Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ - юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.

Образец должностной инструкции помощника руководителя

1. Основные положения

Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.

Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:

полное высшее образование;
опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
знание основ оргтехники и компьютерных программ;
хорошее знание делового английского языка.

Помощник руководителя должен разбираться в:

основных нормах делопроизводства;
основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
востребованных в офисе компьютерных программах;
деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
иерархии фирмы и её структуре;
приемах стенографии;
правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
правилах пользования оргтехникой;
стандартах делового этикета.

Помощник руководителя руководствуется:

действующими законами РФ;
внутренними документами фирмы;
пунктами данной должностной инструкции.

2. Функции

Функции помощника руководителя:

Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
Организация оптимального приема посетителей.
Помощь руководителю в планировании его делового графика.
Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
Выполнение рабочих поручений руководителя.
Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.

3. Ответственность

Помощник руководителя несёт следующую ответственность:

За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, - в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм - в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
За некорректное выполнение рабочих функций - в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей - в соответствии с действующими статьями законодательства.

4. Права

Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:

Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
Визировать документы в границах своей компетенции.
Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.

Зачем нужна должностная инструкция

Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.

Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.

И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.

Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

законодательством РФ;
Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
приказами и распоряжениями руководства;
данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

установленный порядок обращения с документами в организации;
правила делового общения и этикета;
порядок ведения отчетной документации;
правила пользования офисной техникой, средствами связи;
основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
основы делопроизводства;
организационно-штатную структуру компании;
порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.

Должностная инструкция помощника руководителя — образец

Должностная инструкция помощника руководителя - документ, в котором четко определяется специфика задач, решаемых сотрудником на соответствующей должности, поскольку она может включать широкий круг обязанностей. На что обратить внимание при составлении инструкции, расскажем в нашей статье.

Кто такой помощник руководителя

Должность «помощник генерального директора» может подразумевать очень разные трудовые функции. Сотрудник фирмы, занимающий ее, на практике может быть:

фактическим заместителем руководителя фирмы по определенным группам вопросов (например, по правовым);
личным секретарем директора.

Изучим особенности инструкций для каждой из позиций подробнее.

Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)

В инструкции помощника директора по определенной группе вопросов в первую очередь фиксируется, что данный сотрудник:

относится к категории руководителей;
подчиняется непосредственно генеральному директору.

По своим полномочиям такой специалист фактически равен заместителю руководителя фирмы. К данному сотруднику предъявляются достаточно высокие квалификационные требования:

наличие высшего образования по профилю специальных вопросов (например, юридического);
длительный стаж работы - 3 года и более.

Кроме того, в инструкции для данного специалиста указывается перечень источников, которыми он должен руководствоваться. Как правило, это весьма сложный по составу комплекс документов: в него могут входить НПА, относящиеся как к общему, так и к специальному законодательству в сфере деятельности фирмы, локальные акты, методические, учебные материалы, источники, отражающие правоприменительную практику.

Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.

Инструкция личного помощника директора

Должность помощника руководителя может также соответствовать позиции секретаря, выполняющего работу в приемной.

В должностной инструкции помощника руководителя , выполняющего данную функцию, может быть зафиксировано, что он:

относится к категории специалистов;
подчиняется не только генеральному директору, но и руководителю службы, отвечающему за кадровый менеджмент, в части секретарских функций.

Таким образом, помощник директора в статусе секретаря имеет несоизмеримо меньше полномочий, чем специалист, который по своим трудовым функциям соответствует заместителю гендиректора. Это предопределяет существенно менее строгие квалификационные требования к данному работнику. Как правило, для занятия должности ему достаточно иметь среднее образование, а требования к стажу работы для секретаря могут быть не установлены в принципе.

Перечень источников, которыми должен руководствоваться секретарь, также существенно более узкий, чем в случае с фактически заместителем директора. Как правило, речь идет об общих правовых нормах, а также локальных актах, которые непосредственно регулируют работу секретаря.

Помощник гендиректора фирмы, выполняющий трудовую функцию секретаря, чаще всего не имеет в подчинении других сотрудников. Однако он может быть наделен полномочиями по направлению запросов и распоряжений другим сотрудникам, если это необходимо для выполнения его трудовых функций.

Где скачать образец должностной инструкции помощника директора

Поскольку на практике под помощником руководителя фирмы может пониматься либо его заместитель, либо секретарь (2 несхожие по трудовым функциям и полномочиям должности), мы приводим образцы инструкций для сотрудников, занимающих каждую из этих должностей.

Скачать должностную инструкцию помощника директора , выполняющего трудовую функцию секретаря, вы можете здесь.

Итоги

Помощник руководителя - должность, под которой могут пониматься очень разные трудовые функции. Работодателю важно, во-первых, очень четко определить их, а во-вторых, закрепить посредством издания должностной инструкции.

Изучить особенности составления других инструкций вы можете в статьях:

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора, должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора

Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора – это, прежде всего, помощь первому лицу компании. Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора может включать и специфические требования (например, знание двух иностранных языков) и обязанности. В любом случае, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора поможет вам в составлении кадрового документа.

Должностная инструкция ассистента генерального директора
(Должностная инструкция помощника генерального директора)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов.
1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр.
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

3. Права ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция: требования к помощнику руководителя, его полномочия и права + советы по использованию своих прав

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность. Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Целесообразность должностной инструкции

помощь руководителю в его повседневной деятельности;
максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.

Нормативно — правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

внутренние документы:
устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
требования и его умения;
служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

помощник — специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю — минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Предъявляемые требования

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
знать правила корпоративного этикета и делового общения;
знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
грамотно вести деловые переговоры;
уметь оформлять важные документы;
информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
уметь составлять типовые соглашения.

Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства;
планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
получать необходимые сведения — собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Круг полномочий

Основные полномочия и права помощника:

регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
— составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
нарушение сроков выполнения требуемой работы;
нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
действия не в пределах своей компетенции;
не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
предоставление недостоверной информации сотрудникам;
недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность — помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания — главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное — инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник — «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам — руководителям.

Профессия помощника руководителя является значимой для управления производством. Специалист занимается организационными вопросами в сфере координации деятельности субъекта хозяйствования. Его должностные обязанности противоречивы и неоднозначны. Они устанавливаются руководителем компании на каждом предприятии индивидуально с учетом специфики его деятельности, полномочий руководящего состава и его желания.

Профессия помощник руководителя

Обязанности специалиста часто путают с обязанностями секретаря или офис-менеджера. Однако на самом деле это разные специальности, предполагающие различные права, ответственность и перечень дел.

Помощник руководителя занимается организационной деятельностью компании. В его обязанности также входит координирование встреч с партнерами и клиентами. Директор вправе возложить на работника часть своих обязанностей, при условии закрепления их за ним распорядительной документацией. Должностные обязанности помощника руководителя предполагают выполнение перечня работ:

составление расписаний встреч;
организация поездок делового характера;
оформление документов;
визирование или подпись документации в рамках своей компетенции;
обеспечение нормального климата в коллективе;
ведение телефонных переговоров;
закупка канцтоваров;
ведение переговоров.

Стандартные обязанности

Должностная инструкция помощника руководителя включает перечень стандартных обязанностей, которые сотрудник обязан выполнять. Они имеют отношение к организации делопроизводства субъекта хозяйствования. Сфера деятельности работника может быть сокращена до решения документальных вопросов, имеющих отношение только к руководящему составу компании.

В трудовом договоре помощника руководителя всегда присутствует неясность, поскольку четко не регламентировано, что конкретно вменяется в обязанность трудящемуся.

Она формируется записью о том, что он должен выполнять не только профессиональные обязанности, но и личные поручения руководства. На некоторых предприятиях специалисты координируют его деятельность, составляют рабочий план, формируют записи на прием посетителей, составляют графики совещаний, напоминают директору о событиях и необходимости проведения конкретных мероприятиях, а также составляют ему рабочий план деятельности. В обязанность помощника может быть также вменена переписка от имени компании, ведение телефонных разговоров в интересах субъекта хозяйствования, а также поиск информации по запросу директорского состава.

Дополнительные обязательства

Трудоустраиваясь на должность помощника руководителя, не стоит рассчитывать, что перечень обязанностей ограничится их стандартным набором, оговоренным на собеседовании. Специалист должен понимать особенности профессии и быть готовым возложить на себя любые обязательства по распоряжению руководства. Их выполнение может требовать наличия дополнительных знаний и квалификаций, а может быть связано даже с физическим трудом, что актуально в условиях предупреждения или ликвидации аварийных ситуаций.

Требования к специалисту и его должностные обязанности

Помощнику может быть вменен в обязанность контроль за состоянием охраны труда на предприятии и за соблюдением правил пожарной безопасности сотрудниками. Для того чтобы справиться с такими задачами, ему придется пройти дополнительное обучение.

Читайте также: Должностная инструкция оператора АЗС

Приветствуются знания помощником руководителя иностранных языков, которые он сможет применить при проведении переговоров. Они часто имеют конфиденциальный характер, в результате чего руководство не желает прибегать к услугам стороннего переводчика, чтобы не разглашать сведения. В таких ситуациях помощнику, придется сопровождать руководителя в командировках, которые чаще всего придется самому и организовывать. На него будет возложено решение всех бытовых вопросов относительно приобретения билетов, топлива, заказа такси и оформления гостиницы. Ему также придется решать все документальные вопросы и проблемы проживания в другом городе или стране.

Профессиональные требования

Требования к специалисту формируются в соответствии с представлением о профессии со стороны руководства.

Чаще всего она рассматривается как руководящая должность, имеющая потенциал для карьерного старта. Директор, желая видеть в помощнике компетентного специалиста, будет искать человека с опытом в управленческой деятельности и в администрировании. На крупных предприятиях, руководство подбирает себе помощника, владеющего знаниями в юридической сфере.

Функциональные обязанности

Для качественного выполнения возложенных обязанностей, специалист должен владеть навыками работы с офисными программами, быть грамотным и уметь быстро набирать тексты. Приветствуется знание иностранных языков и компьютерных программ, которые могут быть полезны или даже необходимы при оказании помощи в деятельности руководящего состава компании.

В функции помощника руководителя может быть предусмотрено ведение переписки и организация документооборота, что обязывает его знать основы этикета, применяемого в деловых условиях и регламент делопроизводства. Для ведения переговоров важно знать действующее законодательство и быть обладателем грамотной речи.

Базовые требования к специалисту могут быть дополнены руководителем в соответствии со спецификой деятельности компании и с его личным пониманием нюансов работы специалиста. От соискателя могут быть потребованы курсы повышения квалификации или наличие бизнес-образования.

Личные качества

Специфика должности обуславливает требования к личным качествам ее обладателя. Специалист осуществляет деятельность под непосредственным руководством работодателя, в результате чего ему придется первым принимать на себя его гнев, выраженный недовольством результатом не только лично проделанной работы, но и деятельности сотрудников, находящихся у него в подчинении. Чтобы нормально воспринимать конфликтные ситуации, необходимо обладать таким качеством, как стрессоустойчивость.

Требования к знаниям специалиста

Вероятнее всего, что руководство будет стремиться переложить ряд своих обязательств на помощника, то нужно быть готовым к многозадачности, предполагающей качественное и компетентное параллельное рассмотрение и решение нескольких задач. Сотрудник должен быть готовым к тому, что они часто будут выходить за рамки делового сотрудничества.

Помощник — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Трудовые обязанности помощник руководителя реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в кампании.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция — это документ, который содержит несколько ключевых разделов: перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. В инструкции, которую претендент на должность ассистента обязан внимательно изучить и подписать, подробно изложено, что входит в обязанности помощника руководителя.

Общие положения

Обычно на должность помощника назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:

исполнительность, ответственность;
грамотность, аккуратность;
стрессоустойчивость, инициативность;
обучаемость, трудолюбие;
позитивность, дипломатичность;
выносливость, усидчивость;
коммуникабельность;
честность, преданность;
дисциплинированность, организованность.

Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным Приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:

образование — среднее специальное;
дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
требования к опыту — не предъявляются;
особые условия допуска к работе — не предъявляются.

Функции

Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. Постановлением Минтруда № 37 от 21.08.1998 в Квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ней, должностные обязанности помощника руководителя сводятся к таким функциям:

осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Обязанности

Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации, функции менеджмента в целом одинаковые. Обязанности помощника сводятся к:

выполнению личных поручений и просьб начальника;
ведению документации;
сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
организации звонков для руководителя;
ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всех информационной базой;
организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
участию по необходимости в переговорах;
организации презентации компании.

Права

Какие обязанности есть у ассистента директора и какие права закреплены за ним, определяется локальным нормативным актом организации. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:

вносить предложения по улучшение своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
принимать решения в рамках своей компетенции;
получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.

Перечень прав иногда отличается в зависимости от рода деятельности.

Ответственность

Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается и предполагает материальную, дисциплинарную и в ряде случаев уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента может наступить за:

нанесение материального ущерба организации;
халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
занятие личными делами в рабочее время;
невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;
грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
действия вне своей компетенции.

Целесообразность должностной инструкции

Основное назначение:

помощь руководителю в его повседневной деятельности;
максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.

Нормативно - правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

должностная инструкция;

внутренние документы:
устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
требования и его умения;
служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

помощник - специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю - минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Предъявляемые требования

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
знать правила корпоративного этикета и делового общения;
знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
грамотно вести деловые переговоры;
уметь оформлять важные документы;
информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
уметь составлять типовые соглашения.

Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства;
планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
получать необходимые сведения - собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Круг полномочий

Основные полномочия и права помощника:

регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
- составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
нарушение сроков выполнения требуемой работы;
нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
действия не в пределах своей компетенции;
не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
предоставление недостоверной информации сотрудникам;
недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность - помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания - главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное - инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник - «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам - руководителям.

Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.

Образец должностной инструкции помощника руководителя

1. Основные положения

Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.

Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:

полное высшее образование;
опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
знание основ оргтехники и компьютерных программ;
хорошее знание делового английского языка.

Помощник руководителя должен разбираться в:

основных нормах делопроизводства;
основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
востребованных в офисе компьютерных программах;
деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
иерархии фирмы и её структуре;
приемах стенографии;
правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
правилах пользования оргтехникой;
стандартах делового этикета.

Помощник руководителя руководствуется:

действующими законами РФ;
внутренними документами фирмы;
пунктами данной должностной инструкции.

2. Функции

Функции помощника руководителя:

Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
Организация оптимального приема посетителей.
Помощь руководителю в планировании его делового графика.
Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
Выполнение рабочих поручений руководителя.
Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.

3. Ответственность

Помощник руководителя несёт следующую ответственность:

За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.

4. Права

Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:

Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
Визировать документы в границах своей компетенции.
Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.