladet, något indraget från toppen, måste du ange organisationens namn. Som regel skrivs företagets förkortade namn på denna plats.
Under företagets namn anges på vilken avdelning den nyanställde arbetar.
Därefter anges ärendenumret, vilket står inom parentes. Det måste föregås av ett index, även inom parentes.
Därefter skrivs titeln på personakten. Den anställdes efternamn, förnamn och patronym för den anställde används som rubrik.
Titelbladets nedre högra hörn är avsett för information som datum för anställning av den anställde, dag för uppsägning, lagringstid för dokumentation, datum för arkivering i arkivet med mera.

En organisations anställda representerar företagets arbetskraftsresurser, tack vare vilka det kan fungera inom dess förmåga. Tillsammans med detta representerar varje anställd en arbetsenhet i staten, som arbetsgivaren behöver ha bästa möjliga förståelse för, till exempel för befordran eller fastställande av sjukfrånvaron, eller vid eventuella problem med personalen.

Det antas att informationskällan om varje specifik anställd är de personliga filer som öppnas i förhållande till varje arbetstagare, om en sådan skyldighet är inskriven i företagets lokala bestämmelser. Personliga filer anger detaljerna för den anställdes arbetsaktivitet på företaget, såväl som information om tidigare arbetslivserfarenhet, dokument, särskilt papper som bekräftar tillgången till utbildning, avancerad utbildning eller perioder av arbete i en annan organisation, såväl som annan information som kan påverka den anställdes arbetsaktivitet .

En personakt upprättas vid anställning av en ny anställd på företaget och fylls i i enlighet med bestämmelserna i lokala bestämmelser. Den innehåller alla typer av dokument och arbetsförhållanden som uppstår under verksamheten, inklusive information om disciplinära påföljder, deras skäl och metod för återbetalning.

En anställds personliga fil är en slags dokumentmapp som innehåller all omfattande information om varje enhet av företagets personal.

Vissa företag kan endast öppna filer för ledningspersonal, ignorera vanliga anställda, för att minska arbetsbelastningen på personalavdelningen eller personer som är behöriga att skapa personliga filer för anställda. Små organisationer vägrar oftare att registrera personliga filer helt, eftersom det lilla antalet anställda gör ett sådant förfarande helt enkelt olönsamt.

En arbetsgivare kan registrera personliga filer, till exempel, endast för några av de mer ansvariga anställda, som inkluderar:

chefen för organisationen, som fungerar som direktör och rapporterar till grundarna;
chefer för strukturella avdelningar som rapporterar till organisationens direktör och ansvarar för verksamheten vid sina avdelningar;
biträdande chefer, oavsett deras status i förhållande till varandra, eftersom det i direktörens frånvaro är de som utför hans uppgifter;
ledande specialister i organisationen, på grundval av vars arbete företaget utför sin verksamhet och upprätthåller sin position på finansmarknaden;
ekonomiskt ansvariga personer som är direkt ansvariga för säkerheten för företagets medel eller deltar i fördelningen av organisationens budget - chefsrevisor, redovisningsanställda, kassörer, lagerarbetare, etc.;
anställda som har en stabil eller ständigt ökande nivå på utförandet av arbetsuppgifter, på grundval av vilken arbetsgivaren kan besluta om höjning osv.

Att sköta personliga angelägenheter är en skyldighet för en kategori av arbetsgivare och en rättighet för andra. Vissa organisationer har råd att vägra att upprätthålla ett arkiv och samla in information om anställda, eftersom lagen inte ålägger varje arbetsgivare att skapa ett arkiv med personliga filer för anställda.

Men, som praxis har visat, gör skapandet av en enhetlig personaldatabas, där filer för alla anställda i organisationen lagras, att du kan systematisera data och förbättra processen för att utföra arbetsaktiviteter av varje personalenhet för att öka prestandan för företaget.

Hur man gör affärer i privata företag

För chefer för privata företag ger lagstiftaren möjlighet att välja när man skapar en gemensam informationsbas av personliga filer för anställda, eftersom godkännande av sådana bestämmelser inom organisationen endast kan ske om organisationens grundare, såväl som direktören, önskar. Det finns ingen skyldighet att skapa ett sådant arkiv för privata företag.

Att fatta ett beslut om hantering av personliga filer för anställda i privata organisationer förpliktar organisationens ledning att följa ett antal villkor och bestämmelser för utarbetandet av sådana dokument.

Arbetstagarens personakt ska upprättas i enlighet med dessa bestämmelser:

underlaget för varje bör finnas i en separat mapp eller i en separat fil, om företaget är litet och det finns få anställda, för att systematisera dokumentationen;
handlingar för tillfällig och permanent lagring bestäms i olika kapitel i personakten; gemensam lagring av sådana papper är oacceptabelt;
permanenta handlingar måste lämnas in i form av kopior, i extrema fall tillåts tillfällig lagring av originalen tills kopior görs;
alla papper måste vara i ett enda exemplar, och bilagor till dokument måste finnas på samma avdelning som huvuddokumentet;
Den maximala tillåtna storleken på ett fodral fastställs av lokala föreskrifter för företaget, men får inte överstiga 4 cm.

Federal lag förbjuder användning av data om en anställds religiösa övertygelse, såväl som sammansättningen av hans familj, såvida inte den anställde har lämnat skriftligt tillstånd för sådan behandling av information. All information kan användas för anställnings- eller befordransbeslut, eller för att säkerställa säkerheten för sådan information, såväl som säkerheten för den anställdes egendom och annan egendom. I andra fall är det förbjudet att använda den mottagna informationen.

Hur man gör affärer i statliga organisationer

En personlig fil för en anställd vid en statlig myndighet måste öppnas när en person är anställd, i enlighet med bestämmelserna i federal lag nr 79-FZ från 2004, såväl som inom ramen för presidentdekret nr 609. Villkoren och förfarandet för att sammanställa personliga filer för personal är inte reglerade i lag, därför utvecklar varje institution självständigt strukturen och funktionerna i bildandet av sådana dokument.

En tjänstemans personliga akt är en uppsättning dokument som återspeglar den anställdes arbetsegenskaper under hela arbetsperioden. Ärendet innehåller alla dokument som fastställer, reglerar och definierar arbetsrelationen mellan arbetstagaren och arbetsgivaren, och som också återspeglar den anställdes arbetsframgångar.

Oftast indikerar lokala handlingar från institutionen, som fastställer standarder för bildandet av personliga filer för anställda, behovet av att:

samla in information om anställda, såväl som eventuell uppdelning av databasen i branscher beroende på egenskaperna hos varje anställds arbetsaktivitet;
reflektion av sammansättningen av personliga filer, både i allmänhet och privat, beroende på rang eller egenskaper hos arbetet;
skapa din egen modell för att skapa personliga filer för varje personalenhet, oavsett dess position;
upprättande av ett tydligt system för lagring av filer och detaljerna för att överföra dem till arkivet;
reglering av möjligheterna till tillgång till en anställds personakter, inklusive fastställande av kategorin personer som har permanent tillgång till dem osv.

Skapandet av en databas med personliga filer och dess underhåll i statliga institutioner skiljer sig praktiskt taget inte från ett liknande förfarande med privata organisationer, med undantag för de skyldigheter som åläggs sådana institutioner att skapa en allmän lista med information för varje anställd. Dessutom kan statliga företag använda ett system av "allmänt" format för att sammanställa fall, till exempel när de bildar olika filialer eller andra kontrollerade organisationer.

Dokument i din personliga fil

När man skapar en personlig fil för varje anställd möter arbetsgivaren svårigheter att förbereda ett sådant dokumentpaket, eftersom vissa inte vet vilka dokument som kan placeras i en sådan databas och vilka som är förbjudna.

Originalen av följande dokument måste sparas i din personliga akt:

en arbetsansökan undertecknad av den anställde;
order om att utse en anställd till en position;
olika ansökningar om skatteförmåner;
personligt kort i form T-2, samt ett liknande dokument utvecklat av organisationen;
alla dokument relaterade till den anställdes utbildning och kvalifikationer;
anställningsavtal mellan anställd och arbetsgivare;
en bilaga till avtalet om ekonomiskt ansvar om arbetstagaren söker en sådan tjänst;
avtal om icke-utlämnande av information, inklusive kommersiell eller affärsinformation;
intyg om inkomst från tidigare arbetsplatser;
intyg eller intyg om arbetstagarens hälsotillstånd vid behov etc.

Utöver originalversionerna av dokument bifogas ofta kopior av olika papper som direkt eller indirekt speglar arbetsrelationerna mellan arbetstagaren och arbetsgivaren.

Kopior ingår i personakten:

anställdas pass;
anställdas skatteidentifikationsnummer;
SNILS av den anställde;
militär legitimation, om den anställde är en militärtjänstskyldig person;
order om befordran, disciplinära åtgärder, omplacering, kombination av befattningar etc.;
barnets födelseattest;
ansökningar om ledighet, inklusive årlig betald, obetald och av familjeskäl, tillägg etc., samt ansökningar om ersättning för en del av den betalda ledigheten, om den är längre än den i lag fastställda minimivilotiden;
semesterbeställningar, oavsett syfte;
arbetsbok;
intyg och andra dokument som indikerar förändringar i den anställdes personuppgifter.

Alla kopior av dokument ska vara bestyrkta av behöriga medarbetare som utför HR-avdelningens funktioner, med sigill, underskrift och utskrift av underskriften.

Registreringsförfarande

Registrering av dokument i enlighet med de standarder som accepteras i organisationen gör att du kan undvika förlust av viktiga papper, samt systematisera alla personliga filer.

Bildandet av personliga filer för anställda måste följa följande regler:

Titelsidan på dokumentet anger all personlig information om den anställde, inklusive hans fullständiga namn och befattning, samt datumet för ärendets sammanställning.
All information för en anställd lagras i en mapp, alla mappar är ordnade i en systematisk sekvens, beroende på den antagna strukturen.
Den totala tjockleken på personakten får inte överstiga 4 cm eller 250 sidor.

Utöver att systematisera personakter skapar behöriga anställda eller organisationschefen en Personal File Journal, som innehåller information om alla personliga filer som någonsin har öppnats på företaget.

Tidskriften ska innehålla:

Det ärendenummer som tilldelas den under bildningsprocessen.
Personuppgifter om den anställde för vilken en personlig fil skapades.
Datum för upprättande av dokumentet.
Andra uppgifter som kan tyckas nödvändiga.

Vid uppsägning av anställning i organisationen görs en anteckning i Journalen om att ärendet är föremål för nedläggning med angivande av datum för nedläggning och skälen för ett sådant beslut. Därefter förs ärendet över till arkivet för vidare förvaring.

Personlig fillagring

Lagringen av personliga filer för anställda sker i enlighet med de standarder som antagits av företaget, som fastställs av olika lokala lagar.

Vanligtvis sker processen att lagra och distribuera ärenden enligt principen:

Alfabetet, dvs. filer lagras i alfabetisk ordning efter varje anställds efternamn.
Numrering - varje fall har sitt eget unika nummer.
Fördelning av dokument beroende på strukturell enhet.

Till exempel har ett multistrukturellt företag råd att etablera alla tre typer av distribution av ärenden i lager - varje avdelning är försedd med en specifik plats där ärenden bestäms i alfabetisk ordning, med angivande av serienumret på personakten.

Personakterna för uppsagda anställda överförs till organisationens arkiv eller ett särskilt statligt organ, där de kan förvaras i många år, beroende på företagets position.

Kopia av den anställdes personakt

Vid uppsägning kan arbetstagaren få en kopia av sin personakt, eftersom han fortfarande kommer att kunna begära ut all information han är intresserad av, till exempel för fortsatt anställning. Dessutom kan kopior lämnas till den anställdes släktingar och arvingar om han av någon anledning avlidit eller erkänns som sådan baserat på ett domstolsbeslut. Utfärdande av handlingar till anhöriga utförs på grundval av art. 62 i Ryska federationens civillagstiftning, samt med hänsyn till bestämmelserna i art. 84.1 och art. 141 Ryska federationens arbetslag. Samtycke till utfärdande av dokument ges av arbetstagarens arvingar eller av honom om medborgaren lyckades ge lämplig order före dödsfallet.

Exempel på personlig fil

Den anställdes personakt måste upprättas i enlighet med de standarder som fastställts av organisationen, men måste återspegla hela kärnan i ett sådant dokument.

Personakten måste innehålla:

Titelsida.
Lista över dokument.
De dokument som krävs för att bilda mappen listas ovan.

Det finns ingen enhetlig form för att skapa personliga filer för anställda; arbetsgivaren måste självständigt utveckla och acceptera sådana ändringar.

Utfärdande av personakter till anställda

Utfärdande av en personakt sker på skriftlig begäran från arbetstagaren. Den kan utfärdas för tillfälligt bruk, till exempel för att göra kopior av handlingar som finns där, eller för permanent användning. Vid fullständigt frisläppande av ärendet görs kopior av alla sidor i foldern och de överlämnas till den anställde. I enlighet med normerna i den ryska federationens civillagstiftning kan en anställds arvingar få ett utdrag eller kopior av personligt filmaterial efter en anställds död. I övrigt är det inte tillåtet att lämna ut personuppgifter.

Ladda ner

Du kan ladda ner ett exempel på inventering av dokument av en personlig fil i .doc-format
följ denna länk

Ladda ner

Du kan ladda ner ett exempel på försättsblad av en personlig fil i .doc-format

Trots bristen på direkt ansvar öppnas personliga filer för anställda i de flesta kommersiella organisationer. Men på grund av att förfarandet för att genomföra dem inte är reglerat på något sätt, uppstår ofta svårigheter. I artikeln kommer vi att titta på sammansättningen av en personlig fil, processen för dess bildande och lagring, samt förfarandet för att förbereda för inlämning till arkivet.

Personliga akter bevaras obligatoriskt endast för tjänstemän (federal lag nr 79-FZ av den 27 juli 2004, dekret från Rysslands president nr 609 av den 30 maj 2005), medan andra organisationer eller enskilda företagare kan genomföra dem efter behag. Men trots detta bedrivs personliga angelägenheter nästan överallt. Detta beror på det faktum att att ha en personlig fil förenklar tillgången till nödvändig information om anställda och hjälper till att systematisera alla uppgifter om deras arbetsaktiviteter.

Låt oss komma ihåg att en fil är ett dokument eller en uppsättning dokument relaterade till en fråga eller verksamhetsområde, placerad i ett separat omslag (avsnitt 95, klausul 3.2.2 i GOST R 7.0.8-2013, godkänd genom beställning från Federal Agency for Technical Regulation and Metrology daterad 17 oktober 2013 nr 1185-st).

Eftersom förfarandet för att föra personliga akter för anställda för organisationer och företagare inte är reglerat på något sätt, skulle det vara tillrådligt att utveckla och godkänna en förordning om förfarandet för att skapa och underhålla personakter. Det kan återspegla sammansättningen av personliga filer, förfarandet för dess bildande och underhåll, kretsen av anställda för vilka filerna behöver underhållas, lagringsläget och förfarandet för att komma åt filer, etc.

Sammansättning av en anställds personakt

Både originalhandlingar och kopior läggs i personakten. I detta fall måste alla kopior vara korrekt bestyrkta. Handlingar som har en permanent eller tillfällig (över 10 år) lagringstid ska placeras i din personakt. Lagringsperioderna för dokument fastställs på order från Rysslands kulturministerium daterad 25 augusti 2010 nr 558. Men i praktiken lagras nästan alla dokument relaterade till den anställde i filerna, eftersom det är bekvämt.

Handlingar som ingår i en personakt kan delas in i tre grupper. För det första dokument som tillhandahålls av anställda och dokument som registrerar anställning. Dessa inkluderar:

frågeformulär;
sammanfattning;
rekommendationer och egenskaper från tidigare arbetsplatser (om tillgängligt);
kopior av pass, SNILS, INN (om tillgängligt), utbildningsdokument, militära registreringsdokument (för dem som är ansvariga för militärtjänst och personer som omfattas av värnplikt);
ett intyg om förekomsten (frånvaron) av ett brottsregister eller det faktum att åtal har väckts eller avslutats av åtal på rehabiliteringsskäl (när man ansöker om ett jobb relaterat till en verksamhet som personer som har eller har haft ett brottsregister, är eller har varit föremål för åtal är inte tillåtna);
Ansökan till ett jobb;
läkarintyg (för anställning av minderåriga och andra personer i fall som föreskrivs i Ryska federationens arbetslag);
anställningsavtal;
personligt kort enligt (godkänt genom resolution från Ryska federationens statliga statistikkommitté daterad 5 januari 2004 nr 1);
kopia av anställningsföreläggande m.m.

För det andra, dokument som uppstår under de anställdas arbetsaktivitet. Denna lista kan innehålla:

kopior av äktenskapsintyg (skilsmässa), barns födelsebevis, körkort;
avtal (dess kopia) om ekonomiskt ansvar (för ekonomiskt ansvariga personer);
Arbetsbeskrivningar;
ytterligare avtal till anställningsavtalet;
kopior av order om överföring, befordran, tillämpning och avlägsnande av disciplinära sanktioner, befordran, etc.;
intyg om resultat av periodiska medicinska undersökningar (undersökningar);
kopior av dokument som visar funktionshinder och begränsad arbetsförmåga (för anställda med dessa indikationer);
sekretessavtal (om den anställde har tillgång till konfidentiell information);
certifieringsblad;
rapporter, förklarande anteckningar, PM, ansökningar om beviljande av ledighet till den anställde;
olika handlingar och meddelanden;
kopior av handlingar om fortbildning m.m.

För det tredje, dokument om uppsägning av anställning, till exempel:

anställds uppsägningsbrev;
en kopia av beslutet om uppsägning.

Det är värt att notera att du kan placera en kopia av arbetsboken i din personliga fil, men inte själva boken. Låt oss påminna dig om att arbetsdokument och deras bilagor förvaras som strikt ansvarsskyldiga dokument, det vill säga i metallskåp, kassaskåp eller specialutrustade lokaler under förhållanden som utesluter skada och stöld, och utfärdas till den person som ansvarar för att underhålla dem först efter hans ansökan.

Bildande och underhåll av en personakt

Personliga filer kan sparas för alla anställda eller endast för vissa (till exempel för ledningspersonal, redovisningsanställda, ekonomiskt ansvariga personer etc.). I de flesta fall utförs registreringen av personakter av en anställd på personalavdelningen, utsedd ansvarig för deras underhåll och lagring. Ansvaret för denna anställd inkluderar vanligtvis att skapa en personlig fil, göra olika poster i den, placera och ta bort dokument, bestyrka kopior, upprätthålla en intern inventering, regelbundet kontrollera läget etc.

Bildandet av en personakt börjar i det ögonblick en anställd anställs och fortsätter under hela hans karriär i denna organisation. Varje personlig fil bör lagras i en separat mapp, på titelsidan av vilken följande bör anges:

företagets namn;
den strukturella enhet där den anställde arbetar;
personligt filnummer;
titel, det vill säga den anställdes fullständiga namn;
startdatum för personlig filhantering (vanligtvis datumet för utfärdandet av anställningsordern);
datumet för slutförandet av dess underhåll (datum för utfärdandet av uppsägningsbeslutet);
antalet ark i själva filen (det är bäst att fylla i denna kolumn när du skickar in din personliga fil till arkivet);
lagringstid (registreras vid stängning av en personakt).

Titelbladsformuläret finns i bilaga 11 till de grundläggande reglerna för driften av organisationers arkiv (nedan kallade reglerna), godkända genom beslutet av styrelsen för Rosarkhiv daterat 2002-06-02.

Efter att ha fyllt i titelbladet läggs alla nödvändiga dokument i en mapp i kronologisk ordning. Men mycket ofta uppstår frågor om ordningsföljden för dokument som presenteras av den anställde och papper som registrerar anställningen. Detta beror på att de nästan alltid har samma datum. I de flesta fall är dessa papper ordnade enligt följande:

personligt kort av ;
frågeformulär;
sammanfattning;
Ansökan till ett jobb;
en kopia av arbetsordern;
anställningsavtal;
kopior av pass, SNILS, TIN (om sådant finns), militära registreringshandlingar (för värnpliktiga och värnpliktiga personer) m.m.

Samtidigt med personakten börjar de föra en intern inventering av den, som upprättas på ett separat blad och bifogas akten. En inventering sammanställs för att registrera dokument av permanent och tillfällig (över 10 år) lagring. Den interna inventarieförteckningen fylls i under hela perioden för förvaring av en personakt. Det registrerar mottagandet av nya dokument eller borttagandet av papper (till exempel har lagringsperioden löpt ut), samt ersättning av original med kopior. Det interna inventeringsformuläret finns i bilaga 10 till reglerna och måste innehålla:

nummer och titel (den anställdes fullständiga namn) på den personakt till vilken den sammanställs;
kolumn "dokumentets serienummer";
kolumn "dokumentindex" (fylls i om tillgängligt);
kolumn "dokumentdatum";
kolumn "dokumenttitel";
kolumnen "datum för införande av dokumentet i personakten";
kolumnen ”anteckning”, som vanligtvis återspeglar förändringar i ärendehandlingarnas sammansättning (uttag, ersättning med kopior etc.).

Alla personliga ärenden antecknas i en loggbok. Formen på tidningen är inte godkänd, och du kan göra den själv. Oftast skrivs personaktnummer, datum för deras etablering, rubriker och sista datum i kolumnerna.

Personlig fillagring

Alla personliga filer innehåller den anställdes personuppgifter. Låt oss påminna dig om att personuppgifter avser all information som relaterar till en direkt eller indirekt identifierad eller identifierad individ (artikel 3 i den federala lagen av den 27 juli 2006 nr 152-FZ). Arbetsgivaren är skyldig att följa alla krav för skydd av personuppgifter enligt kapitel 14 i Ryska federationens arbetslagstiftning och federal lag nr 152-FZ av den 27 juli 2006.

notera

Personer som gjort sig skyldiga till att ha brutit mot bestämmelserna i lagstiftningen på området för personuppgifter kan föras till disciplinära (paragraf 6 i artikel 81 och artikel 192 i Ryska federationens arbetslagstiftning) och material (klausul 7, del 1 i artikel 243 av Ryska federationens arbetslagstiftning) ansvar, såväl som civilrättsligt, administrativt (artiklarna 13.11 och 13.14 i Ryska federationens kod för administrativa brott) och straffrättsligt (artiklarna 137 och 140 i den ryska federationens strafflag).

Organisationschefen är således skyldig att i lämplig ordning utse personer som ansvarar för att upprätthålla och lagra personakter. Samtidigt är personer som har tillgång till personuppgifter skyldiga att inte avslöja till tredje part eller distribuera dessa uppgifter utan samtycke från föremålet för personuppgifter, om inte annat följer av federal lag.

Personliga filer måste förvaras på en plats som utesluter åtkomst till dem av tredje part, såväl som risken för stöld eller förlust. Till exempel i kassaskåp eller metallskåp. Personliga filer på lagringsplatsen kan systematiseras i alfabetisk ordning, efter nummer eller efter strukturella uppdelningar av organisationen.

Observera att personer som gör sig skyldiga till brott mot bestämmelserna i lagstiftningen på området för personuppgifter kan bli föremål för disciplinära åtgärder (punkt 6 i artikel 81 och artikel 192 i Ryska federationens arbetslag) och materiella påföljder (klausul 7 i del). 1 i artikel 243 Ryska federationens arbetslagstiftning) ansvar, såväl som civilrättsligt, administrativt (artiklarna 13.11 och 13.14 i Ryska federationens kod för administrativa brott) och straffrättsligt (artiklarna 137 och 140 i den ryska federationens strafflagstiftning) ).

För att säkerställa skyddet av personuppgifter som lagras av arbetsgivaren har anställda också rätt att:

till fullständig information om deras personuppgifter och behandlingen av dessa uppgifter;
fri tillgång till deras personuppgifter, inklusive rätten att få kopior av alla register som innehåller deras personuppgifter, utom i de fall som anges i punkt 8 i art. 14 Federal lag av den 27 juli 2006 nr 152-FZ;
identifiera dina representanter för att skydda dina personuppgifter;
tillgång till medicinska journaler som återspeglar deras hälsotillstånd genom en vårdpersonal som de väljer;
krav på att utesluta eller rätta felaktiga (ofullständiga) personuppgifter, samt uppgifter som behandlas i strid med lagkrav. Om arbetsgivaren vägrar att utesluta eller korrigera den anställdes personuppgifter, har han rätt att skriftligen till arbetsgivaren förklara sin oenighet med lämplig motivering för sådan oenighet. Arbetstagaren har rätt att komplettera personuppgifter av utvärderande karaktär med ett uttalande som uttrycker sin egen synpunkt;
kravet på att arbetsgivaren underrättar alla personer som tidigare informerats om felaktiga (ofullständiga) personuppgifter om den anställde om alla undantag, korrigeringar eller tillägg som gjorts till dem;
överklaga till domstolen alla olagliga handlingar eller passivitet från arbetsgivarens sida vid behandlingen och skyddet av hans personuppgifter.

Personuppgifter kan endast överföras till tredje part med skriftligt medgivande från den anställde. Undantaget är överföringen av dessa uppgifter till tredje part för att förhindra ett hot mot en anställds liv och hälsa, såväl som i andra fall enligt federala lagar.

Stänga en personlig fil

Om en anställd säger upp sig, stängs personakten på dagen för hans uppsägning. En stängd personakt ska vara fullständigt dokumenterad. För att göra detta bör du kontrollera närvaron av alla dokument och deras placering i mappen (dokumenten bör ordnas i kronologisk ordning), samt numreringen av arken (alla ark är numrerade med arabiska siffror med bruttonumrering uppe till höger hörnet av arket med en enkel penna eller numrering).

För den interna inventeringen upprättas ett slutprotokoll, som i siffror och i ord anger antalet dokument som ingår i den och antalet blad av själva inventeringen. Det interna lagret är signerat av dess kompilator. Inventariebladen är numrerade separat från de personliga aktbladen.

Ett intygsblad upprättas på ett separat blad (formuläret finns i bilaga 9 till reglerna). Det står:

i siffror och i ord antalet numrerade ark av ärendet;
antal interna inventarier;
funktioner för numrering av ärendenummer (närvaro av bokstäverade ärendenummer, saknade nummer, antal ark med inklistrade fotografier, antal ark i storformat, kuvert med bilagor och antalet ark som bifogas dem);
förekomsten i personakten av tryckta kopior av broschyrer med antalet blad i dem, om de inte antecknats i den allmänna bruttonumreringen i filen.

Dokumentet som intygar ärendet är undertecknat av dess kompilator. Alla efterföljande ändringar i sammansättningen och skicket för den personliga filen (skada, ersättning av originaldokument) noteras i certifieringsbladet med hänvisning till den relevanta handlingen.

Därefter arkiveras den personliga filen. Samtidigt, i slutet av varje ärende, arkiveras ett certifieringsblad och i början av ärendet arkiveras en intern inventering. Om dessa handlingar inte bifogades ärendet, limmas inventariet på insidan av personaktens främre omslag, och intygsbladet limmas ovanpå inventariet överst på arket.

Därefter, på titelsidan av personakten, anges datumet för dess stängning, det vill säga datumet för utfärdandet av uppsägningsbeslutet och perioden för dess lagring. Lagringstiden räknas från den 1 januari året efter det år då personakten stängdes. Enligt artikel 22.1 i den federala lagen av den 22 oktober 2004 nr 125-FZ kan lagringstiden vara antingen 50 år (om personakten skapades efter 2003) eller 75 år (om personakten skapades före 2003) . Observera att om personakten innehåller handlingar med olika maximala lagringstider (t.ex. för ett anställningsföreläggande är det 75 år, och för ett uppsägningsföreläggande är det 50 år), så lagrar vi hela akten enligt den äldre period.

Om det finns outtagna personliga dokument från den anställde (id-kort, arbetsböcker, militära ID-handlingar), läggs dessa dokument i ett kuvert som arkiveras med hans personliga fil.

Kuvert med bilagor i ärendet är numrerade. I det här fallet numreras själva kuvertet först, och sedan numreras varje bilaga i kuvertet med ett efterföljande nummer.

Personakter överförs till arkivet senast tre år efter att de avslutats i kontorsarbete.

Isolda Svetlichnaya, advokat